Если вы боретесь со сроками, склонны много откладывать или легко отвлекаетесь на случайное уведомление; вы можете стать жертвой закона Паркинсона. Закон Паркинсона объясняет, что чем больше времени нам дается на выполнение конкретной задачи, тем больше времени потребуется для ее выполнения.
Вот почему так распространена прокрастинация. Но как его преодолеть? Прежде чем мы сможем говорить о преодолении закона Паркинсона, важно понять его природу и почему он распространен.
Что такое закон Паркинсона?
Закон Паркинсона — это поговорка, придуманная Сирил Норткот Паркинсон, британский военно-морской историк. Говорится:
Общеизвестно, что работа расширяется, чтобы заполнить время, доступное для ее завершения.
Чтобы понять концепцию, представьте человека, которому поручили написать эссе в течение 48 часов. Человек в первый день соберет актуальные данные для исследования и сформирует конспект. На следующий они приступят к работе и напишут первый черновик сочинения.
По мере приближения крайнего срока, когда остается несколько часов, они редактируют, вычитывают и, наконец, отправляют черновик. Что, если человеку дали крайний срок в 24 часа? Вполне возможно, что человек легко написал бы заданное эссе за 24 часа, не жертвуя качеством.
А теперь подумайте, как часто вы сталкивались с подобными обстоятельствами. Вероятно, вы можете вспомнить несколько случаев, когда вам давали задачу с более длительным сроком выполнения. Но вместо того, чтобы выполнить задачу в течение времени, необходимого для выполнения задачи, вы потратили все доступное время (согласно дедлайну) на выполнение задачи.
Использование закона Паркинсона для повышения вашей продуктивности
Хотя закон Паркинсона широко распространен и кажется неизбежным, вы можете использовать его в своих интересах, контролируя, как вы тратите свое время. Вот несколько стратегий, которые вы можете использовать, чтобы преодолеть закон Паркинсона и стать более продуктивным:
1. Ставьте SMART-цели
Люди склонны расслабляться и больше откладывать дела на потом, когда не чувствуют, что их работа не важна. Еще одна важная причина прокрастинации — неуверенность в следующих шагах. Если вы не знаете, что будете делать после завершения проекта, вы, скорее всего, задержите его завершение.
Именно поэтому важно ставить SMART-цели для преодоления закона Паркинсона. Имея в виду конкретную и ограниченную по времени цель, вы с большим желанием работаете над ней и более осознанно используете свое время и другие ресурсы.
2. Планируйте эффективно
Все мы знаем о важности планирования. Это помогает нам осознавать, как мы тратим свое время, сводя к минимуму негативное влияние закона Паркинсона. Для эффективного планирования и планирования вы можете использовать календари приложения для планирования задач.
Тем не менее, вы всегда должны включать время отсечки в свой график. Назначенное время окончания (на день) дает вам ощущение срочности, и вы вынуждены выполнять свои задачи на день в пределах этого периода времени.
Когда у вас нет установленного времени окончания, вы чувствуете, что у вас есть больше времени, и, вероятно, будете отвлекаться или работать медленно. Вы говорите себе, что компенсируете это, добавив больше часов в ночное время, таким образом, «расширив работу».
Закон Паркинсона бьет сильнее всего, когда у вас есть огромный проект с долгим сроком. Более длительный срок означает, что у вас есть больше времени, чтобы расслабиться и отвлечься. Чтобы избежать этого, вам нужно разбить проект на более мелкие задачи. Теперь установите промежуточные сроки для каждой из небольших задач и запланируйте их соответствующим образом.
Разбивка большого проекта на более мелкие задачи делает его менее сложным и более выполнимым; так у вас меньше шансов прокрастинировать. Более того, ставя себе более короткие и неотложные сроки, вы не даете себе много времени. Поскольку у вас не так много свободного времени, вы испытываете чувство срочности, которое мотивирует вас на выполнение задач.
4. Отслеживание времени
Вполне вероятно, что ваши оценки будут неточными поначалу. Вы можете выделить себе 3 часа на проект. Но работая над ним, вы обнаружите, что вам потребуется еще 2 часа, чтобы завершить его. Если это произойдет, просто скорректируйте свой график и дайте себе дополнительное время. Установка точных сроков для ваших проектов поможет вам эффективно планировать их. Для этого вы можете начать отслеживать время, необходимое для завершения каждого проекта.
Есть несколько отличные приложения для учета рабочего времени там, что вы можете использовать, чтобы отслеживать, сколько времени занимает конкретный проект. При использовании приложения для отслеживания времени вы можете получить доступ к журналу времени и посмотреть, сколько времени вам потребовалось для выполнения различных проектов. Это помогает делать более точные оценки и устанавливать более реалистичные сроки для ваших проектов, а также предотвращает трату времени впустую.
5. Используйте таймбоксинг
Когда нам нужно что-то сделать, мы не задумываемся о том, сколько времени уйдет на завершение проекта. Вместо этого мы думаем о том, сколько времени нам отведено на проект. Здесь вступает в действие закон Паркинсона. Если отведенное время для поставленной задачи превышает необходимое время, мы склонны откладывать задачу до последней минуты.
Чтобы этого не произошло, используйте таймбоксинг. Тайм-боксинг включает в себя размышления о том, сколько времени потребуется конкретному проекту для выполнения задачи, установить самостоятельный крайний срок (таймбокс) в соответствии с требуемым временем для задачи и придерживаться его это.
Допустим, у вас есть три дня, чтобы завершить проект. После оценки вы обнаружите, что это можно сделать в течение трех часов. Установите 3-часовой крайний срок для проекта и постарайтесь завершить его в установленные сроки. С таймбоксингом вы лучше понимаете, как и где вы используете свое время. Когда вы думаете о приближающемся крайнем сроке, вы вряд ли будете откладывать на потом.
6. Используйте технику помидора
Как таймбоксинг, вы можете используйте метод Pomodoro, чтобы стать более продуктивным и победить закон Паркинсона. Метод Pomodoro включает в себя короткие, но интенсивные рабочие сессии с короткими перерывами между ними.
При использовании метода Pomodoro вы думаете не о фактическом сроке выполнения задачи, а о 25 минутах, которые вы для себя установили. Это исключает возможность действия закона Паркинсона. Вот как вы можете использовать технику Помидора:
- Запишите список дел в порядке приоритета.
- Установите таймер на 25 минут.
- Начните работать над задачей с наивысшим приоритетом, пока не сработает таймер.
- Сделайте перерыв на 5 минут.
- Повторите четыре 25-минутных сеанса.
- Сделайте перерыв на 30 минут.
Хотя вы можете использовать таймер на своем телефоне или ноутбуке, существуют специальные приложения для техники Pomodoro что делает его намного проще и эффективнее.
Делайте больше за меньшее время
Вам не нужно начинать со всеми этими стратегиями с первого дня; Вы можете выбрать одно или два и выполнять их максимально эффективно. Хитрость заключается в том, чтобы осознать, как вы используете свое время, и не допустить, чтобы закон Паркинсона «расширял вашу работу».
Как только вы освоитесь, вы сможете включить больше этих стратегий в свою рутину. Но не останавливайтесь на достигнутом! Вы можете узнать о других способах повышения производительности и успевать больше за меньшее время.
