Сотрудники настолько привыкли переключаться между рабочими приложениями, что выработали для этого долговременную мышечную память. Несмотря на удобство, эти инструменты помогают вам только до определенной степени.
Переключение вкладок занимает всего несколько секунд, но в сумме это может занять до нескольких часов в неделю, если вы запускаете несколько программ одновременно. И большинство работников даже не осознают, что тратят время впустую. Чтобы упростить ваш рабочий процесс, мы объясним опасность использования слишком большого количества офисных программ.
Что вызывает необходимость переключения между приложениями во время работы?
Технологии оптимизируют бизнес-процессы, автоматизация различных рабочих задач. Инструменты управления проектами организуют обязанности команды, трекеры времени отслеживают активность сотрудников, а инструменты планирования назначают встречи.
С учетом сказанного, программы по-прежнему не могут полностью заменить человеческие усилия. Чрезмерные инвестиции в автоматизацию, которые делают многие работодатели, вынуждают пользователей жонглировать несколькими приложениями. Продольное исследование, проведенное Окта, ООО. даже показывает, что 10% предприятий США используют более 199 программ для работы. Большинство людей не могут быстро обработать такое количество платформ.
6 негативных последствий переключения между слишком большим количеством рабочих приложений
Некоторые утверждают, что переключение между вкладками — это небольшая цена за автоматизацию и удобство. В конце концов, цифровые аборигены должны адаптироваться к изменениям. Хотя предприятия могут консолидировать только определенные функции, использование слишком большого количества рабочих приложений создает ряд недостатков для работников.
1. Переключение между платформами тратит время впустую
Компании инвестируют в рабочие инструменты, чтобы сэкономить время. Они надеются, что такие сотрудники, как вы, добьются большего, переложив часть своих повседневных задач. Да, офисные программы ускоряют рабочие процессы. Вы можете включить их в свою рутину и минимизировать рабочую нагрузку, но чрезмерная зависимость приведет к противоположному результату.
Частое переключение между несколькими приложениями отнимает слишком много времени. Вместо того, чтобы получать все трендовые платформы, определите какие рабочие приложения помогут справиться с худшими пожирателями времени на вашем рабочем месте. Посоветуйте своим руководителям ограничиться основными инструментами. Перекупка программного обеспечения только тратит впустую ресурсы компании и создает ненужную нагрузку на работников.
2. Хранение информации на нескольких платформах ставит под угрозу безопасность
Мониторинг активов играет решающую роль в кибербезопасности. Лучший способ предотвратить внешние и внутренние атаки — следить за пользователями, которые получают доступ, просматривают и редактируют файлы. Никто не может сказать, когда произойдет утечка данных. ИТ-менеджеры должны иметь круглосуточный доступ в режиме реального времени к любой части данных компании.
Однако использование нескольких программ затрудняет мониторинг. Отслеживание различных платформ требует огромных ресурсов, поэтому большинство компаний предпочитают вообще игнорировать низкоприоритетные приложения.
Обратите внимание, что такой подход ставит под угрозу общую систему безопасности предприятия. В настоящее время киберпреступники обладают навыками и технологическими ресурсами для неправомерного использования даже старой, устаревшей информации, позволяющей установить личность (PII). Не переносите файлы компании в какое-либо приложение, которое вы не можете регулярно отслеживать.
3. Переключение между приложениями мешает мыслить
Обработка новой информации мешает вам достичь состояния потока. Если вы переключаетесь между разными платформами несколько раз в день, вам будет сложно выполнять сложные задачи, требующие более чем нескольких минут концентрации.
Переключение вкладок требует минимальных усилий, но переход к другим задачам вызывает значительный когнитивный стресс. Сотрудники — это не машины, которые автоматически обрабатывают новую информацию. Отчет Psychreg.org показывает, что каналы кратковременной памяти могут хранить только около семи элементов в течение от 10 до 60 секунд.
