ClickUp — это мощный инструмент для управления задачами, проектами и многим другим. Но знаете ли вы, что вы можете сделать его еще более мощным с помощью автоматизации? Вот как.

ClickUp — это надежный инструмент управления задачами и проектами, и вы можете сделать его еще более мощным с помощью автоматизации рабочих процессов. Благодаря этой функции вам не нужно выполнять скучные и повторяющиеся задачи — ClickUp сделает всю тяжелую работу за вас.

Все, что вам нужно сделать, это настроить автоматизированные инструкции для выполнения того, что вам нужно сделать. Это устранит ошибки, ускорит рабочий процесс и сэкономит время, чтобы сосредоточиться на действительно важных вещах. И знаете, что самое лучшее? Опыт программирования не требуется!

Итак, давайте углубимся в ClickUp Automations и посмотрим, как это может повысить вашу продуктивность.

Что такое автоматизация ClickUp?

кликап Инструмент автоматизации — это мощный набор функций, которые позволяют автоматизировать повторяющиеся задачи и оптимизировать рабочий процесс. Каждая автоматизация, созданная в ClickUp, состоит из трех компонентов: триггера, условия и действия.

instagram viewer

1. Курок

Событие, которое активирует автоматизацию. Триггером может быть что угодно: от создания новой задачи до наступления срока ее выполнения.

2. Состояние (необязательно)

К триггеру можно добавить дополнительные элементы управления, которые должны быть соблюдены, чтобы активировать автоматизацию. Например, вы можете захотеть автоматизировать задачу, только если она назначена определенному члену команды или имеет определенную дату выполнения.

3. Действие

Это то, что произойдет, когда триггер и условия будут выполнены. Это может быть что угодно, от отправки уведомления по электронной почте до обновления статуса задачи. Вы можете настроить столько действий, сколько захотите.

Как активировать автоматизацию ClickUp

Прежде чем вы сможете настроить какую-либо автоматизацию в рабочей области ClickUp, вы должны включить Автоматизация в ClickApps. Вы можете получить доступ к ClickApps из основной навигации боковой панели или верхней навигации вашего рабочего пространства.

1. Нажмите на свой значок профиля на боковой панели навигации.

2. Выбирать ClickApps из всплывающего меню.

Доступ к ClickApps из вашей рабочей области

1. Нажмите на стрелку раскрывающегося списка Настроить кнопку в правом верхнем углу рабочей области.

2. Выбирать ClickApps из выпадающего списка.

Когда откроется страница ClickApps, убедитесь, что Автоматизация включен. Затем щелкните НАЗАД кнопку для возврата на предыдущую страницу.

Как настроить базовую автоматизацию ClickUp

Прежде чем настраивать автоматизацию ClickUp, убедитесь, что вы находитесь в определенном пространстве, папке или списке, где вы хотите применить автоматизацию.

Если вы новичок в ClickUp и хотите понять разницу между рабочими пространствами, пространствами, папками и списками, это руководство для начинающих по терминологии ClickUp поможет вам избавиться от любых сомнений и путаницы.

Теперь, когда вы включили автоматизацию, Настроить кнопка в рабочей области меняется на Автоматизировать, который можно щелкнуть, чтобы открыть страницу автоматизации.

В раскрывающемся списке выберите Добавить автоматизацию.

Используйте шаблоны автоматизации для создания автоматизации

Так же, как вы можете добавить шаблоны проектов ClickUp в свою рабочую область чтобы быстро запустить свои планы проекта, вы также можете выбрать из библиотеки шаблонов автоматизации, чтобы настроить свою первую автоматизацию. Эти шаблоны были сгруппированы в Категории и Интеграции на левой панели страницы Автоматизация.

В то время как средства автоматизации, перечисленные в разделе «Категории», являются базовыми и влияют только на внутренние изменения, средства в разделе «Интеграции» позволяют вносить прямые изменения, связанные с внешними приложениями. В настоящее время ClickUp поддерживает прямую автоматизацию только со следующими приложениями:

  • Багснаг
  • Календарно
  • Электронная почта
  • Гитхаб
  • Хабспот
  • Сумерки

Таким образом, вы можете выбрать любую из групп автоматизации на левой панели, затем выбрать конкретную автоматизацию, связанную с группой справа, настроить ее в соответствии со своими потребностями и сохранить.

