Полное руководство по более чем 15 приложениям Google Workspace

Google Workspace (ранее G Suite) — это интегрированный набор веб-приложений, предназначенных для оптимизации рабочих процессов и повышения производительности отдельных лиц, команд и компаний.

Вы, вероятно, знакомы с некоторыми популярными приложениями Google Workspace, такими как Gmail и Google Docs. Но вы можете не знать, что в настоящее время в этой рабочей области есть 18 приложений, каждое из которых служит уникальной цели и предлагает множество функций для повышения вашей эффективности и сотрудничества с другими.

В этой статье мы подробно рассмотрим каждое из этих приложений, их функции и обсудим некоторые из их лучших функций.

Gmail — это инструмент для работы с электронной почтой, который позволяет создавать уникальные адреса электронной почты (оканчивающиеся на at_gmail.com или персональный домен) для отправки и получения электронных писем. Вы также можете использовать такие функции, как приоритетные входящие, фильтры, избранное и ярлыки, чтобы управлять своими электронными письмами и уменьшить беспорядок. Создать учетную запись Gmail можно бесплатно, а если у вас ее еще нет, вы можете научиться

настроить новую учетную запись Gmail для себя или для других.

Лучшие возможности Gmail:

• Отменить отправку сообщения в течение 30 секунд после нажатия «отправить».
• Легко интегрируется с другими приложениями Workspace, такими как Диск, Календарь и Meet.
• Усовершенствованные алгоритмы фильтрации спама для автоматической идентификации и фильтрации вредоносных писем.
• Настройте свой Gmail, подключившись к внешним приложениям из Google Workspace’s Marketplace.

Google Meet (ранее Hangouts) — это версия Zoom от Google — инструмента для видеоконференций для проведения виртуальных встреч и вебинаров с друзьями, коллегами или клиентами. Вы можете начать встречу немедленно, создать ее на потом или запланировать ее в Календаре Google. Если вам нужна помощь в том, как это сделать, проверьте это полное руководство по проведению собраний в Google Meet.

Лучшие функции Google Meet:

• Функции взаимодействия, такие как поднятие руки, отправка смайликов и чат.
• Делитесь документами, слайд-шоу и другими документами, используя функцию совместного использования экрана.
• Обеспечивает субтитры в режиме реального времени на более чем 10 языках, включая английский, французский и итальянский, с добавлением новых.
• Обширная библиотека визуальных эффектов для применения фильтров и размытия или изменения фона.

Google Chat – это инструмент для обмена сообщениями, который выступает в качестве централизованного узла для беспрепятственного общения и совместной работы в рамках экосистемы Google Workspace. Это позволяет командам подключаться, общаться и обмениваться файлами в режиме реального времени, способствуя эффективному обсуждению проектов и повышая производительность.

Лучшие возможности Google Chat:

• Интегрируется с Диском, Документами, Таблицами и Слайдами для создания файлов и обмена ими.
• Встроенная функция задач для создания и назначения задач членам команды.
• Общайтесь в видеочате, запустив мгновенную встречу с помощью функции «Добавить видеовстречу».
• Получайте уведомления по электронной почте, когда кто-то упоминает вас (используя @упоминания) или пишет вам прямые сообщения.

Календарь Google — это инструмент, который позволяет планировать события, координировать встречи и отслеживать важные сроки. Вы можете создать несколько календарей для различных аспектов вашей личной или профессиональной жизни и переключаться между календарями для просмотра определенных событий или обзора всех ваших действий.

Лучшие функции Календаря Google:

• Делитесь календарями с другими, чтобы они могли просматривать или планировать встречи.
• Настройте настраиваемые напоминания, чтобы получать оповещения (через мобильный телефон или по электронной почте) перед событиями или задачами.
• Идеально синхронизируется с приложением «Календарь» на вашем мобильном устройстве, поэтому вы можете оставаться на связи и получать обновления.
• Получите доступ к готовым календарям с национальными праздниками для каждой страны и легко добавьте их в свой календарь.

