Такие читатели, как вы, помогают поддерживать MUO. Когда вы совершаете покупку по ссылкам на нашем сайте, мы можем получать партнерскую комиссию. Читать далее.

База данных запасов необходима для процветания любого бизнеса, основанного на продуктах. Он обеспечивает легкий доступ к ценным данным и помогает принимать ключевые бизнес-решения, такие как заказ новых запасов.

Хотя вы можете найти в Интернете несколько сложных и подробных программ для управления запасами, также можно создать простую систему инвентаризации в Excel. Это не только возможно, но и довольно просто.

Создание простой базы данных инвентаризации в Excel

Чтобы понять процесс создания системы инвентаризации в Excel, давайте создадим базу данных инвентаризации для магазина мобильных телефонов, выполнив следующие действия:

  1. Создайте следующие заголовки в верхней строке нового листа Excel: Артикул, Название модели, Компания, Цена за единицу товара, и Количество доступных единиц (Вы можете создать больше заголовков в соответствии с вашими требованиями).
    2. instagram viewer
  2. Используйте жирный шрифт для заголовков.
  3. Чтобы сделать заголовки заметными, добавьте цвет фона в ячейки заголовков.
  4. Выберите все заголовки и перейдите к Шрифт раздел в Дом вкладка
  5. Нажмите на стрелку рядом с Цвет заливки вариант и выберите нужный цвет.

Как только заголовки готовы, пришло время заполнить информацию. К настоящему времени у вас должно получиться что-то вроде этого:

Ты можешь добавьте границы, чтобы сделать вашу базу данных Excel визуально приятной, и легче читать, выполнив следующие действия:

  1. Выберите все ячейки в базе данных инвентаризации.
  2. Перейти к Шрифт раздел в Дом вкладка
  3. Нажмите на стрелку рядом с Границы икона.
  4. Выберите тип границ для ячеек базы данных инвентаризации.

Чтобы добавить фильтр вариант для вашей базы данных:

  1. Выберите любую ячейку в вашей базе данных.
  2. Перейти к Редактирование раздел в крайнем правом углу Дом вкладка
  3. Нажмите на стрелку рядом с Сортировать и фильтровать икона.
  4. Нажмите на Фильтр.

Поздравляем, вы только что создали базу данных инвентаря для мобильного магазина.

Вы можете легко обновлять базу данных, добавляя новые данные или изменяя существующие данные. Кроме того, вы можете отфильтровать нужную информацию из вновь созданной базы данных инвентаризации.

Например, если вы хотите отфильтровать записи базы данных инвентаризации для конкретной компании:

  1. Нажмите на стрелку рядом с Компания заголовок.
  2. Выберите нужную компанию/компании.
  3. База данных будет отображать записи (мобильные телефоны) только для этих компаний.

Использование функции ВПР в системе инвентаризации Excel

Предположим, вы хотите найти цену определенного товара в своей базе данных. Вместо того, чтобы искать его в базе данных, вы можете использовать функцию ВПР в Excel. Формула ВПР выглядит следующим образом:

=ВПР(искомое_значение, табличный_массив, col_index_num,[диапазон_просмотра])

Где:

  • ПРОСМОТР_ЗНАЧЕНИЕ — это значение, которое вы хотите найти в первом столбце назначенного массива таблиц.
  • TABLE_ARRAY — это назначенный диапазон ячеек, в котором вы хотите применить функцию ВПР.
  • COL_INDEX_NUMBER — это номер столбца, который содержит возвращаемое значение.
  • RANGE_LOOKUP (необязательно) либо истинный или ЛОЖЬ. Указать ЛОЖЬ если вы хотите, чтобы Excel возвращал точное совпадение или истинный если вы хотите, чтобы он возвращал приблизительное совпадение. Если вы не укажете никакого значения, Excel (по умолчанию) установит истинный value и возвращает приблизительные совпадения.

