Как использовать функцию SORTBY в Microsoft Excel

Microsoft Excel предлагает мощные инструменты для компиляции, организации и визуализации ваших данных практически любым мыслимым способом. Иногда вы сталкиваетесь со сценарием, в котором вам нужно создать несколько конкретных представлений вашей информации.

Функция СОРТИРОВАТЬ ПО Excel предлагает удобный способ создания сложных разбивок и создания специализированных расположение данных, которое добавляет ясности вашей информации, не создавая путаницы в исходном набор данных.

Использование функции Excel SORTBY в Excel

Существует несколько способов сортировки данных в Excel, хотя методы, которые чаще всего приходят на ум, могут иметь недостатки для более сложных задач.

Использование функции СОРТИРОВКА создает отдельный организованный набор данных, но вы можете сортировать только по одному набору критериев. Сортировка с помощью инструмента сортировки и фильтрации Excel

предлагает гораздо более точную детализацию, но он сортирует исходный набор данных напрямую, что усложняет создание и отображение нескольких представлений, особенно если вы хотите видеть их одновременно.

Функция SORTBY, по сути, сочетает в себе лучшие черты этих двух функций; он создает отдельное представление вашего набора данных (или «массива»), которое можно сортировать по более чем одному критерию. Так, например, вы можете отсортировать таблицу результатов игроков в игре по названию команды, затем по счету, а затем по конкретным внутриигровым достижениям.

В примере, который мы будем использовать в этой статье, у нас есть список данных о продажах по региону. Столбцы содержат фамилии наших продавцов, штат, в котором они работают, количество продаж, которые они совершили, и общую сумму, которую они заработали на этих продажах.

Как использовать функцию SORTBY в Excel

Чтобы создать нашу первую сортировку с помощью функции SORTBY, давайте организуем наших продавцов по штатам.

1. Выберите ячейку F2.
2. Внутри ячейки или строки формул введите следующее:

   =СОРТИРОВАТЬ(A2:D16;B2:B16)

3. Нажимать Входить.

Эта функция говорит Excel отсортировать весь наш диапазон (ячейки А2 через Д16) по значениям "Состояние" в ячейках Би 2 через Б16. По умолчанию автоматически используется восходящий порядок (A-Z). В результирующем массиве перечислены наши данные, организованные по штатам (сначала Аризона, затем Калифорния, затем Нью-Мексико...).

Обратите внимание, что список имен не отсортирован по алфавиту, потому что это не то, что мы просили. Однако эту формулу легко изменить, указав несколько критериев.

Сортировка по нескольким критериям одновременно с SORTBY в Excel

Давайте изменим наш новый набор данных, чтобы сначала отсортировать по штату, а затем по количеству совершенных продаж, создав миниатюрный рейтинг того, насколько успешным был каждый из наших продавцов в каждом штате.

1. Выберите ячейку F2 снова. В качестве альтернативы, если вы хотите сохранить первую формулу, чтобы сравнить различия, выберите ячейку К2 вместо.
2. Внутри ячейки или строки формул введите следующее:

   =СОРТИРОВАТЬ(A2:D16,B2:B16,1,C2:C16,-1)

3. Нажимать Входить.

Результирующий новый массив имеет немного более сложную формулу, поскольку теперь мы просим Excel выполнить сортировку по нескольким полям.

Формула начинается так же, как и предыдущая формула, в том смысле, что мы просим Excel отсортировать наши множество в столбцах от A до D с помощью информации «Состояние» в столбце B, но, учитывая, что теперь у нас есть несколько диапазоны, по которым мы хотим сортировать, мы должны уточнить в Excel оба массива, по которым мы хотим сортировать ( по_массиву синтаксис), а также Порядок сортировкиили направление, в котором Excel упорядочивает данные.

Каждый из по_массиву аргументы могут быть шириной только в один столбец со значениями, перечисленными вертикально, как мы их здесь (для например, ячейки B2:B16) или в одну строку со значениями, перечисленными по горизонтали (например, ячейки А4:Д4).

Несмотря на то, что два столбца, которые мы только что попросили отсортировать по этой формуле, столбцы B и C, расположены рядом друг с другом. во-вторых, мы не можем объединить два столбца в один запрос диапазона в формуле (как "B2:C16"). Это приводит к ошибке "#REF!" ошибка, так как Excel не знает, по какому из этих двух полей сортировать и в каком порядке.

Не говоря уже о том, что вполне возможно, что диапазоны, которые вы хотите отсортировать, отделены друг от друга (например, столбцы B и D здесь), или вы хотели бы сортируйте свои ячейки по диапазонам, которые не упорядочены в ваших данных (например, если вы хотите отсортировать по «Состоянию» в столбце B, а затем по «Имени» в столбце A, как было предложено ранее).

Таким образом, два столбца должны быть указаны в формуле как отдельные диапазоны, чтобы явно указать Excel порядок, в котором мы хотим отсортировать массив — в случае приведенного выше примера сначала по состоянию, затем по количеству продажи.

Порядок сортировки Синтаксис может быть определен в двух направлениях: «1» для возрастающего порядка (порядок AZ или самые низкие числа, упорядоченные первыми) или «-1» для убывающего порядка (порядок Z-A или самые высокие числа, упорядоченные первыми). Порядок сортировки поля не могут быть никакими другими числами, кроме 1 или -1, иначе "#ЗНАЧ!" будет возвращена ошибка, так как нет других способов упорядочить данные.

Указание Порядок сортировки было необязательным только в первой версии нашей формулы, потому что сразу было понятно, по чему мы сортируем, а мы уже сортировали по возрастанию.

Однако, если мы хотим отсортировать эти значения в порядке убывания или всякий раз, когда мы сортируем по нескольким критериям, это необходимо. синтаксис для заполнения, потому что порядок сортировки может располагаться в разных направлениях для разных диапазонов, как мы сделали в этом формула.

Кроме того, мы не можем попросить эту формулу частично отсортировать наш массив, например, отсортировав A1:D16 по диапазону B1:B10. Каждый аргумент диапазона в формуле должен охватывать одинаковое количество ячеек, поэтому, если наш исходный множество value имеет 15 ячеек, то все по_массиву аргументы, по которым мы запрашиваем формулу для сортировки, также должны содержать 15 ячеек. В противном случае мы получим "#ЗНАЧ!" ошибка.

Теперь, когда мы познакомились со строительными блоками этой формулы, легко понять, как использовать SORTBY для организации наших данных по любому количеству критериев, которое нам нужно или нужно. Введите множество сначала введите по_массиву сортировать, то Порядок сортировки, то наш следующий по_массиву, наш следующий Порядок сортировкии так далее, как в синтаксисе формулы:

=СОРТИРОВАТЬ(множество, по_массиву1, [порядок_сортировки1], [по_массиву2, порядок_сортировки2],...)

SORTBY — еще одна мощная универсальная функция в Excel

Функция СОРТИРОВАТЬ ПО в Microsoft Excel позволяет легко создавать определенные разбивки информации и является универсальным инструмент для легкой организации беспорядочных наборов данных сложными способами, чтобы сделать вашу информацию более четкой и удобной действенный.

Существует еще больше способов использовать множество функций, инструментов и функций Excel для организации электронных таблиц и более эффективного и продуктивного использования вашего времени.