8 советов, как получить максимальную отдачу от вашего приложения для создания заметок

Ведение заметок — это важный навык, который помогает вам организовывать свои мысли и задачи, а также эффективно выполнять работу. А с вашим ежедневным помощником на смартфоне или ноутбуке делать заметки на ходу стало проще, чем когда-либо.

Хотя существует несколько доступных приложений для создания заметок, каждое из которых обладает уникальными функциями, большинство из этих инструментов также имеют схожие функции. Независимо от того, какое приложение для создания заметок вы используете, вот несколько советов, которые помогут вам извлечь из него максимальную пользу.

Всегда будут моменты, когда вам нужно быстро записать идею или важную информацию. Однако ваше приложение для создания заметок может быстро стать беспорядочным, если у вас нет способа систематизировать свои заметки, и что хорошего в том, что вы не сможете найти информацию, когда она вам понадобится? Большинство приложений для создания заметок предлагают несколько способов организации заметок, включая папки и теги.

Папки отлично подходят для группировки связанных заметок или тем и хранения их отдельно от других заметок. Например, вы можете создавать папки для работы, учебы, чтения или фильмов и хранить все связанные заметки в каждой папке. Если вы используете определенные папки чаще, чем другие, вы можете выделить им место в первом ряду, пометив их как избранные или добавив их на боковую панель приложения.

Теги — еще один полезный способ организации заметок, поскольку они позволяют добавлять ключевые слова к каждой заметке, которые впоследствии можно использовать для поиска и сортировки заметок. Например, если вы пометите несколько заметок определенной датой, вы сможете быстро просмотреть все заметки, относящиеся к этой дате, независимо от их папок.

2. Используйте согласованное соглашение об именах

Сортировать заметки по папкам и тегам — это хорошо, но если у вас нет единого соглашения об именах для заметок, их будет трудно отличить друг от друга.

Как часто вы искали заметку, основываясь на том, как вы думали, что назвали ее, только чтобы найти несколько документов с похожими названиями или ничего? Лучший способ избежать этого — использовать простую и последовательную систему именования.

Некоторые рекомендации по именованию заметок включают в себя:

1. Используйте простой и последовательный формат (например, ГГГГММДД_Заголовок).
2. Включите в заголовок короткие и осмысленные ключевые слова, чтобы их было легко найти позже.
3. Избегайте специальных символов, таких как !, ?, или * так как их может быть трудно найти.
4. Используйте распространенную сокращенную версию предмета/темы, если она длинная (например, «Fin_Strat» для «Финансовых стратегий»).

Следуя этим рекомендациям или создавая свои собственные, вы можете разработать предсказуемую систему именования, которая значительно облегчит поиск нужных заметок, когда вы их ищете. Самое главное — быть последовательным и использовать систему, которая работает на вас.

3. Используйте запись голоса

Некоторые из лучшие приложения для заметок предлагают функции записи голоса, которые позволяют записывать звуковые заметки, позволяя вам фиксировать идеи, даже если у вас нет времени их записывать. Эта функция может быть полезна во время совещаний или лекций, когда вы хотите запечатлеть все детали, но не можете писать так же быстро, как говорит спикер.

Точно так же, если по какой-то причине вы не можете печатать свои заметки, возможно, потому что ваши руки заняты чем-то другим, затем вы можете воспользоваться функцией преобразования речи в текст вашего телефона, чтобы быстро диктовать идеи в свои заметки. приложение. Обе эти функции могут сэкономить ваше время и упростить запись ваших мыслей на ходу.

4. Защитите свои заметки паролем

Ваше приложение для заметок, вероятно, содержит конфиденциальную личную и профессиональную информацию, такую ​​как пароли, контактные данные или финансовые отчеты. Чтобы обеспечить безопасность этих данных и получить максимальную отдачу от вашего приложения для создания заметок, важно защитить свои заметки с помощью надежного кода доступа.

Таким образом, даже если кто-то еще сможет получить доступ к вашему смартфону, он не сможет получить доступ к этой информации. Вы должны найти эту функцию в настройках большинства приложений для создания заметок.

5. Синхронизируйте свои заметки между устройствами

Одной из наиболее важных функций вашего приложения для создания заметок является возможность синхронизации ваших заметок на нескольких устройствах и платформах. Например, всякий раз, когда у вас появляется идея, вы можете быстро записать ее в приложении для создания заметок на своем смартфоне, а затем получить доступ или внести изменения в заметку со своего ноутбука или планшета.

Таким образом, вы можете легко отслеживать все свои идеи и задачи, не теряя ни секунды. Хотя большинство приложений для создания заметок сохраняют и синхронизируют данные автоматически, иногда вам может потребоваться сделать это вручную, если вы не были подключены к Интернету, когда создавали заметку.

Кроме того, в качестве дополнительной меры предосторожности вы можете экспортировать свои заметки и сохранить копию на своем компьютере или в облачном хранилище. Таким образом, если возникнет проблема с вашим устройством или приложением, вы всегда сможете восстановить свои заметки и обеспечить сохранность самых важных заметок.

Соединение вашего приложения для создания заметок с другими инструментами в вашем наборе инструментов — отличный способ сэкономить время и повысить эффективность. Например, один из лучших трюки, чтобы получить максимальную отдачу от Evernote заключается в том, чтобы связать его с вашей учетной записью Календаря Google. Это дает вам представление о ваших заметках и событиях календаря с высоты птичьего полета, что позволяет вам более эффективно планировать свой день.

Это только верхушка айсберга, так как вы можете подключить свое приложение для создания заметок к Slack, Microsoft Teams, Microsoft Outlook и Gmail, и это лишь некоторые из них. Это один из что необходимо учитывать, прежде чем выбрать следующее приложение для создания заметок.

7. Использовать шаблоны

Шаблоны — это удобная функция, которую предлагают многие приложения для создания заметок, поскольку они помогают вам сэкономить время. Они особенно полезны для повторяющихся задач, требующих одинакового ввода, таких как планирование повестки дня собрания, ведение журнала или создание заметок во время сеанса мозгового штурма. Эти шаблоны, как правило, настраиваемые, что позволяет настраивать их в соответствии с вашими потребностями.

8. Добавьте напоминания в свои заметки

Один из лучших способов максимально эффективно использовать приложение для создания заметок — добавлять напоминания в свои заметки, поскольку это избавляет от необходимости запоминать каждый элемент в вашем списке дел. Это особенно полезно, если ваше приложение для создания заметок служит вашим диспетчером задач или приложением для списка дел. Так что, если вы хотите быть уверенным, что не забываете о своих задачах или не забываете пересмотреть идею, которую вы записали, добавление напоминаний — отличный способ сделать это.

Повысьте свою продуктивность с помощью этих советов по ведению заметок

Ваше приложение для создания заметок — важная часть вашей головоломки продуктивности, сродни «второму мозгу». Выполнение упомянутых нами советов поможет вам получить максимальную отдачу от ваших приложений для создания заметок, а также от содержимого, которое вы сохраняете в них. Правильное сочетание инструментов и стратегий — ключ к созданию вашего второго мозга и организации вашего цифрового пространства.