Вы, вероятно, ежедневно открываете Outlook и используете некоторые из его отличных функций, таких как флаги, категоризация и архивирование. Хотя эти функции уже упрощают управление вашей электронной почтой, существуют и другие доступные инструменты Outlook, которые могут вывести вашу организацию электронной почты на новый уровень.
В этом посте мы расскажем вам семь продвинутых советов и приемов Outlook, которые вы, возможно, захотите проверить, когда в следующий раз откроете свой почтовый ящик.
1. Отвечайте на повторяющиеся электронные письма с помощью быстрых частей
Вы ловите себя на том, что печатаете одно и то же содержимое электронной почты снова и снова? Вероятно, ваши коллеги по работе часто задают один и тот же вопрос, или вы каждый месяц делаете одно и то же объявление. В этом случае Quick Parts станет вашим лучшим другом.
Коллекция повторно используемых фрагментов контента Quick Parts — одна из лучших способы ускорить рабочий процесс в Outlook. Вы можете получить доступ к этой функции из Вставлять каждый раз, когда вы отвечаете на электронное письмо (или создаете новое).
Чтобы добавить новый фрагмент в Quick Parts, просто откройте новое электронное письмо, введите свое сообщение или фразу и выделите текст. Затем перейдите к Вставка > Быстрые детали > Сохранить выделение в галерее быстрых деталей. Вы можете начать использовать этот фрагмент, когда захотите.
2. Повторное использование частых сообщений с шаблоном электронной почты
Подобно экспресс-блокам, шаблоны электронной почты в Outlook помогают сэкономить время за счет повторного использования ранее составленных сообщений. Вам больше не нужно вводить одно и то же электронное письмо снова, так как вам просто нужно открыть готовый шаблон электронного письма. Его преимущество перед Quick Parts заключается в том, что вы можете заполнить тему и получателей, а не только тело.
Чтобы создать шаблон электронной почты, просто создайте новое электронное письмо и введите свое сообщение. Вы можете оставить получателей и строки темы пустыми. Затем перейдите к Файл > Сохранить как. Сохраните письмо как Шаблон Outlook в папке по умолчанию.
Чтобы использовать шаблон, нажмите Новые предметы от твоего Дом вкладка Выбирать Дополнительные элементы > Выбрать форму, и измените Заглянуть поле до UШаблоны ser в файловой системе. Там вы можете выбрать шаблон электронной почты, который вы ранее создали.
3. Упростите частые действия с помощью быстрых шагов
Быстрые шаги предназначены для людей, которые постоянно выполняют одну и ту же серию действий с полученными электронными письмами. Например, когда вы получаете срочное электронное письмо от коллеги в нерабочее время, вы отмечаете его, меняете статус на высокую важность, а затем отправляете ответ со словами: «Я свяжусь с вами завтра».
Это может быть слишком утомительно, если вы не любите тратить более 30 секунд на просмотр подобных писем. Таким образом, вместо того, чтобы выполнять описанные выше шаги вручную, вы можете просто автоматизировать свои действия с помощью Quick Steps.
Вы можете легко найти эту функцию на Дом вкладку вашего приложения Outlook. Здесь уже доступны быстрые шаги по умолчанию, такие как "Сделанный", который помечает электронное письмо как завершенное, перемещает его в папку и помечает как прочитанное. "Менеджеру", который перенаправляет электронное письмо вашему менеджеру; и "Ответить и удалить", который отправляет ответ и удаляет исходное сообщение. Однако вы также можете настроить свою собственную серию действий.
4. Создайте правила для лучшего управления электронной почтой
Правила чем-то похожи на Quick Steps, так как они также позволяют обрабатывать входящие (и исходящие) электронные письма определенным образом. Например, Правила могут перемещать электронные письма из John Doe в папку «Архив» и помечать их как прочитанные. Вы также можете использовать правила для автоматически копия или скрытая копия в Outlook.
Однако, в отличие от Быстрых шагов, где вам нужно выбрать определенный Быстрый шаг, прежде чем его можно будет применить к сообщению, Правила являются автоматическими. Как только вы получите электронное письмо, соответствующее условиям, установленным вами в правиле, выбранные вами действия будут применены автоматически. Это делает организацию вашего почтового ящика намного менее стрессовой. Вы можете создать собственное правило, перейдя к Главная > Правило > Создать правило.
5. Отправляйте автоматические ответы об отсутствии на работе, пока вас нет
Если вы не супер-трудоголик и не боитесь что-то упустить, вам, вероятно, не нравится проверять электронную почту, пока вы в отпуске. Однако вам также не нравится оставлять своих коллег по работе и клиентов в зависании. Вот почему важно установить автоматические ответы, пока вы не вернетесь в рабочий режим.
Автоматические ответы — это именно то, что следует из названия. Когда он включен на определенный период времени, люди, отправляющие вам электронные письма в течение этого периода времени, автоматически получат ответ с сообщением, которое вы составили в настройках автоматических ответов. Чтобы создать его, перейдите к Файл > Информация > Автоматические ответы.
6. Удобная сортировка в папке «Входящие» с помощью Clean Up
Последнее, что вы хотите видеть после возвращения из отпуска, — это почтовый ящик, полный сотен ненужных писем. Хотя вы не можете предотвратить это, есть один способ, которым вы можете сделать Outlook менее отвлекающим: функция очистки.
Это удаляет лишние сообщения из веток электронной почты, поэтому вы можете читать меньше сообщений, но при этом понимать всю беседу. Например, вы и Клэр получили электронное письмо от Луи. Клэр ответила и включила исходное сообщение Луи в свой ответ. Затем Clean Up удалит электронное письмо Луи, потому что его содержимое уже можно найти в ответе Клэр.
Если вы беспокоитесь, что эта функция может удалить важные электронные письма, вы всегда можете перейти в папку «Удаленные», куда перемещаются повторяющиеся сообщения. Чтобы использовать Clean Up, перейдите на Дом вкладку и нажмите Очистить в Удалить раздел.
7. Используйте условное форматирование для выделения важных сообщений
Если вы тот, кто получает сотни электронных писем в день, легко потерять самые важные из них, например, от вашего босса или вашего клиента. Здесь в игру вступает условное форматирование.
Эта функция Outlook позволяет настраивать определенные электронные письма, чтобы они всплывали из папки «Входящие». Например, вы можете создать условный формат, чтобы изменить шрифт электронных писем вашего босса на Comic Sans. Вы также можете сделать так, чтобы любые сообщения со словом «Встреча» в строке темы приобретали яркий розовый оттенок. Вы можете найти настройки условного форматирования в Вид > Настройки просмотра.
Станьте Microsoft Outlook Pro с этими советами и рекомендациями
Эти семь продвинутых советов и приемов едва касаются поверхности функций Outlook. Чем больше вы пользуетесь приложением, тем больше вы наверняка будете открывать для себя новые и полезные функции, которые помогут улучшить управление электронной почтой.