Excel долгое время считался лучшим инструментом для аналитиков данных. Но использование Excel не ограничивается людьми, которые регулярно работают с данными. Для непрофессионала существует множество способов использования Excel, которые могут облегчить ваши повседневные рабочие обязанности. Вы можете делать все, от поддержания посещаемости в офисе/школе до составления сложных бюджетов для управления ежемесячными расходами в Excel.
Гибкость, многогранность использования и простые в использовании функции Excel делают его одним из наиболее предпочтительных приложений. Если вы обычный пользователь Excel, вот несколько способов использовать приложение в некоторых связанных областях.
1. Управление информацией
Excel широко используется в бизнес-среде, особенно при управлении распространенными структурами. От использования его для создания отчетов о продажах до подготовки средств отслеживания запасов — в Excel есть всего понемногу. Вот некоторые вещи, которые вы можете использовать в области управления информацией:
- Трекер продаж: Excel доказал свою ценность в секторе управления цепочками поставок. Поскольку он может хранить несколько строк данных, это предпочтительный выбор для предприятий и организаций, занимающихся продуктами и услугами. Всякий раз, когда вы отслеживаете запасы, вы можете создавать множество сводок и функций для отслеживания различных уровней продукта. Таким образом, вы никогда не ошибетесь в управлении запасами и будете в курсе своих заказов и повторных заказов. Для достижения наилучших результатов вы можете создать автоматизированную форму ввода данных в Excel чтобы облегчить ваши проблемы с управлением данными.
- Трекеры посещаемости: Как компания, ориентированная на сотрудников, вы можете использовать Excel, чтобы отслеживать отчетное время ваших сотрудников, управлять их посещаемостью и создавать сложные информационные панели, чтобы следить за их обычным графиком работы. Каждый элемент связан с более обширной информационной панелью, на которой вы можете получить сводную информацию о местонахождении ваших сотрудников.
- Отчет об эффективности: Представьте, что вам нужно ежемесячно рассчитывать показатели производительности ваших сотрудников и ключевые показатели (KPI). Excel предлагает все: от управления важными записями до получения всего за один раз. Работайте со сложными информационными панелями, применяйте различные формулы и используйте их многогранные функции VBA для автоматизации своей обычной работы.
2. Тайм-менеджмент
Знаете ли вы, что можете использовать листы Excel для создания трекеров производительности и времени? Да, вы правильно прочитали; Excel обладает огромным неиспользованным потенциалом для использования функций, управляемых временем, для выполнения различных задач, зависящих от даты и времени. Некоторые распространенные способы использования Excel для управления временем включают в себя:
- Ежедневники
- Рота проекта
- Трекеры дорожных карт для управления графиками обучения процессам
Список не является исчерпывающим; существует множество других способов использования Excel для управления временем. Чтобы поднять ситуацию на новый уровень, вы даже можете создать Pomodoro Tracker в Excel, чтобы сосредоточиться на своих задачах.
3. Планирование целей и отслеживание прогресса
Планирование целей является важной задачей в любой области управления проектами. Например, вы можете создавать сложные инструменты для отслеживания времени, такие как диаграммы Ганта и другие ориентированные на задачи таблицы целей, чтобы повысить производительность в Excel.
Создавая и определяя вехи, вы можете относительно легко отслеживать прогресс в достижении своих целей и отображать прогресс по каждому аспекту. Вы можете автоматизировать некоторые задачи, чтобы отслеживать свой прогресс, пока другие соавторы добавляют свой прогресс в общую книгу.
4. Управление бюджетом и отслеживание финансов
Excel — друг каждого бухгалтера; когда вам нужно создать подробные ежемесячные трекеры расходов для вашей организации, вы можете использовать различные встроенные бухгалтерские и математические функции для отслеживания ваших финансов, бюджетов и Счета. Организации и предприятия различных форм, размеров и форм используют Excel в сочетании с другими бухгалтерскими и финансовыми инструментами для улучшения своих стандартов бухгалтерского учета.
Вы можете создавать подробные бухгалтерские и финансовые задачи, чтобы улучшить отчетность. Фактически, с помощью сводок, условного форматирования и формул вы можете создавать встроенные оповещения в Excel, чтобы выделять важные аспекты, относящиеся к вашему бизнесу.
5. Анализ данных
Анализ данных — неотъемлемая часть каждой организации, и многие аналитики данных по-прежнему отдают предпочтение Excel для выполнения задач, связанных с данными. Вы можете делать все, от создания сложных отчетов о производительности до расчетов гипотез на основе анализа в Excel. Функциональность и универсальность Excel в сочетании с другими системами и инструментами анализа данных имеют приоритет перед любой другой системой отслеживания на рынке.
Он интегрируется с несколькими программами, и вы можете хранить бесконечные ряды данных на листах. Ты можешь объединить несколько книг Excel с Python и другие языки программирования, не пошевелив пальцем.
6. Визуализация данных
Предприятия и предприятия полагаются на данные, чтобы подпитывать свои идеи. Эти идеи полезны, когда вам нужно принимать хорошо обоснованные решения, чтобы предсказать будущее.
Каков наилучший способ получения информации? Это просто; вы визуализируете данные, чтобы люди могли быстро понять, что вы пытаетесь им сказать. Создайте несколько графиков или загрузите эти листы данных в программное обеспечение для визуализации, такое как Tableau и PowerBI, чтобы воплотить свои данные в жизнь.
Универсальность Excel выходит на первый план, поскольку вы можете создавать сложные графики и визуализации в приложении, не переходя на другие платформы. Тем не менее, полезно знать, что доступны варианты внешней интеграции, если вам когда-нибудь понадобится пойти по этому пути.
7. Управление расходами
Домохозяйки и домовладельцы используют Excel для отслеживания своих ежедневных расходов. Представьте, что у вас есть простой лист, на котором собраны все ваши ежемесячные доходы и все возможные ежеминутные расходы, от крупных расходов до мелких расходов.
Добавьте формулы для автоматического расчета остаточных доходов и расходов за месяц. Хотя вам не нужно создавать сложные трекеры для себя, вы всегда можете работать с простыми трекерами для управления своими доходами и ежемесячными расходами. Если вы поклонник бумажных трекеров расходов, вы даже можете использовать бесплатные печатные трекеры расходов, которые помогут вам оставаться в рамках бюджета.
8. Быстрые расчеты
Excel стал незаменимым инструментом для людей, которые хотят выполнять различные вычисления. Представьте, что вы хотите рассчитать свой следующий взнос по ипотеке, но вместо того, чтобы использовать ручку и бумагу для выполнения расчетов, вы можете быстро создать рабочую книгу Excel и начать делать оценки.
Excel, как приложение, удобен и весьма полезен для выполнения быстрых вычислений, поскольку в нем есть множество функциональных формул, которые помогут вам начать работу.
Использование Excel в повседневной жизни
Excel — чудесный язык, и вы можете извлечь из него максимум пользы, особенно если освоите различные функции, формулы и процедуры. Однако, чтобы убедиться, что вы используете его правильно, вам нужно изучить его у экспертов. На некоторых известных платформах, включая Udemy и некоторые другие, доступно множество бесплатных и платных курсов. Вы можете выбрать курс, который соответствует вашим требованиям к обучению.