Google Диск — это платформа облачного хранения, которая позволяет отдельным лицам, командам и компаниям хранить, получать доступ и обмениваться файлами с любого устройства, если у вас есть подключение к Интернету. Любые файлы, которые вы создаете в Google Docs, Sheets, Slides или Forms, автоматически сохраняются здесь. Вы также можете загружать файлы со своего компьютера и управлять всеми своими документами, группируя их в папки и подпапки.

Лучшие возможности Google Диска:

• Предлагает 15 ГБ дискового пространства для бесплатных пользователей, которые распределяются между Google Диском, Gmail и Google Фото.
• Просматривайте и редактируйте свои файлы на ходу с помощью мобильного приложения Drive, доступного на устройствах Android и iOS.
• Предлагает автономный доступ к вашим файлам, поэтому вы можете работать с ними без подключения к Интернету — изменения автоматически синхронизируются при повторном подключении к Интернету.

Google Docs — это версия Microsoft Word от Google — облачного инструмента обработки текстов, который позволяет пользователям создавать, редактировать и совместно работать над документами в режиме реального времени. Он имеет более 50 шаблонов, охватывающих несколько категорий, включая резюме, деловые письма, предложения и планы уроков, что позволяет легко начать работу с документом в кратчайшие сроки.

Лучшие возможности Google Документов:

• Простой и интуитивно понятный интерфейс, который позволяет легко ориентироваться пользователям любого уровня подготовки.
• Широкий спектр параметров форматирования — от настройки стилей текста до создания оглавления — для создания профессионально выглядящих документов.
• Функция истории изменений позволяет легко отслеживать изменения, просматривать правки и при необходимости восстанавливать предыдущий контент.

Google Таблицы — это версия Microsoft Excel от Google — облачное приложение для работы с электронными таблицами, позволяющее редактировать и анализировать данные организованным и совместным образом. Вы можете либо вводить данные вручную, либо импортировать большие наборы данных из различных форматов файлов, включая CSV, TSV, XLSX, TXT, HTML и ODS.

Лучшие функции Google Таблиц:

• Обширные формулы и функции для выполнения манипуляций с данными, сложных расчетов и статистического анализа.
• Имеет функции визуализации данных, такие как диаграммы, тепловые карты, спарклайны и сводные таблицы.
• Связывайте таблицы и диаграммы Excel в Google Docs и Slides и обновляйте их одним нажатием кнопки по мере изменения исходных данных.

Google Slides — это версия Microsoft PowerPoint от Google — облачного инструмента для презентаций, который позволяет создавать, редактировать и представлять привлекательные презентации. Вы можете добавлять заметки докладчика, которые могут быть полезны для организации ваших мыслей или реплик во время презентации. В режиме докладчика на отдельном дисплее отображаются ваши заметки докладчика, текущий слайд и предстоящие слайды, что помогает вам провести презентацию без сбоев.

Лучшие функции Google Slides:

• Привлекайте свою аудиторию, проводя живые опросы и сеансы вопросов и ответов.
• Экспортируйте слайды в несколько форматов, таких как PPTX, PDF, TXT, JPG, PNG, ODP и SVG.
• Имеет более 20 шаблонов (и больше с других веб-сайтов), охватывающих несколько категорий, таких как презентация, предложение, тематическое исследование, планы уроков и карточки.

Google Forms — это универсальный конструктор форм, который позволяет создавать и распространять онлайн-опросы, викторины, анкеты, приложения и формы обратной связи. Помимо текста, вы можете добавлять в формы изображения и видео, изменять цветовые схемы и даже вставлять свой собственный логотип. Вы можете поделиться формой по ссылке, встроить ее на веб-сайт или даже отправить напрямую на определенные адреса электронной почты.

