В большинстве рабочих сред процессы вашего рабочего процесса обычно уже готовы, чтобы вы могли им следовать. Однако как фрилансеру вам придется разработать и реализовать это самостоятельно. Поначалу это может пугать, но после некоторых экспериментов гибкость в выборе собственной документации по рабочему процессу может дать дополнительные возможности.
Зачем документировать рабочий процесс?
Подождите — если никто не заставляет вас документировать свой рабочий процесс, зачем беспокоиться? Разве это не то, что означает «быть самому себе начальником»?
Это правда: как фрилансер вы можете решить ничего не документировать, если не хотите. Но документирование ваш рабочий процесс может помочь вам планировать время, поддерживать лучшие отношения с клиентами и выставлять счета за вашу работу.
Вы можете попробовать какое-то время обходиться без документирования. Но по мере того, как ваша карьера фрилансера продолжается, вы, вероятно, обнаружите, что документируете все больше и больше. Это может быть долгим и болезненным процессом. Потратить некоторое время на изложение вашей документации, безусловно, будет проще и мягче.
Представление вашего рабочего процесса
Документирование вашего рабочего процесса может показаться довольно абстрактным и запутанным, если вы к этому не привыкли. Кроме того, он может выглядеть совершенно по-разному в зависимости от того, какую работу вы выполняете. Вы можете подумать о том, чтобы следовать этой статье, используя проект, который вы уже завершили. Это может помочь вам понять, как проект распадается.
1. Разбейте свою задачу
Первый шаг — разбить задачу на части. Для писателя или редактора это может быть набросок книги или статьи. Если вы художник, это могут быть разные плоскости или компоненты конечного произведения. Что бы вы ни делали, задача обычно должна разбиваться на поддающиеся количественной оценке шаги, которые вместе создают окончательный проект.
Разбивка задачи на части важна по ряду причин. Во-первых, он сформирует основные движущиеся части документации вашего рабочего процесса. Кроме того, это может помочь вам психологически. Даже если вы не очень хорошо документируете, разбивка задачи на части может помочь большому проекту чувствовать себя более управляемым.
2. Создайте контрольный список и визуальную блок-схему
После того, как вы разбили свою задачу, превратите каждую из частей в пункт контрольного списка. Подобно разбивке вашей задачи, создание контрольного списка служит двум целям: помогает вам отслеживать собственный прогресс и помогает вам сообщать о нем клиентам. Вам также может быть полезно превратить контрольный список в наглядную блок-схему.
Это особенно удобно, если ваш проект состоит из нескольких шагов. Например, если вы редактируете книгу, каждую главу может потребоваться обрисовать в общих чертах, начертить, процитировать и отредактировать. Детализация чего-то подобного в контрольном списке на бумаге была бы грязной, особенно если вы работаете с несколькими задачами одновременно, или задачи могут перемещаться вперед и назад по шагам.
Решение, которое вы используете для такой установки, может зависеть от того, насколько вы автономны. Если вы работаете более или менее в вакууме (как это делают некоторые фрилансеры), ваша визуальная блок-схема может представлять собой стикеры на доске. Если вы тесно сотрудничаете со своим клиентом или с другими подрядчиками, вы можете использовать общедоступную платформу рабочего процесса, такую как Trello.
3. Определите цели и задачи
Этот шаг может показаться немного ненужным. Зачем вам цели и задачи, если у вас уже есть чек-лист?
Даже имея чек-лист, вы не сможете сделать весь проект сразу. Вам по-прежнему нужно решить, какую часть проекта вы хотите выполнить за день, неделю или просто между встречами с клиентами.
Возвращаясь к примеру с книгой, хотите ли вы наметить все главы до того, как какая-либо из глав будет начерчена? Вы хотите начать черновик одной главы, когда предыдущая глава еще не отредактирована? Это вопросы, на которые можете ответить только вы. Тем не менее, ответив на них заранее, вы сможете оставаться организованным.
Еще раз повторюсь, наличие четких целей и задач может не только держать вас на вершине вашего проекта, но и помогать вам. общаться с вашим клиентом о том, как продвигается проект, и как вы ожидаете, что это произойдет вдоль.
4. Бюджет и отслеживание времени
Когда вы определились со своими целями и задачами, пришло время начать планировать свое время.
Сколько времени у вас есть, чтобы завершить весь проект? Сколько времени у вас есть, чтобы посвятить этому проекту в течение этого периода времени? Сколько из этого времени нужно будет выделить для каждой цели? У вас есть все время мира, или вам нужно расставить приоритеты и, возможно, обойтись без некоторых дополнений уложиться в сроки?
Если вам платят по часам, вы, естественно, будете отслеживать свое время. Просто не забудьте отметить, сколько времени ушло на каждый шаг проекта. Таким образом, вы будете иметь лучшее представление о том, сколько времени вам потребуется, как для продвижения этого проекта, так и при планировании времени для будущих проектов.
Если вам платят за проект или результат, как это делают некоторые фрилансеры, может возникнуть соблазн вообще не отслеживать время. Однако, опять же, понимание того, как вы используете свое время, может помочь вам стать лучшим и более эффективным фрилансером. Поэтому подумайте о том, чтобы отслеживать и планировать свое время, даже если вас никто не заставляет.
Обзор, мониторинг и оптимизация
В рамках отдельных проектов и после каждого проекта найдите время, чтобы подумать о документации вашего рабочего процесса. Были ли вещи, которые вы ломали дальше по ходу дела? Некоторые задачи заняли у вас больше или меньше времени, чем вы ожидали? Были ли ваши цели слишком большими, чтобы быть реалистичными, или слишком маленькими, чтобы быть полезными?
Выполнение такой работы во время проекта может помочь вам работать максимально эффективно в оставшейся части проекта. Выполнение такой работы между проектами может помочь вам предоставлять более точные расценки будущим клиентам, а также планировать собственное время управляемым и эффективным способом.
Вы стоите работы
Большинство клиентов явно не запрашивают документацию по рабочему процессу. Может быть легко получить «туннельное зрение фрилансера», которое является принуждением не делать ничего сверх того, что явно требует клиент. Но выполнение дополнительной работы по точной настройке расписания может помочь вам стать более эффективным фрилансером. И это хорошо для всех.