По мере того, как вы принимаете сегодняшнюю виртуальную рабочую среду и оцифрованные процессы, важно подумать о том, как лучше всего управлять документацией на вашем рабочем месте. Эффективная стратегия цифровой документации имеет решающее значение для поддержания сплоченности рабочей силы. Это становится более актуальным, когда у вас есть географически рассредоточенные команды, как это часто бывает с удаленными сотрудниками.
Ваши сотрудники больше не могут полагаться на картотеки и бумажную документацию для доступа и отслеживания информации о рабочем месте. В этой статье будут рассмотрены передовые методы и инструменты для эффективной цифровой документации на удаленном рабочем месте.
1. Пишите лаконично
Читатели ценят краткий текст, особенно на удаленном рабочем месте, где люди не могут просто подойти и попросить разъяснений. Это означает, что очень важно правильно организовать свои мысли и быть как можно более ясным в вашей документации. При написании рабочих документов избегайте избыточных фраз, длинных предложений и ненужного жаргона.
Используйте маркированные списки, чтобы выделить ключевую информацию и разделить большие фрагменты текста на абзацы. Это особенно полезно, когда вы хотите передать большие объемы информации, так как текст разбивается на удобоваримые фрагменты и упрощается просмотр. Кроме того, вы также хотите использовать слова, которые поймут все на вашем рабочем месте, независимо от технических знаний. Наконец, всегда самостоятельно редактировать свою работу, чтобы улучшить свое письмо перед отправкой; дополнительная пара глаз также может помочь обнаружить любые ошибки.
2. Храните цифровые документы в централизованном месте
Легкий доступ к рабочим документам имеет решающее значение для удаленной рабочей силы. Никто не хочет тратить время на поиск важной информации в сообщениях Slack или старых электронных письмах. Ты можешь настроить внутреннюю вики или используйте программное обеспечение базы знаний, чтобы преодолеть эту проблему. Внутренняя вики представляет собой централизованный репозиторий с возможностью поиска для всей вашей рабочей документации, включая политики компании, заметки о встречах, практические руководства и документы по адаптации, и это лишь некоторые из них.
Внутренние вики-инструменты, такие как Теттра позволяет создавать, редактировать и хранить документы в одном месте и делиться ими со своей командой всего несколькими щелчками мыши. В качестве альтернативы, если ваша организация постоянно взаимодействует с клиентами — и вы хотели бы хранить внутреннюю и внешнюю документацию в одном месте — инструмент базы знаний нравиться Документ360 может быть лучшим решением. База знаний — это онлайн-библиотека внутренних документов и ресурсов поддержки клиентов, таких как часто задаваемые вопросы, руководства пользователя и информация о продуктах.
3. Применение политик контроля доступа
Хотя центральный репозиторий документов на рабочем месте имеет важное значение, вы также хотите управлять тем, кто может получать доступ к документам и вносить в них изменения. У вас могут быть определенные документы, относящиеся только к определенным отделам, или конфиденциальные файлы, к которым имеют доступ только администраторы. Это помогает поддерживать безопасность документов и предотвращать случайные или несанкционированные изменения. Итак, выбирая инструмент документирования рабочего места, выберите тот, который поддерживает эту функцию, и настройте параметры контроля доступа в соответствии с потребностями вашей организации.
Например, Document360 предоставляет несколько учетных записей, которые позволяют вам определять уровень доступа каждого пользователя к вашей документации. Tettra также включает систему разрешений, которая позволяет вам контролировать, кто может редактировать, просматривать или публиковать определенные документы.
4. Соблюдайте рекомендации по безопасности в Интернете
Применение политик контроля доступа помогает, но этого недостаточно для защиты документов на рабочем месте от угроз безопасности. По мере того, как все больше и больше компаний переходят в онлайн, киберпреступность растет, поэтому вам необходимо принять дополнительные меры предосторожности, чтобы защитить вашу цифровую документацию от хакеров.
Чтобы создать эффективную стратегию цифровой документации с учетом безопасности, вы должны избегать ошибки безопасности удаленной работы Например, использование личных устройств для выполнения рабочих задач, совместное использование паролей и игнорирование установки обновлений безопасности. Кроме того, помимо создания надежных паролей, вы должны регулярно их менять, чтобы снизить риск взлома. Кроме того, вы также можете зашифровать свои рабочие документы, чтобы добавить дополнительный уровень защиты. И, наконец, не забывайте использовать VPN, чтобы ваши данные были в безопасности, особенно при работе в общедоступной сети Wi-Fi.
5. Сохраняйте резервные копии
Несмотря на все ваши усилия, всегда есть шанс, что ваши рабочие документы могут быть потеряны или повреждены. Хотя использование инструментов базы знаний в качестве основного решения для хранения помогает снизить риск потери данных, вы все равно хотите сохранять резервные копии на случай, если что-то пойдет не так. Это связано с тем, что эти решения также могут столкнуться с техническими проблемами, не зависящими от вас, что, по крайней мере, означает, что у вас не будет доступа к вашим документам в течение этого периода.
Чтобы быть в безопасности, вы можете рассмотреть дополнительные решения для резервного копирования, такие как Google Диск и локальные устройства хранения. Конечно, вам не нужно отслеживать несколько копий одного и того же документа, поэтому разработайте четкую стратегию резервного копирования, прежде чем использовать какие-либо инструменты документации на рабочем месте. Таким образом, вы можете быть уверены, что ваши документы всегда будут доступны, когда они вам понадобятся.
6. Оцифруйте бумажные документы
Если вы все еще полагаетесь на бумажную документацию, сейчас самое время перейти на цифровые копии или, по крайней мере, создать цифровые копии. Это не только упрощает управление большими объемами файлов, но также повышает доступность, совместную работу и безопасность.
Вы можете использовать сканер для оцифровки бумажных документов. Когда у вас есть цифровые копии ваших документов, вы можете загрузить их в выбранный вами инструмент документирования на рабочем месте для быстрого доступа и совместной работы.
7. Используйте четкую индексацию для быстрой идентификации
Если у вас много документов, уследить за ними может быть сложно. Вот почему важно использовать четкую систему индексации документов на рабочем месте. Таким образом, вы можете легко найти нужные файлы, когда они вам понадобятся. Есть несколько разных способов проиндексировать ваши документы; например, вы можете начать с классификации их по типу, дате или проекту. Это облегчит поиск конкретных документов, когда они вам понадобятся.
Другой вариант — использовать ключевые слова для индексации документов на рабочем месте. Это может быть особенно полезно, если у вас много файлов и вам нужно быстро найти их. Какую бы систему индексации вы ни использовали, убедитесь, что она непротиворечива и понятна.
Вашим удаленным командам нужна умная стратегия документирования
Документация удаленного рабочего места необходима для бесперебойной работы вашей организации. Создав эффективную стратегию цифровой документации, вы можете гарантировать, что ваши команды смогут быстро получить доступ к необходимой им информации и оставаться продуктивными.
