Как превратить электронные письма в задачи и комментарии с помощью ClickUp

Вы устали следить за своим списком дел, постоянно переключаясь между почтовым ящиком Gmail и рабочим пространством ClickUp? Что ж, у ClickUp есть решение, позволяющее устранить эту проблему.

Вы можете превратить свои электронные письма в задачи и комментарии в ClickUp, не выходя из Gmail. Мы проведем вас через этот процесс, чтобы изменить способ работы и повысить общую производительность.

Если вы хотите переслать электронное письмо в раздел комментариев задачи в кликап, вам нужно будет получить уникальный адрес электронной почты задачи. Да, вы не ослышались! Каждая задача, которую вы создаете в ClickUp, имеет уникальный адрес. Чтобы получить этот адрес, наведите указатель мыши на задачу, на которую вы хотите пересылать электронные письма, и нажмите на значок значок с многоточием.

Из выпадающего списка выберите Отправить письмо к задаче.

Во всплывающем окне нажмите Копировать чтобы скопировать письмо с заданием в буфер обмена.

Теперь откройте Gmail и нажмите Ctrl + В в адресной строке, чтобы вставить письмо с заданием. Вы заметите, что текст сразу изменится на название задачи ClickUp. Это очень удобно, если вы хотите отправить еще одно электронное письмо на тот же адрес — просто введите имя задачи и выберите его в раскрывающемся списке.

Добавьте строку темы и текст к электронному письму и нажмите кнопку Отправлять кнопка.

После отправки письма оно появляется в разделе комментариев задачи (как показано на изображении ниже). Обратите внимание, как ClickUp идентифицирует отправителя и отображает тему и текст сообщения электронной почты. Он также включает HTML-файл с содержанием электронного письма, который вы можете загрузить на свой компьютер.

Как и любой комментарий, добавленный в ClickUp, вы можете внести ряд изменений в переадресованное электронное письмо. Наведя курсор на комментарий, вы можете отредактировать его, просмотреть в полноэкранном режиме или назначить члену команды. Члены вашей команды также могут взаимодействовать с комментарием, отреагировав на него смайликом или оставив прямой ответ.

Нажав на значок многоточия комментария, вы получите дополнительные опции, которые позволят вам:

• Скопируйте URL-адрес комментария.
• Добавьте комментарий в область описания вашей задачи.
• Установите напоминание, чтобы принять меры по комментарию.
• Удалить комментарий.

Создавайте новые задачи в ClickUp по электронной почте

Подобно задачам в ClickUp, каждый список также имеет уникальный адрес. Это означает, что вы можете пересылать электронные письма в качестве задачи в этот список. Чтобы получить адрес любого списка, наведите указатель мыши на имя списка в основной боковой панели навигации и нажмите кнопку значок с многоточием чтобы открыть настройки списка.

В раскрывающемся списке выберите Электронная почта в список.

Во всплывающем окне нажмите Копировать чтобы скопировать список адресов электронной почты в буфер обмена.

Вставьте письмо в адресную строку Gmail, добавьте строку темы и текст и нажмите Отправлять. На этот раз вашей темой будет название вашей задачи в ClickUp, а тело будет добавлено в область описания задачи. Любые файлы, которые вы добавите в электронное письмо, будут помещены в раздел «Вложения» задачи (в дополнение к HTML-файлу, который ClickUp прикрепляет автоматически).

Вы можете установить дополнительные свойства для новой задачи, добавив их в строку темы:

• Правопреемник: Назначьте новую задачу себе или члену команды (например, Джон Доу) используя или.
• Срок оплаты: Установите сроки выполнения, указав точные даты, например или используя естественный язык, такой как, , или.
• Теги: Добавьте теги к своей задаче, используя. Если указанное вами имя тега не существует, оно будет создано автоматически.

После того, как вы отправите электронное письмо, оно появится в указанном вами списке ClickUp, как показано на изображении ниже.

Если вы часто работаете с определенными списками в своем рабочем пространстве, найдите время, чтобы сохранить их адреса в Gmail, чтобы к ним было легче быстро получить доступ.

Как автоматически пересылать электронные письма в ClickUp

Если вы обнаружите, что постоянно пересылаете электронные письма от определенного отправителя в ClickUp в качестве задачи или комментария, то настройка автоматизации сэкономит вам драгоценное время. Пусть вас не пугает термин «автоматизация». Все, что вам нужно сделать, это настроить фильтр переадресации в Gmail.

Добавить адрес электронной почты для переадресации в Gmail

Прежде чем вы сможете начать пересылать электронные письма, вам необходимо добавить адрес электронной почты для пересылки (задачи или списка), на который будут отправляться электронные письма. Для этого нажмите на кнопку значок передач в правом верхнем углу Gmail и выберите Посмотреть все настройки.

На вкладке «Пересылка и POP/IMAP» нажмите кнопку Добавить адрес для пересылки кнопка.

Вставьте свою задачу ClickUp или список адресов в текстовое поле. Убедитесь, что вы удалили лишний текст и угловые скобки, добавленные в начало и конец адреса, затем нажмите Следующий. В следующих двух всплывающих окнах нажмите Продолжить затем ХОРОШО.

Когда вы открываете рабочее пространство ClickUp, ссылка подтверждения появляется как новая задача в списке, куда вы будете пересылать электронные письма.

Когда вы откроете задачу, нажмите на ссылку подтверждения, которая будет в области описания. В появившемся всплывающем окне нажмите Подтверждать чтобы, наконец, добавить адрес электронной почты в Gmail.

Установите фильтры для пересылки писем в ClickUp

После добавления адреса электронной почты для пересылки теперь вы можете настроить фильтр для отправки писем на этот адрес. На изображении ниже фильтр проверяет только наличие у отправителя электронного письма определенного адреса.

Когда электронное письмо соответствует установленным критериям, оно будет заархивировано и перенаправлено на выбранный адрес ClickUp.

Вы успешно завершили настройку автоматизации для пересылки определенных электронных писем в ClickUp. Если вы хотите перейти на следующий уровень, вы можете настроить фильтры для пересылки писем в Slack, и другой фильтр для пересылки писем в Outlook. Это очень полезная функция, позволяющая навести порядок в почтовом ящике и поддерживать его порядок, оставаясь при этом на вершине списка дел.

Наведите порядок в своих электронных письмах и оставайтесь организованными с помощью ClickUp

Превращение ваших электронных писем в задачи и комментарии в ClickUp меняет правила игры, когда дело доходит до управления вашим рабочим процессом. Всего за несколько кликов вы можете превратить хаос в своей электронной почте в упорядоченное и организованное «дело», которое легко отслеживать и которым легко управлять. И это только начало — есть более творческие способы научиться использовать ClickUp, о которых вы, возможно, не знаете.