Улучшите общение в вашей команде с помощью этих советов

Самый важный способ добиться успеха в вашем бизнесе — это эффективное общение. Ваша команда должна свободно задавать вопросы, иметь глубокое понимание целей компании и знать, что их мысли ценны. Сильные коммуникативные привычки внутри вашей команды не появляются в одночасье. Требуется приверженность реализации стратегий, которые работают и в конечном итоге создают открытую рабочую среду.

Если вы стремитесь повысить эффективность общения со своей командой, прочтите советы, которые вам нужно начать применять, чтобы добиться успеха и сделать всех счастливыми.

Общайтесь через обобщение

Активное слушание в общении заключается в стремлении понять. Крайне важно убедиться, что все находятся на одной странице. В бизнесе слишком часто случаются недопонимания, и их можно легко исправить путем обобщения практики.

«Обобщение или перефразирование — это навык активного слушания, который включает в себя повторение того, что человек сообщил», — объясняет Макс Аде, генеральный директор

Пиклхедс. «Хотя этот тип общения может показаться повторяющимся, это самый эффективный способ предотвратить недопонимание. Процесс включает в себя активное прослушивание речи человека, подведение итогов и повторение того, что он сказал, и подтверждение понимания между группой».

Как это выглядит на практике? Ян Хейман, основатель Мужская защита от капель делится: «Это может выглядеть по-разному для каждого, но один из способов приблизиться к этому — создать контактную базу со своей командой, где вы все будете практиковаться в перефразировании. Повторяя, как каждый из вас понимает концепцию или разговор, вы можете избежать многих недопониманий. Это может привести к тому, что ваша команда станет более продуктивной, потому что всем будет ясно, над чем вы работаете».

Обобщение как коммуникативный навык требует практики. Лидерам лучше всего подавать пример и запускать эту стратегию. Потребуется время, чтобы все привыкли к этому методу общения, но в целом это будет невероятно полезно.

Установите четкие повестки дня для всех встреч

Одна из самых больших претензий многих сотрудников к собраниям заключается в том, что они занимают слишком много времени и неэффективны. Обычно это происходит, когда встречи не планируются и не проводятся должным образом. Лучший способ сделать встречи полезными для команды — заранее составить четкую повестку дня.

«Вы никогда не будете слишком готовы», — говорит Макс Шварцапфель, директор по маркетингу Борьба за тебя. «Когда вы проводите встречу, подумайте о том, чтобы составить связную и четкую повестку дня как минимум за три дня. Это может дать вашей команде время заранее подготовить любые результаты, вопросы или мысли. Попытка общаться на месте может оставить место для упущенной информации, а этого никто не хочет».

Совещаниям часто очень легко выйти из-под контроля. «Встречи по расписанию со строгой повесткой дня — отличный способ убедиться, что вы действительно добиваетесь цели», — делится Карим Хашем, вице-президент по электронной коммерции в Максин из Голливуда. «Наметьте временную шкалу для каждой темы и попросите кого-нибудь отслеживать время, чтобы вы не отставали от графика. Вы также можете оставить место в конце встречи для вопросов; это время также является отличным способом определить, нуждается ли тема в большем внимании. Встречи по времени помогают убедиться, что вы достигли всего, что хотите обсудить, и выяснить, что требует дальнейшего общения».

Во время совещаний убедитесь, что ваша команда может свободно рассказывать о том, что происходит в бизнесе. Оставьте место для вопросов, организуйте оживленную дискуссию и вовлеките в беседу всех. Когда у вас есть политика открытых дверей, это должно быть нормой, и ваша команда будет рада поделиться своими мыслями.

Host Periodic Touch Bases

Когда ваша команда занята работой, общение часто отходит на второй план. Но без этого общения работа будет страдать. Важно оставить время в рабочей нагрузке вашей команды, чтобы прикоснуться к базе. Это может быть в форме один на один, проектных команд, полных команд или иным образом. Частоту которых вы можете определить в соответствии со своими конкретными потребностями, если вы гарантируете, что все сенсорные встречи будут эффективными, а не просто отнимают время.

Кристи Пирз, директор по маркетингу Парадигмальные пептиды говорит: «Подумайте о том, чтобы лидеры ежемесячно встречались со своей командой один на один. Вам не нужны повестки для этих встреч. Вместо этого вы можете использовать его как период открытого общения, чтобы обсудить работу сотрудника, его психическое здоровье, рост и общие идеи для бизнеса».

Если вы заметили, что боевой дух команды снижается, подумайте о том, чтобы добавить базу контактов, чтобы команда была на одной волне. «Видишь падение боевого духа команды? Попробуйте провести совещание на сенсорной основе», — делится Мелисса Роудс, генеральный директор Экстрасенсы 1 на 1. «Небольшой размер основной сенсорной группы — около 5–6 человек — делает процесс еще более плавным. Каждый должен иметь возможность свободно говорить о своих идеях и мыслях».

