9 советов по Microsoft Word, чтобы быстрее отредактировать задание в колледже

Задания на уровне колледжа и университета сложны для исследований, и от вас часто ожидают, что вы будете писать статьи на значительном количестве страниц. Как только вы решите, что закончили с созданием необходимого количества слов, следующий шаг будет столь же сложным и трудоемким: редактирование.

От сочетаний клавиш до простых встроенных функций, таких как «Найти и заменить» и автоматической таблицы содержание, вот несколько советов, которые вы можете использовать для более эффективного редактирования и форматирования вашего задания в колледже в Microsoft Word.

1. Оставьте расстояние между абзацами в качестве последнего шага

Давайте сначала начнем с правильного пути. Когда у вас впереди эссе или отчет на 3000 слов, заманчиво установить двойной интервал, когда вы пишете всего несколько предложений или максимум абзац. Это создает успокаивающую иллюзию того, что вы проделали больше работы, чем на самом деле.

Но чтобы быть более эффективным на заключительном этапе редактирования, лучше оставить расстояние между абзацами последним шагом. Таким образом, вы экономите время, потому что вам не нужно прокручивать вверх и вниз намного больше, чем нужно, при навигации по различным разделам и страницам вашего текста.

2. Научитесь использовать сочетания клавиш

Сочетания клавиш значительно ускоряют редактирование и форматирование по сравнению с использованием мыши. Например, когда вы используете мышь для выбора некоторых слов, вы, вероятно, пропустите букву или две, и вам придется повторно выделить или промахнуться и добавить точку, когда вам это не нужно.

В этом случае вы можете точно выделить текст, используя Ctrl + Shift, и стрелка влево и вправо ключи в винде. Есть еще много Сочетания клавиш Microsoft Word это позволит вам выполнять большую часть редактирования на клавиатуре, не переключаясь на мышь или трекпад. Не стоит недооценивать количество времени, которое вы сэкономите с помощью этого метода!

Когда вы читаете непрерывный текст, пустые верхние и нижние колонтитулы могут мешать. Чтобы упростить чтение и редактирование, скройте верхние и нижние колонтитулы, чтобы соединить все страницы вместе.

Наведите курсор на серое пространство между текущей страницей и следующей, затем дважды щелкните. Когда вам нужно использовать верхние и нижние колонтитулы в Microsoft Word снова отобразите их, наведя курсор на линию-разделитель страниц и дважды щелкнув.

4. Свернуть заголовки и подзаголовки

Для длинных заданий в стиле отчета вы, вероятно, разделите свой контент на заголовки и подзаголовки. При переходе от одного раздела к другому или переходе между разделами для перезаписи и редактирования упростите прокрутку текста, свернув заголовки.

Наведите указатель мыши на заголовок заголовка, затем нажмите кнопку значок треугольника который появляется рядом с ним, чтобы скрыть содержимое. Если вы хотите скрыть все заголовки сразу, щелкните правой кнопкой мыши любой заголовок и выберите Развернуть/Свернуть > Свернуть все заголовки.

5. Автоматически сортировать ссылки по алфавиту

Список цитируемых работ является важным разделом в любом задании высшего образования и обычно сортируется в алфавитном порядке. Вы, вероятно, добавляли ссылки в список, когда цитируете их в своем эссе, но когда дело доходит до сортировки в конце, сортировать их вручную невозможно и требует много времени. Вы можете просто автоматически сортировать их в Microsoft Word.

Выберите все свои ссылки и перейдите к Дом вкладка Под Параграф раздел, нажмите на Сортировать значок (A и Z, со стрелкой вниз). в Сортировать по поле, выберите Пункты. в Тип поле, выберите Текст. Затем выберите Восходящий и нажмите ХОРОШО. Теперь список будет отсортирован по алфавиту.

Тем не менее, вы можете заметить пару выбросов. Например, когда некоторые ссылки начинаются с символов вместо буквы, все они, скорее всего, будут перемещены на самый верх. Это те немногие, которые вам нужно будет вручную повторно вставить в свой список.

