10 ошибок, из-за которых ваша электронная почта непрофессиональна

Вы обнаружите, что работаете против часов, прежде чем уйти в отпуск. Как и большинство сотрудников, вы должны делегировать задания, завершать ожидающие результаты и организовывать встречи. Все эти обязательства могли занять целую неделю.

Учитывая ваш напряженный график, вы можете упускать из виду кажущиеся незначительными, но важные задачи, такие как настройка электронной почты об отсутствии на работе (OOO). Да, вы торопитесь, но, пожалуйста, не копируйте шаблоны. Поддерживайте профессиональный и респектабельный имидж даже во время перерыва, избегая этих 10 ошибок в электронной почте вне офиса.

1. Аббревиатура Out-of-Office как ООО

Используйте аббревиатуру ООО с осторожностью. Хотя большинство людей знают, что это значит, написание «вне офиса» выглядит более профессионально. Он поддерживает формальный тон. Консервативные люди могут даже счесть чрезмерное использование сокращений неуместным в деловом общении.

Это же правило относится и к другим аббревиатурам. Всегда указывайте их первое упоминание — используйте жаргон только после явного их определения. Сделайте так, чтобы ваши электронные письма были как можно проще для понимания.

Вы можете использовать ООО в своем строка темы письма если полная фраза слишком длинная. В идеале не превышайте 60 символов.

2. Чрезмерное использование шуток и каламбуров

Многие сотрудники шутят в своих электронных письмах вне офиса. Остроумные замечания о том, что вы не отвечаете, потому что пьете маргариту или плаваете с дельфинами, являются обычным явлением. Вы, возможно, даже получили некоторые раньше.

Хотя юмор поднимает боевой дух и укрепляет дух товарищества, вы должны проявлять осторожность. Есть время и место для шуток на рабочем месте. А массовая рассылка каламбуров через сообщения вне офиса может вызвать недопонимание, особенно среди тех, кого вы едва знаете.

Воздержитесь от использования шуток в электронных письмах вне офиса. Вы можете отправить их близким коллегам, но избегайте оскорбительных замечаний в адрес вашего работодателя и коллег. Используйте безопасные для работы шутки или не используйте их вообще.

3. Не указывать, когда вы вернетесь в офис

Хотя это редкость, некоторые люди забывают указать дату своего возвращения в электронных письмах вне офиса. Они либо используют общие шаблоны, либо сосредотачиваются на ненужной информации. Это непрофессиональная и дорогостоящая ошибка. Ваши коллеги могут даже подумать, что вы ненадежны, если упускаете из виду такие важные детали.

Чтобы обеспечить ясность, разбейте вашу доступность. Укажите даты вашего ухода и возвращения, а затем установите периоды, когда вы будете выходить в интернет, чтобы отвечать на рабочие сообщения. Подробные расписания сводят к минимуму риск нежелательных или неправильно направленных электронных писем.

4. Отсутствие указания, что представляет собой чрезвычайная ситуация

Четко определите, что представляет собой чрезвычайная ситуация, если вы прикрепите альтернативные контактные номера в своем электронном письме об отсутствии на рабочем месте. Говоря: «Текст в экстренных случаях!» расплывчато. Некоторые получатели могут переступить границы и засыпать вас просьбами, связанными с работой, прерывая ваш перерыв.

Для ясности приведите примеры инцидентов, которые могут произойти. Укажите соответствующие каналы для несрочных проблем и протоколов при непосредственном обращении к вам. И не стесняйтесь игнорировать коллег, которые игнорируют эти инструкции.

5. Расскажите всем о своем номере службы экстренной помощи

Перестаньте прикреплять свои контактные номера ко всем электронным письмам, которые вы получаете вне офиса. Некоторые люди все равно перейдут границы, даже если вы установите четкие протоколы и инструкции. К сожалению, не все уважают перерывы своих коллег.

Вместо того, чтобы спорить с этими людьми, полностью ограничьте с ними общение. Не давайте им свои контактные данные. Доверьте свой номер нескольким избранным людям, с которыми вы ладите в офисе и за его пределами.