Создайте запретную зону

Основная причина, по которой многие сотрудники не могут свободно высказываться на работе, связана со страхом. Они беспокоятся, что их слова не будут восприняты всерьез, иначе они будут иметь последствия. Если вы серьезно относитесь к расширению связи со своей командой, вам необходимо создать для этого среду, свободную от суждений.

«Нельзя, чтобы сотрудники получали выговор за то, что они используют свой голос», — объясняет Мэри Кей Биттон, руководитель отдела инноваций в компании. Фло Витамины. «Важно ценить мнение каждого и обеспечивать, чтобы каждый человек чувствовал себя в безопасности, высказывая свое мнение».

Если вы хотите создать и поддерживать зону без осуждения в своей команде, внедрите политику открытых дверей, чтобы пригласить вашу команду высказать свои мысли. Обеспечьте им безопасное пространство для этого, например, на встрече или один на один. Держите всех на одной странице с политикой и убедитесь, что все соблюдают прецедент. Вы хотите убедиться, что за кулисами не происходит ничего, что заставило бы вашу команду усомниться в том, имеет ли эта политика ценность или нет.

Хотя в вашем бизнесе может действовать политика открытых дверей, некоторые люди могут не захотеть открыто делиться своими мыслями с большой командой, поэтому будет разумно предложить альтернативное решение. «Ключевым фактором в обеспечении того, чтобы люди чувствовали себя комфортно, когда они высказываются, является предоставление им возможности говорить так, чтобы они чувствовали себя в безопасности. Вы можете сделать это, поощряя людей назначать встречи с кем-то, с кем они хотят обсудить личные темы. У вас также может быть онлайн-ящик предложений, чтобы сотрудники могли анонимно сообщать о своих проблемах».

Внедрение любой новой политики требует времени, а формирование культуры потребует последовательности и времени. Продолжайте в том же духе, и со временем это станет нормой. «Важно, чтобы вы продолжали свои усилия, даже если вы не видите немедленного улучшения», — говорит Райан Делк, генеральный директор Грунтовка. «Как известно большинству из нас, хорошие дела требуют времени, поэтому продолжайте двигаться вперед, особенно когда это кажется сложным».

Держите всех в курсе новостей компании

Чтобы все чувствовали себя частью компании, вы хотите, чтобы они были в курсе всех событий, даже если это напрямую не влияет на их положение или роль. Это ключевая стратегия в построении команды, а также гарантирует, что все будут в курсе текущих новостей компании, включая цели, достижения и даже самые сложные вещи.

«Прекрасный способ обеспечить информирование всех, не придавая слишком большого значения вещам, — это вести информационный бюллетень компании», — делится Джастин Сулеймани, соучредитель Кувыркаться. «Это может начаться по необходимости, но может быстро превратиться в способ поднять боевой дух. Конечно, вы по-прежнему хотите делиться новостями о бизнесе, но вы также можете включать воодушевляющие истории о команде, отмечать вехи и дни рождения и многое другое».

Еще одно преимущество внутренних рассылок или еженедельных сводок новостей по электронной почте, заключается в том, что они сокращают количество совещаний, что в конечном итоге повышает производительность. «Если вы чувствуете, что вы и ваша команда проводите слишком много времени на совещаниях, подумайте о том, чтобы еженедельно проводить сводку новостей по электронной почте», — говорит Бриттани Долин, соучредитель Агентство покетбуков. «Многое из того, что вы освещаете на встречах, вполне может быть передано по электронной почте. Вы можете попробовать рассылать еженедельные сводки о том, что происходит. Это отличный способ поделиться новостями, а также предоставить что-то конкретное, на что можно ссылаться в будущем, если это необходимо».

Когда у вас особенно большие команды, и вы хотите, чтобы у всех была необходимая информация о компании, рассмотрите возможность поиска решения для распространения информации с полной детализацией, которая может быть упоминается. Это уменьшит количество сплетен и предотвратит недопонимание.

Заключение

Вы определенно не хотите срезать углы, когда дело доходит до общения в команде. Когда плохая коммуникация станет нормой, потребуются дополнительные усилия, чтобы избавиться от вредной привычки и внедрить долгосрочное решение.

Лучший способ начать работу — создать небольшую рабочую группу из членов вашей команды всех уровней. Продумайте план того, как будет выглядеть конечная цель общения, а затем разработайте стратегию шагов, которые необходимо предпринять для ее достижения. Расскажите об этой новой культуре команде и вовлеките всех в процесс. Это беспроигрышный вариант для всех.