Финансы могут быть пугающими. И когда вы думаете об электронных таблицах, на ум могут прийти два слова: формулы и функции. Но благодаря Google Sheets отслеживание ваших расходов не должно быть проблемой. Вам также не нужно инвестировать в другое программное обеспечение.
Итак, как вы можете создать собственный трекер расходов без обучения, которое приходит с освоением электронных таблиц? Читайте пошаговые инструкции.
Какие столбцы включить в трекер расходов Google Sheets
Отслеживание ваших расходов может показаться сложным, если вы никогда раньше этого не делали, но простота поможет вам начать работу. Начните с трех простых столбцов — четырех, если вы хотите добавить дату к своим транзакциям, — и при необходимости создайте более подробную таблицу позже.
Начнем с трех столбцов: «Место», «Категория» и «Сумма».
- Место— это магазин, в который вы ходили.
- Категория— это тип товаров, которые вы купили.
- Количество— это общая сумма, которую вы заплатили в этой транзакции.
Используя эти три столбца, вы можете увидеть, сколько вы тратите в рамках категории, а также найти закономерности в магазинах, которые вы посещаете.
Заманчиво получить более подробную информацию и отслеживать отдельные элементы, но это добавит много времени процессу, и вы можете потерять интерес. Если вы часто забываете, что купили в магазине, добавьте колонку для быстрых общих заметок или просто сохраняйте чеки.
Как создать раскрывающееся меню с цветовой кодировкой для ваших категорий расходов в Google Sheets
Вы можете создать выпадающее меню использование проверки данных в Google Sheets. Это отличное решение для отслеживания расходов, поскольку позволяет быстро выбрать категорию в пару кликов, а не вводить ее каждый раз вручную. Вы можете сделать это, выполнив следующие действия:
- Щелкните ячейку под Категория.
- Перейти к Данные меню в верхней части экрана.
- Выбирать Валидация данных из списка.
- В Критерии, выбирать Список предметов.
- Введите названия категорий в поле, разделяя их запятой.
- Ударять Сохранять.
После сохранения вы увидите стрелку раскрывающегося списка в ячейке. Держите ячейку выделенной — теперь пришло время использовать условное форматирование в Google Sheetsдля цветового кодирования ваших категорий. Для этого:
- Идти к Формат в верхнем меню.
- Выбирать Условное форматирование из списка — после этого появится боковая панель.
- Под Правила форматирования, щелкните раскрывающийся список ниже Форматировать ячейки, если…
- Выбирать Текст содержит.
- Поместите название категории в поле, которое появляется внизу.
- Под Стиль форматирования, измените цвет фона или цвет текста.
- Ударять Сделанный.
- Повторите это с другими категориями.
Чтобы поместить раскрывающееся меню в каждую ячейку в столбце «Категория», скопируйте ячейку с форматированием. Затем перед вставкой щелкните ячейку заголовка, удерживая CMD или CTRL.
Как использовать форматирование даты и валюты в Google Sheets
Если вы хотите сохранить одинаковое форматирование даты и валюты в каждой ячейке в ваших таблицах Google, вот как это сделать:
Форматирование даты
Если вы используете столбец даты и хотите, чтобы все было согласовано, вы можете добавить определенное форматирование к своим ячейкам. Для этого:
- Выберите весь столбец, используя букву вверху.
- На панели инструментов нажмите Больше форматов- его символ 123.
- Выбирать Дата— кроме того, это пример того, как будет выглядеть дата.
Кроме того, вы можете сделать это, зайдя в Формат меню вверху и внизу Число, выбирая Дата или Пользовательская дата и время.
Форматирование валюты
Чтобы добавить форматирование валюты в столбец суммы, выберите весь столбец > Больше форматов и щелкните знак доллара ($) на панели инструментов. Вы также можете найти опцию в Формат меню под Число. Здесь вы можете выбрать Валюта, Закругленныйвалюта, и Пользовательская валюта.
Пользовательская валюта позволяет вам изменить способ отображения десятичного числа и символа, указать тип долларов, с которыми вы работаете, или вообще выбрать другую валюту.
Как использовать функцию SUM для общей суммы расходов в Google Sheets
Функции немного пугают, но некоторые из них намного проще в использовании, чем другие, так что держитесь крепче, если вы не очень уверены. Вы можете использовать функцию СУММ в Google Sheets, чтобы следить за общей суммой расходов, и все, что для этого требуется, — это несколько шагов.
- Выберите ячейку, в которой вы хотите сохранить общую сумму.
- Идти к Вставлять в верхнем меню.
- Выбирать Функция.
- Выбирать СУММА вверху списка.
- Поместив курсор в скобки, щелкните букву над столбцом.
- Ударять Входить на вашей клавиатуре.
Теперь в этой ячейке появится ваша сумма, меняющаяся по мере добавления или вычитания из столбца. Кроме того, вы можете ввести =СУММ() в свою ячейку и заполнить скобки таким же образом.
Как использовать функцию СУММЕСЛИ для итогов по категориям в Google Sheets
Использование функции СУММЕСЛИ позволяет вам устанавливать условия для того, что вы добавляете, которые вы можете использовать для получения итогов по категориям. Вот как:
- Выберите ячейку, в которой вы хотите, чтобы сумма была.
- Идти к Вставлять в верхнем меню.
- Выбирать Функция, затем Математика, и СУММЕСЛИ.
- В квадратных скобках введите диапазон столбца категории — пример B: B.
- Добавьте запятую и введите название категории в кавычках.
- Введите еще одну запятую и добавьте диапазон столбца суммы.
- Нажимать Входить на вашей клавиатуре.
- Повторите это для каждой категории.
Теперь общая сумма по вашей категории будет отображаться и меняться по мере вашей работы. Альтернатива прохождению Вставлять меню, вы можете ввести =СУММЕСЛИ() в свою ячейку и заполнить скобки, выполнив те же действия.
Как использовать фильтры для просмотра категорий расходов в Google Sheets
Если вы хотите отсортировать или скрыть транзакции, вы можете добавить фильтр в свою таблицу Google. Для этого выберите столбец, который вы хотите отсортировать, и нажмите кнопку Создать фильтр значок на панели инструментов. Рядом с заголовком столбца появятся три строки.
Нажмите на три строки, и вы увидите список опций. В столбцах категорий вы можете использовать Фильтровать по цвету чтобы быстро отобразить одну категорию, или используйте контрольный список внизу, чтобы выбрать и отменить выбор. Вы также можете использовать Сортировать от А до Я в столбце суммы, чтобы просмотреть вашу транзакцию от наименее до наиболее дорогой, или отсортировать Z-A для обратного.
Отслеживайте свои расходы с помощью Google Sheets
Финансы и функции могут быть пугающими, но Google Таблицы избавляют от них обоих. Кроме того, в отличие от шаблона, который вы загружаете из Интернета, если что-то пойдет не так с вашей электронной таблицей, вы точно будете знать, как это исправить.
Лучше всего то, что вы можете использовать приложение Google Sheets на своем телефоне, чтобы легко вводить транзакции на ходу. Таким образом, вы не будете играть в догонялки в конце месяца.