Назначьте временное контактное лицо вместо массовой рассылки вашей личной контактной информации. Попросите их обрабатывать ваши сообщения во время вашего отпуска. Они должны организовать отложенные задачи, чтобы вы могли быстро приступить к работе по возвращении в офис.

В подобных случаях найм личного помощника это удобно. Если вы не можете его получить, спросите своих коллег, могут ли они временно отвечать на ваши рабочие сообщения. Просто убедитесь, что вы следуете правильному процессу. Перекладывать свою работу на случайных подчиненных — оскорбительно и несправедливо.

7. Делитесь слишком многими подробностями о том, почему вы в отпуске

Прозрачность на рабочем месте достойна восхищения, но чрезмерный обмен электронными письмами вне офиса заставляет вас выглядеть непрофессионально. Держите личную жизнь в тайне. Основная часть вашего сообщения должна содержать дату вашего возвращения и временное контактное лицо, а не причину вашего ухода.

Кроме того, вы не обязаны объяснять своим сверстникам. Держите в секрете причину, по которой вы идете на перерыв, если только это не повлияет на деловые операции. Допустим, вашему партнеру делают операцию. Просто скажите, что у вас есть кое-какие личные дела, вместо того, чтобы рассказывать всем о неотложной медицинской помощи.

8. Говорить, что вы будете периодически проверять свой почтовый ящик

Не говорите, что проверите свои сообщения. Предложение постоянной доступности без рассмотрения противоречит цели отправки электронных писем об отсутствии на рабочем месте. Получатели могут даже не уважать ваш отпуск. Они подумают, что нормально звонить и отправлять вам сообщения, как они это делают регулярно.

Придерживайтесь указанной даты возвращения. Конечно, вы можете проверять свой почтовый ящик, отвечать на важные сообщения и управлять задачами, но никогда не гарантируете свою доступность. Ваши коллеги не имеют никакого контроля над вашими личными делами.

9. Повторное использование одних и тех же шаблонов Out-of-Office

Занятые работники, как правило, перерабатывают свои электронные письма вне офиса. Они просто копируют и редактируют свои старые сообщения, избавляя их от необходимости писать с нуля. Хотя это удобно, это выглядит лениво. Некоторым получателям может даже показаться, что вы отправили им сообщение задним числом.

Вместо этого продемонстрируйте профессионализм, составляя новые электронные письма ООО каждый раз, когда уходите в отпуск. Написание не так много времени, как вы могли бы опасаться. Вы даже можете черпать вдохновение из онлайн-шаблонов или ChatGPT при написании сложных писем— только не копипастите их.

10. Отправка электронных писем вне офиса только через одну коммуникационную платформу

Настройте сообщения об отсутствии на рабочем месте на своих рабочих платформах. В современных компаниях, максимально использующих цифровые инструменты, офисные работники часто используют несколько каналов связи. Они используют разные приложения для электронной почты, мгновенных сообщений и видеозвонков. Задействуйте все эти платформы, чтобы эффективно сообщать о своем отпуске; в противном случае некоторые могут не получить вашу записку.

Кроме того, меняйте сообщения об отсутствии на рабочем месте. Электронные письма требуют формальной формулировки, но вы можете использовать непринужденный подход в приложениях для обмена мгновенными сообщениями. Допустим, ваш офис использует Slack. Вместо того, чтобы вставлять одно и то же электронное письмо об отсутствии на работе, составьте короткое, непринужденное сообщение и измените статус своего профиля на «Нет на месте».

Управление несколькими рабочими приложениями неэффективно. Большинство рабочие тратят часы на переключение между платформами— оптимизировать систему управления задачами.

Никогда не отправляйте еще одно непрофессиональное электронное письмо об отсутствии на работе

Стремитесь к персонализированной электронной почте вне офиса. Он должен отвечать на вопросы, которые могут задать ваши руководители, партнеры и коллеги. Таким образом, ваше отсутствие не повлияет на бизнес-операции.

И попробуйте использовать новые строки закрытия, чтобы сделать ваши электронные письма вне офиса еще более профессиональными. Сказав: «Я с нетерпением жду ответа от вас!» звучит отдаленно. Получатели вашей электронной почты оценят персонализированный, но подходящий для работы выход.