Лучший подход — ограничить количество систем, которые вы используете для каждой задачи. Допустим, вы ведете блог. Вместо того, чтобы прыгать между платформами и вкладками для сбора информации во время написания, изучите и соберите наиболее важные моменты заранее.
4. Запуск слишком большого количества фоновых приложений вредит функциональности устройства
Запуск слишком большого количества фоновых процессов замедляет работу вашего устройства. Легкие приложения, такие как платформы для обмена мгновенными сообщениями и инструменты управления проектами, не потребляют много оперативной памяти. Однако одновременный запуск тяжелых систем, таких как фоторедакторы, конструкторы сайтов и приложения для видеоконференций, может привести к некоторой задержке.
Вы должны знать ограничения вашего устройства. Заблокируйте задачи, которые требуют приложений с большим объемом оперативной памяти, чтобы вы могли исключить некоторые фоновые процессы в этот период. Вы не только защитите свой гаджет, но и будете работать быстрее. Внешние сбои, такие как медленная загрузка страниц и зависшие экраны, мешают сосредоточиться, особенно если вы постоянно перезапускаете аварийные приложения.
5. Внедрение нескольких платформ для новых сотрудников требует времени
Обучение новых сотрудников одновременному изучению нескольких инструментов удлиняет процесс адаптации. Внедрение новых систем требует времени. Вам потребуется несколько недель повторений, чтобы эффективно включить различные инструменты в рабочий процесс.
Адаптация должна быть сосредоточена на акклиматизации. лучшие способы приветствовать новобранцев включает знакомство с командой, углубленное обучение и объяснение ресурсов. Но если ваш тренер тратит большую часть своего времени на обучение вас офисным инструментам, он может случайно пропустить эти действия.
6. Рабочим может показаться ошеломляющим помнить слишком много платформ
Переключение между вкладками — это одно, а освоение различных повседневных платформ — совсем другое. Не все инструменты созданы одинаково. Хотя вы можете быстро освоить платформы обмена сообщениями и приложения для создания заметок, использование платформ управления проектами, конструкторов сайтов и видеоредакторов, помимо других сложных ресурсов, требует серьезной подготовки.
Изучение слишком большого количества платформ истощает умственные способности. Если вы часами осваиваете офисные инструменты, у вас не останется ни энергии, ни умственных сил для основной работы, что снизит производительность.
Что вы можете сделать, чтобы свести к минимуму необходимость переключения между приложениями?
Если вы работаете не по найму, у вас будет больше контроля над рабочим процессом. Оценить инструменты, которые вы используете для автоматизации задач фриланса и посмотреть, какие из них хорошо интегрируются друг с другом. Большинство инструментов управления поддерживают сторонние приложения в той же экосистеме.
Кроме того, вам понадобится поддержка вашего руководителя, если вы работаете в частной компании. Попросите просмотреть отчеты о деятельности команды на предмет узких мест в рабочем процессе. Удалите лишние инструменты, проверьте, какие системы могут работать на одной лицензированной платформе, и попробуйте эффективные стратегии переноса файлов. Как только у вас появится веский аргумент, отправьте его в соответствующий отдел.
Избавьтесь от крошечных вредных привычек, которые мешают эффективности рабочего процесса
Хотя программы могут автоматизировать определенные задачи, внезапное использование нескольких вариантов снижает производительность рабочего процесса. Не перегружайте себя инструментами. Помимо переключения между различными приложениями, вы также потратите время на бессмысленные задачи, такие как загрузка новых страниц, запуск программ и перенос файлов.
Чтобы еще больше повысить свою производительность, продолжайте оценивать, какие крошечные вредные привычки вызывают узкие места в рабочем процессе. Мы предлагаем отслеживать вашу рабочую деятельность. Количественная оценка ваших задач поможет вам обнаружить тонкие, но опасные убийцы продуктивности, такие как прокрастинация, социальные сети и перфекционизм.