Когда вы применяете функцию ВПР, Excel находит ПРОСМОТР_ЗНАЧЕНИЕ в первом столбце назначенного диапазона ячеек. Вот почему для работы функции VLOOKUP важно, чтобы ваше LOOKUP_VALUE находилось в первом столбце TABLE_ARRAY (назначенный диапазон ячеек).

Найдя LOOKUP_VALUE, Excel подсчитывает количество ячеек на основе указанного COL_INDEX_NUMBER и возвращает результат. Возвращаемое значение будет либо точным, либо приблизительным, в зависимости от того, указали ли вы значение FALSE или TRUE для RANGE_LOOKUP.

Теперь, когда вы получили четкое представление о функции ВПР, давайте воспользуемся ею для извлечения данных из нашей базы данных инвентаризации мобильных телефонов. Чтобы найти цену конкретного мобильного телефона в базе данных, выполните следующие действия:

  1. Создайте следующие два заголовка в новых ячейках: Артикул и Цена.
  2. Введите следующую формулу под заголовком Цена: 
    =ВПР(
  3. Чтобы предоставить ПРОСМОТР_ЗНАЧЕНИЕ, выберите ячейку под Артикул заголовок (I5 в нашем случае), затем добавьте запятую.
  4. Для TABLE_ARRAY выберите все ячейки в базе данных под заголовками (А2:Е10 в нашем случае), после запятой.
  5. Мы хотим найти цену желаемого SKU, поэтому установим COL_INDEX_NUMBER до 4 (поскольку заголовок «Цена за единицу» является 4-м столбцом в нашей базе данных) и после него ставится запятая.
  6. Наконец, укажите RANGE_LOOKUP как ЛОЖЬ, так как мы хотим, чтобы Excel возвращал точные значения.
  7. Нажмите Ввод.

Excel вернет ошибку #N/A, но не беспокойтесь. Это просто потому, что мы не добавили желаемый SKU (LOOKUP_VALUE) под заголовком SKU.

Чтобы узнать цену определенного SKU (из нашего назначенного диапазона, т. е. из нашей базы данных), введите его под заголовком SKU, и Excel вернет точную цену товара. Вы можете сделать это для любого элемента в базе данных.

Чтобы узнать дополнительную информацию об элементе, вы повторяете тот же процесс. Допустим, вы также хотите узнать количество доступных единиц предмета. Для этого создайте еще один заголовок рядом с Цена заголовок и назовите его Количество единиц. Под этим новым заголовком введите следующую формулу:

=ВПР(I5,A2:E10,5,ЛОЖЬ)

Обратите внимание, что, хотя остальная часть формулы осталась прежней, значение COL_INDEX_NUMBER изменилось с 4 (в предыдущей формуле) на 5. Это потому, что Количество единиц заголовок находится в 5-м столбце нашей базы данных.

Как создать систему инвентаризации с помощью шаблонов Excel

Если вы не хотите создавать систему инвентаризации вручную в Excel, вы можете выбрать более простой способ использования шаблона инвентаризации Excel.

  1. Перейдите на веб-сайт Office, чтобы найти готовые к использованию Шаблоны инвентаризации в Excel.
  2. Выберите шаблон, который вы хотите использовать, и загрузите его.
  3. После завершения загрузки дважды щелкните его, чтобы открыть файл шаблона.
  4. Нажмите Разрешить редактирование вверху, чтобы начать вносить коррективы в соответствии с вашими требованиями.

Теперь вы можете добавлять или удалять заголовки в соответствии с вашими потребностями и начать использовать шаблон для управления своим инвентарем, добавляя элементы и обновляя соответствующую информацию.

Поднимите свою систему инвентаризации Excel на новый уровень

Теперь, когда вы освоили основы, пришло время вывести вашу систему инвентаризации Excel на новый уровень. Вы можете легко сделать это, изучив различные формулы Excel и применив их к своей базе данных инвентаризации Excel. Это поможет вам творчески подойти к работе с вашей базой данных инвентаризации Excel, и вы сможете использовать ее более эффективно.