Microsoft Outlook — всеми любимый почтовый клиент. Он прост в использовании и содержит множество функций, повышающих производительность, которые регулярно используются в корпоративных условиях. Вы часто повторяете действия в течение дня в Outlook.
К счастью, Microsoft включила отличную функцию повышения производительности под названием Quick Steps, которая помогает автоматизировать ряд шагов. Читайте дальше, пока мы рассказываем, что такое Quick Steps и как вы можете максимально эффективно использовать их, чтобы повысить продуктивность работы в Outlook.
Что такое быстрые шаги в Microsoft Outlook?
Quick Steps — это простая в использовании функция повышения производительности, доступная в Outlook 2013 и более поздних версиях. Это позволяет быстро автоматизировать серию повторяющихся действий. Дополнительным преимуществом автоматизации этих задач является упрощение управления несколькими почтовыми ящиками одновременно, а также ежедневная экономия драгоценного времени.
Вы можете использовать Quick Steps для различных сценариев. Повседневный вариант использования может автоматически перемещать электронную почту в определенную папку, одновременно
пересылка письма коллеге и отметить его как важный всего одним щелчком мыши.По умолчанию Microsoft Outlook предоставляет вам некоторые часто используемые быстрые действия. Вы можете использовать их как есть или настроить быстрые шаги по умолчанию в соответствии с вашими потребностями. Если этого недостаточно, вы можете создать собственный быстрый шаг, чтобы улучшить свой рутинный рабочий процесс.
Использование быстрых шагов по умолчанию в Microsoft Outlook
В Microsoft Outlook вы можете легко использовать быстрые действия по умолчанию на лету. В Outlook (как часть Office 365) есть четыре предопределенных быстрых шага: Переместить, Кому, Команде, Электронная почта команды, и Ответить и удалить.
Вам нужно будет настроить их с правильными адресами электронной почты получателей и предпочтительными папками, прежде чем вы сможете использовать их в первый раз. Чтобы использовать Перейти к Быстрый шаг, выполните следующие действия:
- Из Дом вкладка, нажмите на Перейти к из Быстрые шаги раздел.
- в Первая настройка диалоговом окне выберите папку, в которую вы хотите переместить электронные письма, и при необходимости переименуйте Quick Step.
- Нажмите на Сохранять, и вы готовы быстро перемещать электронные письма.
- Выберите электронное письмо, которое вы хотите переместить в другую папку, и нажмите на сохраненный Quick Step из Дом вкладка Outlook напрямую переместит электронное письмо в настроенную папку.
Аналогичным образом можно настроить другие быстрые действия по умолчанию. Вам также может быть интересно узнать как архивировать ваши электронные письма в Microsoft Outlook на вашем компьютере.
Как создать настраиваемый быстрый шаг в Microsoft Outlook
Если вы обнаружите, что быстрые шаги по умолчанию не подходят для вашего рабочего процесса, вы можете легко создать собственный быстрый шаг. Это может быть простое действие, такое как удаление или пересылка электронной почты, или серия действий, например, пересылка электронной почты коллеге с последующим перемещением ее в специальную папку.
После настройки вы можете автоматизировать эти строгие задачи всего одним щелчком мыши. В этом примере мы собираемся создать настраиваемый быстрый шаг в Microsoft Outlook, который:
- Перемещает письмо в другую папку
- Отмечает письмо как непрочитанное
- Пересылает письмо коллеге
- Отмечает письмо как важное
Вот как мы это настроим:
- Выберите Создавать новое вариант из Быстрые шаги группа вкладок под Дом.
- Дайте вашему Quick Step имя под Имя поле (назовем его Демо).
- Из раскрывающегося списка под Действия раздел, сначала выберите Переместить в папку и выберет папку назначения.
- Нажмите на Добавить действие кнопку и выберите Отметить как непрочитанное.
- Еще раз нажмите Добавить действие настроить переадресацию электронной почты и выбрать Вперед.
- в К… поле введите адрес электронной почты, на который вы хотите переслать электронное письмо, или выберите его из адресной книги.
- Наконец, мы нажмем на Добавить действие чтобы включить статус флага.
- При желании вы также можете настроить Быстрая клавиша из выпадающего списка.
- Когда будете готовы, нажмите Заканчивать.
- Вы можете использовать свой пользовательский Quick Step из Быстрые шаги раздел или настроенное сочетание клавиш.
Microsoft Outlook как никогда продуктивен
Quick Steps в Microsoft Outlook — свидетельство репутации Outlook как профессионального почтового клиента, упрощающего рутинную работу. Если вы когда-нибудь задумывались о переходе с Microsoft Outlook, возможно, вас приятно удивят возможности других почтовых клиентов.