Матрица Эйзенхауэра vs. Список дел: что лучше для тайм-менеджмента?

Между управлением рабочей электронной почтой, выполнением домашних дел и выделением времени для семейных обязательств может быть сложно не отставать от требований нашей личной и профессиональной жизни. Стратегия тайм-менеджмента может помочь вам восстановить больше часов в день.

Продолжайте читать, чтобы узнать, чем матрица Эйзенхауэра отличается от метода списка дел, сильные и слабые стороны каждого подхода и какой метод лучше всего соответствует вашим потребностям и целям.

Основы матрицы Эйзенхауэра и списков дел

Одним из популярных подходов к тайм-менеджменту является традиционный список дел. Это включает в себя запись списка задач в порядке их приоритета и проработку их одну за другой. Хотя этот подход может быть полезным, он не всегда учитывает фактор срочности.

С другой стороны, матрица Эйзенхауэра помогает расставлять приоритеты задач в зависимости от их срочности и важности. Этот метод может помочь вам повысить производительность и эффективность, сосредоточив внимание на наиболее важных задачах, помогая вам определить менее важные задачи, которые вы можете делегировать или отложить.

Вот четыре фактора, которые следует учитывать при выборе между ними.

1. Приоритизация

Расстановка приоритетов при составлении списка дел обычно включает в себя запись всех задач в порядке важности и выполнение их в этом порядке. Этот метод может быть эффективен для простых задач или проектов с короткими временными рамками. Однако для более сложных или долгосрочных проектов это может оказаться не самым эффективным подходом.

Матрица Эйзенхауэра использует другой подход к расстановке приоритетов. Он включает в себя классификацию задач по четырем различным квадрантам в зависимости от их срочности и важности:

1. Задачи, которые оба срочно и важнонапример, проект со сжатыми сроками.
2. Задачи, которые важно, но не срочнонапример, долгосрочное планирование или развитие навыков.
3. Задачи, которые срочно но не важно, например обязанности или собрания, которые можно делегировать или отложить.
4. Задачи, которые не срочно и не важно, такие как задачи с низким приоритетом.

Распределяя задачи таким образом, матрица Эйзенхауэра может помочь вам в первую очередь сосредоточить внимание на наиболее важных задачах и избежать замедления выполнения менее важных задач.

2. Срочность vs. Важность

Прежде чем классифицировать свои задачи, вы должны понять и разделить их в зависимости от их срочности и важности. Проанализируйте каждую задачу, которую вы должны выполнить, по тому, кто должен это сделать и когда это нужно сделать. Вопрос «кто» поможет вам понять, насколько это важно. Если это требует вашего личного внимания, считайте это очень важным.

Вопрос «когда» поможет вам определить, насколько срочная задача, чтобы вы могли решить, сколько времени у вас осталось до крайнего срока. Научиться различать и разделять срочные и важные задачи — еще одна задача. способ повысить производительность, делая больше за меньшее время.

В то время как список дел в первую очередь служит напоминанием о задачах, матрица Эйзенхауэра обеспечивает основу для определения приоритетов задач в зависимости от их срочности и важности. Помните, что он по своей сути не включает параметры для определения «кто» и «когда» задач в самой матрице. Однако его можно эффективно использовать для принятия таких решений.

Например, оценивая срочность задачи, вы можете определить, требует ли она немедленного внимания или может быть запланирована на более позднее время. Точно так же, принимая во внимание важность задачи, вы можете решить, следует ли выполнить ее лично или поручить кому-то другому.

Хотя матрица Эйзенхауэра явно не охватывает эти аспекты, она предлагает практическую методологию их включения в управление задачами. Таким образом, вариант использования матрицы Эйзенхауэра может быть расширен за пределы простой расстановки приоритетов и может помочь в дальнейшем. принятие решений относительно делегирования задач и планирования, областей, где могут оказаться традиционные списки дел короткий.

3. Гибкость

Когда вы используете список дел, вам постоянно приходится выполнять все предстоящие задачи в определенном порядке. Организация списка дел с помощью пунктов действий также означает постоянное обновление и перестановку задач в зависимости от срочности или важности.

Более того, когда у вас сжатые сроки, у вас нет времени на анализ ваших задач таким образом, и вы можете работать над ними всеми сразу, игнорируя преимущества списка дел.

Когда вы приоритизируете задачи для продуктивности с помощью матрицы Эйзенхауэра, это дает вам гибкость выбора в зависимости от их важности и срочности. Когда у вас есть свобода выбора того, что нужно сделать срочно, вы получаете возможность выполнять другие несрочные задачи на своих условиях.

Распределив свои задачи по разным четырехугольникам срочности и важности, вы можете планировать все свои задачи заранее. Это также поможет вам выделить время для всех ваших задач, гарантируя, что ничего важного не ускользнет.

4. Обязательство по времени

Со списком дел вы вычеркиваете задачи из своего списка по мере их выполнения. Хотя у вас все еще могут быть другие, более важные задачи (которые могут способствовать отсутствию концентрации), задача, над которой вы сейчас работаете, потребует вашего полного внимания.

Система матрицы Эйзенхауэра может помочь вам сосредоточить свое время и внимание на задачах, подпадающих под первый четырехугольник. Это помогает сокращать критические и дополнительные задачи в рамках вашего рабочего процесса и выполнять их вовремя, помогая вам избежать ошибок тайм-менеджмента также.

Выбор правильного метода тайм-менеджмента

Возьмем пример завершения проекта с жесткими сроками. В списке дел ваши задачи будут расположены в простом хронологическом порядке. Однако в матрице Эйзенхауэра самые срочные и важные задачи попадут в первый квадрант, что указывает на их высокую срочность и важность.

Затем у вас есть второй квадрант, где вы можете иметь долгосрочное планирование или развитие навыков. Эти задачи можно выполнять постепенно, так как они занимают больше времени. Хотя эти задачи могут не иметь немедленного срока, они имеют решающее значение и необходимы для достижения успеха в долгосрочной перспективе.

Задачи, попадающие в третий квадрант, можно делегировать своим подчиненным, чтобы обеспечить их выполнение в установленные сроки. Например, вы можете захотеть, чтобы некоторые документы были доставлены вашему клиенту до конца дня. Вы можете делегировать задачу курьеру, следя за тем, чтобы задача была выполнена вовремя без вашего активного участия.

Задачи, подпадающие под четвертый квадрант, можно как делегировать, так и откладывать, поскольку они не являются ни приоритетными, ни важными задачами. Например, покупка новых канцелярских принадлежностей. В то время как традиционный список дел только напоминает вам обо всех ваших задачах, система матрицы Эйзенхауэра помогает вам сначала сосредоточиться на важных и срочных задачах.

Решайте срочные задачи с помощью матрицы Эйзенхауэра

Список дел может помочь вам сэкономить время на краткосрочных задачах, которые не повторяются, например контрольный список или список продуктов. Однако система Матрицы Эйзенхауэра поможет вам с задачами, которые повторяются или продолжаются в течение постепенного периода.

Вы можете выбирать и решать, что, когда и как выполнять задачи, и следить за тем, чтобы задачи выполнялись вовремя и без задержек.