Составление списка дел — это эффективный способ повысить продуктивность, который поможет вам сосредоточить свое внимание на важных вещах. Тем не менее, вы можете дополнить это списком того, что не нужно делать, чтобы повысить свою продуктивность.
Ваш список того, что нельзя делать, должен состоять из малоценных задач и привычек, о которых вы редко думаете сознательно и которые тратят впустую ваше время и энергию. Составление этого списка и отказ от этих привычек освободит место для более полезных задач. Хотя ваш список дел, которые вы не должны делать, в конечном итоге зависит от вас, в этой статье будут рассмотрены некоторые распространенные примеры, которые помогут вам начать.
1. Проверка электронной почты весь день
Если вам не нравится оставлять непрочитанные или отвеченные сообщения, возможно, у вас есть привычка постоянно проверять электронную почту в течение рабочего дня. Проводить так много времени в папке «Входящие» может показаться продуктивной привычкой, но это не так, если только этого не требует ваша работа.
Одна из основных проблем с этой привычкой заключается в том, что она переводит вас в реактивный режим, поскольку вы позволяете своему почтовому ящику определять ваши задачи на день вместо того, чтобы расставлять приоритеты для своих собственных задач. Это отнимает время и внимание, которые вы должны инвестировать в более значимые занятия.
Тем не менее, вам следует подумать о том, чтобы более активно использовать свое время и почтовый ящик, группируя свою активность по электронной почте. Пакетная обработка задач включает в себя группировку похожих задач и работу над ними за один раз, например, проверку электронной почты и ответ на нее в определенное время дня, оставляя остальное время для продуктивных задач.
2. Многозадачность
Еще одна привычка, которая маскируется под продуктивность, — это многозадачность. Хотя это может показаться нелогичным, многозадачность или, точнее, переключение контекста, может быть трудоемким и неэффективным. Это связано с тем, что попытки выполнить несколько дел одновременно заставляют ваш мозг постоянно переключаться между задачами, что может утомлять и приводить к снижению эффективности и точности.
С другой стороны, однозадачность позволяет вам сосредоточиться на одной задаче и посвятить всю свою энергию ее выполнению. Это сводит к минимуму отвлекающие факторы, улучшает концентрацию и помогает выполнять отдельные задачи быстрее и с лучшим результатом.
3. Говорить «да» ненужным встречам
Следующая привычка, которую нужно добавить в список того, что нельзя делать, — это говорить «да» ненужным встречам. Принятие каждой встречи, которая встречается на вашем пути, быстро заполнит ваш график, и у вас останется мало времени для выполнения дел.
Во-первых, попытайтесь поставить под сомнение цель каждой встречи и выяснить, необходима ли она. Некоторые встречи можно заменить быстрыми звонками, электронными письмами или сообщениями в чате. Если встреча необходима, убедитесь, что у нее есть четкая повестка дня и сроки, и постарайтесь сделать ее как можно более краткой. Избирательность в отношении совещаний, на которые вы соглашаетесь, поможет высвободить время в течение дня и позволит вам сосредоточиться на более важных задачах.
Социальные сети — отличный инструмент для общения с коллегами и получения информации, но они также могут снижают вашу производительность, когда вы постоянно оказываетесь в бесконечных кроличьих норах новостные ленты. От этой привычки сложно избавиться, учитывая, что вы не всегда понимаете, что делаете это, пока не пройдет несколько часов.
К Преодолейте свою бездумную привычку прокручивать, вам нужно распознать и удалить то, что его вызывает. Некоторыми из распространенных виновников являются уведомления и чувство упущенной выгоды. Как только вы определите и устраните триггеры, вы сможете использовать инструменты, которые помогут минимизировать ваше время в приложениях для социальных сетей, таких как Экранное время, чтобы сократить использование iPhone или Режим фокусировки на Android.
5. Трата времени на рутинные/повторяющиеся задачи
Мирские задачи отнимают ценное время и ресурсы, которые вы могли бы использовать для других, более важных задач, и они являются следующей записью в нашем списке того, что нельзя делать. Эти задачи могут легко остаться незамеченными, но они быстро накапливаются и могут стать большой тратой времени. Некоторые примеры мирских задач включают ввод данных, запись видеовстреч, и ручное планирование публикаций в социальных сетях, и это лишь некоторые из них.
Есть несколько способов сократить количество времени, которое вы тратите на рутинные задачи, в том числе делегирование задач кому-то другому, аутсорсинг сторонней службе или использование инструменты автоматизации для решения повторяющихся задач. Одна или несколько из этих стратегий могут помочь вам сэкономить время и высвободить энергию для более важных задач.
6. Использование телефона в постели
Хотя это может звучать не так уж плохо, использование телефона в постели привычка к смартфону, которая может снизить вашу продуктивность. Использование смартфона первым делом утром или последним вечером может иметь несколько побочных эффектов.
Например, синий свет, излучаемый вашим телефоном, может нарушить выработку мелатонина — гормона, регулирующего циклы сна. Кроме того, просмотр новостей или социальных сетей первым делом с утра может создать негативный тон на весь оставшийся день.
Имея это в виду, необходимо создать в спальне зону, свободную от телефона. Это поможет улучшить качество сна и позволит начать день более продуктивно. Вы можете прибегнуть к другим занятиям, таким как чтение физической книги, ведение дневника перед сном и использование старомодного будильника, чтобы разбудить вас.
7. Неумение расставлять приоритеты в своих задачах
Хорошо иметь план на день, перечисляя свои задачи в списке дел, но если вы не расставите их по приоритетам, есть вероятность, что вы не доберетесь до самых важных вовремя. В идеале вы должны стремиться тратить свои самые продуктивные часы на самые сложные и важные задачи. Такой подход гарантирует, что вы получите максимальную отдачу от своего дня и не пропустите ни одного важного срока.
Один из лучших способов подготовьте свои списки дел, используя матрицу Эйзенхауэра. Эта простая схема поможет вам определить, каким задачам следует отдать приоритет в зависимости от их срочности и важности. Как только вы определили свои главные приоритеты, вы можете сначала сосредоточиться на их решении, а остальные ваши задачи могут последовать за ними.
Автоматизируйте малоценные задачи и избавьтесь от непродуктивных привычек, чтобы повысить производительность
Разработка персонализированного списка дел, которые нельзя делать, — это эффективная стратегия, которая поможет вам сосредоточиться на самых важных задачах и повысить производительность.
Делегируя, отдавая на аутсорсинг или автоматизируя маловажные задачи и избавляясь от непродуктивных привычек, вы можете освободить больше места для наиболее важных для вас вещей и максимально эффективно использовать свой день. Вы можете использовать этот список в качестве вдохновения, чтобы создать свой список того, что нельзя делать, и начать удалять пожиратели времени из своей повседневной жизни.