Важной, но часто упускаемой из виду проблемой, с которой сталкиваются удаленные работники, является эффективная работа в разных часовых поясах. Виртуальные компании часто нанимают сотрудников по всему миру. Хотя сотрудничество с мировыми профессионалами способствует карьерному росту, оно также требует от вас соблюдения напряженного графика. Скорее всего, вы не сможете работать в обычную смену с 9 до 5.
Координация с людьми в разных часовых поясах является сложной задачей. Чтобы помочь вам организовать свой рабочий день, мы поделимся восемью советами по эффективному сотрудничеству с зарубежными партнерами.
1. Сообщайте третьим лицам о своем местоположении с самого начала
Немедленно сообщите свой часовой пояс. Упомяните свое расписание и предпочтительные каналы связи, представляя себя, чтобы ваши коллеги знали, как с вами связаться. Кроме того, воспользуйтесь этим шансом, чтобы установить границы. Объясните редкие случаи, когда было бы приемлемо отправлять сообщения даже после того, как ваша смена закончилась.
Чтобы более эффективно сообщать о своем расписании, укажите его в своих онлайн-профилях. Ведь не все это запомнят. Указание рабочего времени в подписи электронной почты, профиле рабочего чата, учетной записи LinkedIn и профиле Google предотвратит недоразумения.
Просто не забывайте обновлять их по мере необходимости. Независимо от того, работаете ли вы в разные смены или уходите раньше, делиться изменениями в своем расписании — ваша обязанность.
2. Загрузите точный конвертер часовых поясов
Назначать встречи с удаленными командами сложно. Они не только следуют нескоординированному рабочему графику, но и забывают вычислять разницу часовых поясов. Организаторы собраний не могут просто предоставить одно и то же расписание в 24 часовых поясах.
Чтобы гарантировать, что все следуют одному и тому же расписанию, ваша команда должна использовать конвертеры часовых поясов. Доступно несколько вариантов. Вы даже можете интегрировать их с рабочими инструментами для всей команды, такими как системы управления проектами и приложения-календари.
3. Используйте военное время и указывайте часовые пояса при планировании планов
Заведите привычку использовать военное время и указывать часовые пояса при планировании встреч. Не оставляйте места для догадок. Вы даже можете включить напоминание получателям, чтобы они преобразовали указанное время в свои местные часовые пояса. Таким образом, никто не упускает из виду сокращения часовых поясов.
Чтобы избежать путаницы, используйте наиболее часто используемый часовой пояс в вашей команде. Допустим, вы из Нью-Йорка. Хотя было бы удобно использовать местный часовой пояс, ваши товарищи по команде из другого штата или страны могут столкнуться с частыми преобразованиями.
Что касается фрилансеров, следите за часовыми поясами, которые выгодны вашим клиентам. Внося коррективы с вашей стороны, вы будете выглядеть профессионально и любезно, и у ваших партнеров останется положительное впечатление о вас.
При бронировании встреч с удаленными работниками вы заметите, что много времени тратится впустую на ожидание подтверждения. Разница в часовых поясах затрудняет получение ответов в режиме реального времени. Если другие стороны живут на противоположной стороне мира, вы, скорее всего, не получите от них известий до следующего рабочего дня. Даже несколько писем взад-вперед могут занять неделю.
Для упрощения процесса используйте надежный инструмент планирования встреч. Широко используемые опции, такие как Календарь Google и Calendly, автоматически отображают доступные даты для всех вовлеченных сторон. Пользователи просто выбирают предпочтительные слоты. После того, как все выбрали дату, приложение подсчитает результаты, чтобы организатор мог решить, стоит ли проводить встречу.
5. Аутсорсинг или автоматизация определенных бизнес-процессов
Если вы часто меняете расписания для срочных, но повторяющихся задач, подумайте о том, чтобы вместо этого переложить их на ИИ. Освободите свое время для более сложных проектов. Автоматизированные системы могут справиться с такими утомительными задачами, как планирование встреч, запись времени, сортировка электронной почты и отслеживание проектов.
Для задач, которые ИИ не может автоматизировать, нанимайте фрилансеров. Ищите опытных, надежных профессионалов, которые могут заменить вас в нерабочее время. Но как только рабочая нагрузка вашей команды увеличится, попросите свой отдел кадров или руководителя нанять постоянного сотрудника.
6. Используйте организованную платформу управления проектами для своей команды
Несмотря на то, что процессы утверждения имеют решающее значение, они мешают выполнению задач. Даже просмотр коммерческих предложений или коммерческих предложений может привести к потере нескольких дней, если сторонам потребуется несколько часов, чтобы ответить.
Чтобы ускорить процесс, упростите отслеживание задач. Использовать программы для управления проектами как центральное место для проектов всей команды, где пользователи могут назначать, отмечать, отменять и утверждать задачи в своем собственном темпе. Здесь удаленные работники могут выполнять задачи, не отходя от платформы.
Изучите возможности вашего предполагаемого инструмента управления проектами. Если вы работаете в разных часовых поясах, мы предлагаем выбрать программу, которая уже поставляется с преобразователями часовых поясов, технологией обмена мгновенными сообщениями и планированием встреч.
7. Ознакомьтесь с праздниками, отмечаемыми в разных странах
Поскольку вы работаете с удаленными командами по всему миру, вам следует ознакомиться с праздниками, которые отмечаются в других странах. Религии и культуры имеют разные верования. Неуважительно преуменьшать значение главного праздника другой страны только потому, что вы не соблюдаете его.
Допустим, вы работаете с индийцами. Хотя День Благодарения является второстепенным праздником для большинства индийцев, они придают большое значение Дивали, празднику огней, отмечаемому примерно в октябре или ноябре. Было бы неблагоразумно давать ответственные задания в этот период.
Кроме того, следите за странами, которые соблюдают летнее время (DST). Люди, которые используют летнее время, переводят свои часы на час вперед в летнее время, чтобы сэкономить электроэнергию. Это не праздник. Однако это может вызвать путаницу при назначении встреч.
8. Попробуйте разные графики работы
Хотя удаленная работа обеспечивает гибкость во времени, она также сопряжена с неустойчивым графиком, который требует рутинных корректировок. Удаленные команды должны найти временные интервалы, удобные для всех. Скорее всего, вы будете работать в смены, которых не было в качестве офисного работника, поэтому подготовьте несколько смен. хитрости, чтобы не заснуть на работе.
Будьте открыты для различных графиков. Если вы работали в одну и ту же смену на протяжении всей своей карьеры, воспользуйтесь этим шансом, чтобы изменить свой распорядок дня. Например, вы можете заниматься домашними делами и тренироваться в начале дня. Кто знает? Возможно, вы обнаружите, что более эффективно и продуктивно работаете в нерабочее время.
Работайте эффективно в разных часовых поясах
Эффективная работа с зарубежными партнерами требует тщательного планирования. Человек на другом конце экрана не живет в том же часовом поясе, что и вы, поэтому не следует навязывать своевременные обращения и срочные запросы. Точно так же управляйте своей рабочей нагрузкой соответствующим образом. Перенесите трудоемкие и важные задачи, такие как организация встреч, сортировка электронной почты и создание объявлений, на системы искусственного интеллекта.
Если ваши ежедневные задачи связаны с управлением удаленной командой, рассмотрите возможность создания расписания для всей команды. Да, у людей разные предпочтения по сменам. Как бы вы ни хотели приспособиться к ним, ваши работники могут мало что сделать, если они редко работают по одному и тому же графику.