Лучшие функции Google Forms:

• Определите обязательные вопросы, примените определенные форматы (например, адреса электронной почты или URL-адреса) и ограничьте варианты ответов определенным диапазоном или шаблоном.
• Создавайте логику ветвления или пропуска в своих формах, направляя респондентов в разные разделы на основе их ответов.
• Все ответы обновляются в режиме реального времени на вкладке «Ответы» форм.
• Ответы можно экспортировать в Google Sheers (для дальнейшего анализа) одним нажатием кнопки.

Google Sites — это инструмент для создания веб-сайтов, который позволяет легко создавать и публиковать веб-сайты. Он имеет удобный интерфейс перетаскивания, который позволяет легко добавлять и упорядочивать различные элементы на вашем веб-сайте. Эти элементы включают текстовые поля, изображения, видео, файлы Google Диска и встроенный контент через URL или код.

Лучшие функции сайтов Google:

• Веб-сайты, созданные в Google Sites, являются адаптивными.
• Имеет более 15 настраиваемых шаблонов по категориям, таким как студенческое портфолио, свадьба, салон и ресторан.
• Встроенная функция поиска, которая позволяет посетителям искать определенный контент на вашем веб-сайте.
• Интегрируется с Google Analytics для отслеживания и анализа трафика веб-сайта и поведения пользователей.

Google Keep — это приложение для создания заметок, которое позволяет быстро записывать заметки, идеи или напоминания. Вы можете создавать текстовые заметки, добавлять контрольные списки, добавлять изображения и даже добавлять рисунки и наброски на ходу. Простота и скорость этого приложения делают его удобным для сбора информации всякий раз, когда приходит вдохновение.

Лучшие функции Google Keep:

• Добавляйте к своим заметкам метки с цветовой кодировкой, чтобы классифицировать и визуально упорядочивать заметки.
• Установите напоминания о времени и местоположении в своих заметках и получайте уведомления, которые помогут вам оставаться в курсе ваших задач.
• Используйте функцию «Архив», чтобы скрыть заметки из основного экрана и свести к минимуму беспорядок.
• Ваши заметки синхронизируются автоматически, что позволяет вам просматривать и редактировать их из любого места, в любое время и с любого устройства.

Сценарий Google Apps – это платформа сценариев на основе JavaScript, позволяющая расширять функциональные возможности приложений Google Workspace. Это позволяет добавлять новые функции, такие как настраиваемые меню, диалоговые окна, настраиваемые функции, и даже выполнять автоматизацию задач для повышения удобства работы пользователей.

Вы также можете создавать надстройки для приложений Google Workspace и публиковать их в Workspace Marketplace, чтобы ими могли пользоваться другие.

Лучшие возможности скрипта Google Apps:

• Apps Script поддерживает совместную работу, позволяя нескольким пользователям совместно работать над одним сценарием или проектом.
• Предоставляет возможности тестирования и отладки, включая ведение журнала, точки останова и обработку ошибок.
• Активное сообщество разработчиков, которое делится фрагментами кода, руководствами и рекомендациями.

Google Cloud Search — это расширенный инструмент мегапоиска, который позволяет компаниям искать и извлекать данные со всех Приложения Google Workspace (Gmail, Диск, Документы, Сайты, Keep и т. д.) и сторонние приложения — с помощью единого поиска запрос. Это намного проще и быстрее, чем выполнение отдельного поискового запроса в каждом из приложений Workspace.

Лучшие функции Google Cloud Search:

• Это очень быстро и умно — вы можете быстро найти точную информацию, которую вы ищете, используя предложения автозаполнения, даже если в вашем поисковом запросе есть несколько ошибок.
• Обеспечивает предварительный просмотр результатов поиска, позволяя быстро просмотреть содержимое и найти то, что вы ищете, не открывая его в отдельном приложении.
• Расширенные параметры фильтра (такие как диапазон дат, тип файла, местоположение и т. д.) для быстрого сужения результатов поиска.

Google Jamboard — это цифровая доска, с помощью которой отдельные лица и группы могут делать заметки, делать наброски диаграмм, обсуждать идеи и визуальная совместная работа из любого места. Он оснащен инструментами для рисования, заметками, фигурами, текстовым полем и лазерной указкой, что упрощает творческое выражение ваших идей.