Создавайте автоматизацию с нуля

Вы также можете создать собственную автоматизацию с нуля. Чтобы начать, нажмите кнопку + Пользовательская анимация Кнопка в правом верхнем углу страницы автоматизации.

Под Когда вам необходимо настроить триггерное событие (обозначено цифрой 1 на изображении ниже). Некоторые из доступных параметров триггера включают в себя:

  • Задача создана,
  • Изменения правопреемника,
  • Изменения статуса,
  • Изменения приоритета,
  • Изменения даты платежа,
  • Изменение даты начала и т. д.

Вы можете указать любые условия (обозначенные цифрой 2 на изображении выше), которые должны быть выполнены — в данном случае ни одно — для запуска действия (действий).

И под Затем добавьте действия (отмеченные цифрой 3), которые должны выполняться при выполнении триггерного события и условий. Некоторые из действий, которые вы можете выбрать, включают:

  • Создайте задачу,
  • Создайте подзадачу,
  • Изменить приоритет,
  • Изменить правопреемников,
  • Добавить комментарий,
  • Удалить задачу и т.д.

Когда закончите, нажмите кнопку Создавать кнопку для сохранения и активации автоматизации.

Обратите внимание, что планы ClickUp Free и Unlimited не позволяют добавлять условия и более одного действия в настройку автоматизации. Чтобы снять это ограничение, вам необходимо приобрести план Business, Business Plus или Enterprise.

Как управлять автоматизацией ClickUp

При настройке новых автоматов происходит под Просматривать вкладка, управление вашей автоматикой осуществляется в Управлять вкладка

Находясь здесь, вы можете добавить описание своей автоматизации (отмеченное как «1»), чтобы объяснить ее функцию или предоставить контекст всем, кто может просматривать ваше рабочее пространство. Вы также можете отключить автоматизацию (отмечено как «2»), чтобы приостановить ее без удаления.

Когда вы наводите курсор на автоматизацию, вы можете дублировать, редактировать или удалять ее.

Если вы работаете с длинными списками автоматизаций, ClickUp упрощает поиск любой из них, предоставляя несколько вариантов фильтрации.

Во-первых, вы можете фильтровать по Активный и Неактивный автоматика. Когда вы отключаете любую активную автоматизацию, она попадает в неактивный раздел.

Вы также можете фильтровать автоматизации по пространствам, папкам или спискам, в которых они были созданы.

Наконец, вы можете фильтровать по триггеру, условию или действию автоматизации, а также по человеку, который последний раз обновлял или вносил в него какие-либо изменения.

Как отслеживать использование автоматизации

Хотя вы можете создавать неограниченное количество автоматизаций в ClickUp, количество их запусков ограничено. Таким образом, каждый раз, когда автоматизированное действие выполняется в фоновом режиме, оно учитывается в вашем использовании, которое можно отследить в разделе Применение вкладка

Бесплатный план ограничен запуском 100 автоматических действий каждый месяц. Вы не можете приобретать дополнительные средства автоматизации на бесплатном плане, поэтому сначала необходимо приобрести платный план. Вот максимальное количество автоматических действий, разрешенных для каждого платного плана.

  • Неограниченно: 1000/месяц
  • Бизнес: 10 000/месяц
  • Бизнес плюс: 25 000/месяц
  • Предприятие: 250 000/месяц

Чтобы помочь вам оставаться в курсе использования, ClickUp отправляет предупреждения об использовании владельцам и администраторам рабочей области по электронной почте, когда использование рабочей области достигает 90% и 100%. Если вы достигли предела использования и хотите приобрести дополнительные средства автоматизации, это будет стоить 19,99 долларов США за дополнительные 1000 действий в месяц, 99,99 долларов США за дополнительные 10 000 и 299,99 долларов США за дополнительные 100 000 действий.

Работайте эффективнее, а не усерднее с решениями ClickUp Automation

ClickUp Automations — это простая, но мощная функция, которая поможет устранить повторяющиеся задачи и повысить общую производительность. Выполняя шаги, описанные в этом руководстве для начинающих, вы будете на пути к освоению автоматизации ClickUp и преобразованию своей работы. И если вы хотите перейти на следующий уровень, шаблоны ClickUp — отличный способ сделать это.