6. Используйте функцию «Найти и заменить», чтобы избежать орфографических ошибок

Будь то учебники или журнальные статьи, каждый студент, вероятно, сталкивался с авторами, чьи фамилии немного сложно написать. Ввод имени снова и снова для каждой цитаты в тексте подвержен человеческим ошибкам. Чтобы избежать орфографических ошибок, вы можете использовать функцию «Найти и заменить».

Во-первых, используйте уникальную аббревиатуру в качестве заполнителя при написании задания. Я рекомендую включать число в эту аббревиатуру. Это потому, что если ваша аббревиатура состоит только из букв, есть вероятность, что эта короткая комбинация букв могла появиться в другом месте в вашем эссе как часть слова.

Как только вы закончите с содержимым тела, пришло время заменить аббревиатуру фактической фамилией. в Дом вкладка, нажмите Заменять в Редактирование вкладка в Найти то, что введите аббревиатуру. в Заменить введите настоящее имя автора. Затем нажмите Заменить все. Все ваши сокращения теперь будут заменены на правильную фамилию автора.

7. Вставьте свое изображение в невидимую таблицу

Если вы не очень хорошо разбираетесь в форматировании изображений в Microsoft Word, вот простая альтернатива, которая поможет Гарантируйте, что ваше изображение не приведет к разрыву текста в странных местах: вставьте изображение в невидимый стол.

Перейдите к той части текста, где вы хотите, чтобы ваша картинка появилась. Нажимать Входить перейти к новому абзацу. Направляйтесь к Вставлять вкладка, нажмите Столи выберите одно поле, чтобы создать таблицу 1x1. С курсором внутри таблицы нажмите Изображения > Вставить изображение > Это устройство чтобы загрузить свою фотографию в документ.

Вы можете изменить размер изображения в таблице. Как только вы будете удовлетворены, выделите таблицу, перейдите к Дизайн стола вкладка, нажмите Границы > Без границы. Затем черная граница таблицы исчезнет. Теперь ваша картинка идеально помещается между двумя абзацами текста.

8. Иметь обзор нескольких страниц одновременно

Когда вы почти закончили редактирование, лучше всего прокрутить все страницы, чтобы убедиться, что нет лишних пустых страниц, отдельных разделов или некорректных изображений. Но если у вас более 20 страниц контента, быстрая прокрутка такого количества контента просто головокружительна.

Вместо этого перейдите к Вид вкладка в Увеличить раздел, нажмите Несколько страниц. Этот уменьшает масштаб документа Microsoft Word, так что вы можете просматривать две или три страницы одновременно. Вы также можете щелкнуть ползунок «Масштаб» в правом нижнем углу, чтобы еще больше уменьшить масштаб и просмотреть больше страниц одновременно.

9. Автоматически создавать оглавление

Одним из завершающих компонентов задания является оглавление. Если вы вручную вводили каждый заголовок, вводя строку точек, которые заканчиваются заголовком соответствующий номер страницы и перепроверив указанный номер страницы самостоятельно, пришло время позволить Microsoft Word справиться с задачей.

Во-первых, убедитесь, что вы применили правильный стиль к своим заголовкам. Вы можете проверить это, нажав на каждый заголовок и посмотреть, какой стиль выбран в Дом вкладка Затем, пронумеровать страницы вашего документа Microsoft Word.

Наконец, перейдите на пустую страницу, куда вы хотите вставить оглавление. Направляйтесь к Рекомендации вкладка, нажмите на Оглавлениеи выберите один из Автоматические столы. Microsoft Word мгновенно создает для вас оглавление.

Улучшите процесс редактирования в Microsoft Word

Применяя приведенные выше советы, вы сможете быстрее и эффективнее пересматривать задание, не обременяя себя усталостью глаз. Сократите чрезмерную прокрутку и другие ручные задачи, которые Microsoft Word может выполнять автоматически.

Кроме того, экономия времени на редактирование означает, что у вас есть еще больше времени для тщательной проверки и проверки ваших эссе, что позволяет создавать более качественные эссе и отчеты.