Лучшие возможности Google Jamboard:

• Супер простой и интуитивно понятный интерфейс, в котором легко ориентироваться даже новичкам.
• Измените фон холста, используя любой из готовых шаблонов или загрузив пользовательское изображение.
• Загрузите каждый кадр на свой компьютер в виде изображения или файла PDF.

Google Admin — это административный портал для управления пользователями и устройствами, зарегистрированными в вашей бизнес-учетной записи. Вы можете добавлять новых пользователей, обновлять информацию о пользователях и объединять пользователей в организационные единицы для упрощения управления.

Лучшие функции администратора Google:

• Управляйте настройками хранения и обмена данными в Google Диске на уровне организации.
• Управляйте доступом к приложениям Workspace, включая или отключая определенные приложения для пользователей, а также управляя настройками приложений и разрешениями на доступ.
• Настройте организационные параметры, такие как настройка логотипов и цветов компании, настройка единого входа (SSO) и управление сторонними приложениями.

Google Endpoint – это функция управления безопасностью в приложении Google Admin, которая защищает данные и устройства, используемые в вашем бизнесе, от киберугроз. Это гарантирует, что только авторизованные лица могут получить доступ к информации, и позволяет удаленно стирать данные при необходимости.

Лучшие функции конечной точки Google:

• Удаленно блокируйте или стирайте данные с потерянных или украденных бизнес-устройств.
• Защитите устройства в вашем бизнесе независимо от их операционной системы.
• Применяйте политики безопасности и элементы управления доступом, такие как установка требований к паролю и включение двухфакторной аутентификации.

Google Vault – это инструмент для архивирования и хранения данных, который обеспечивает соблюдение требований законодательства и упрощает процессы раскрытия электронных данных, когда в этом возникает необходимость. Помимо сохранения, администраторы могут искать или экспортировать данные из приложений Google Workspace, даже если такие данные были удалены отдельными пользователями.

Лучшие функции Google Vault:

• Установите политики хранения для автоматического сохранения данных в течение указанного периода времени.
• Размещайте юридические запреты на определенные учетные записи пользователей или организационные подразделения, гарантируя, что данные, связанные с этими учетными записями, не могут быть удалены.
• Расширенные параметры поиска, включая поиск по определенным критериям, таким как отправитель, получатель, диапазон дат, ключевые слова и ярлыки.
• Экспортируйте данные из Google Vault в стандартных форматах, таких как PST (для электронных писем) и MBOX (для чатов).

Google Work Insights – это аналитический инструмент, который позволяет отслеживать, как пользователи в вашей компании используют приложения Workspace. Это дает вам представление об активности пользователей, использовании приложений и шаблонах совместной работы, поэтому вы можете оптимизировать стратегии продуктивности и совместной работы в своем бизнесе.

Лучшие функции Google Work Insights:

• Фильтруйте информацию по конкретным организационным единицам (например, отделам, группам или командам) и периодам времени.
• Отслеживает, активно ли пользователи используют приложения Google Workspace в нерабочее время и по выходным.
• Интерактивные визуализации, представляющие ключевые показатели в виде красочных графиков, упрощают быстрое выявление тенденций и моделей поведения пользователей.

Работайте эффективнее, быстрее и эффективнее с помощью Google Workspace Apps

Теперь, когда вы знакомы с функциями всех 18 инструментов, входящих в состав Google Workspace. пакет, вы можете использовать весь потенциал каждого инструмента для повышения как личного, так и командного уровня. производительность.

По мере развития технологий Google Workspace остается в авангарде, регулярно выпуская новые функции и обновления, поэтому очень важно оставаться в курсе последних достижений и адаптироваться к последним достижениям. И если вы по-прежнему считаете, что Google Workspace вам не по душе, есть и другие альтернативы, которые стоит изучить.