Мы все были там. Последние пару дней работаю над презентацией в PowerPoint, которая не займет у вас больше нескольких часов. И каждый раз, когда вы думаете, что близки к завершению, вы находите другую информацию или изображения, которые нужно добавить.
Правда в том, что создание презентации PowerPoint не должно занимать много времени. Вот почему мы составили список советов, которые помогут вам сэкономить время при работе над следующей презентацией.
1. Спланируйте свою презентацию
Вы можете начать экономить время при работе над презентацией еще до того, как откроете PowerPoint. Вы можете использовать что угодно, от приложения для преобразования текста в голос до простого листа бумаги, чтобы обрисовать в общих чертах содержание и дизайн ваших слайдов. Подумайте об общей идее, которую вы хотите донести, и о том, кто ваша аудитория.
Даже если вы делали это раньше, предварительное планирование поможет вам решить, следует ли добавить временную шкалу, создать круговую диаграмму или добавить видео.
2. Превратите документы Word в презентацию PowerPoint
Вместо того, чтобы собирать одну и ту же информацию дважды, вы можете превратить документ Microsoft Word в презентацию PowerPoint. Инструмент не идеален, так как вам нужно правильно отформатировать документ Word, но он может сэкономить вам время при редактировании презентации.
3. Используйте шаблоны PowerPoint
Один из самых эффективных способов сэкономить время при работе над презентацией PowerPoint — использовать шаблоны. Таким образом, ваша презентация будет иметь целостный дизайн, поскольку шаблоны содержат шрифты, эффекты, фоны, макеты и даже контент. Вы можете получить доступ к шаблонам PowerPoint, перейдя в Файл > Создать.
Самое приятное то, что вы можете персонализировать шаблоны и хранить их для будущего использования. Вы даже можете включить шаблон PowerPoint в свой личный или корпоративный бренд. Если вы не можете найти то, что вам нравится, и вы хотите, чтобы ваша презентация выделялась, вы можете найти в Интернете бесплатные анимированные шаблоны презентаций PowerPoint.
4. Используйте мастер-слайды
Использование мастер-слайда — отличный способ обеспечить единый дизайн всех слайдов. И вы можете быстро изменить общий дизайн презентации, отредактировав мастер-слайд. Кроме того, мастер слайдов — отличный инструмент для создания впечатляющих презентаций.
Если вам часто приходится использовать одну и ту же команду, вы можете добавить ее на панель инструментов PowerPoint для более быстрого доступа к ней. Вот как это сделать:
- Открой Файл меню и перейти к Параметры.
- В окне параметров PowerPoint щелкните Панель быстрого доступа.
- Набор Выберите команду из к Все команды если вы не уверены, к какой категории относится нужный вам инструмент.
- Выберите предпочитаемую команду.
- Нажмите Добавлять> ОК чтобы добавить его на панель инструментов.
6. Дублирующиеся объекты
Традиционный способ дублировать объект в PowerPoint — выделить его, нажать Ctrl + С а затем вставьте его. Недостатком этого метода является то, что у вас нет реального контроля над тем, где PowerPoint размещает дублированный объект. Итак, вот как вы можете лучше контролировать дублированные объекты.
Нажмите и удерживайте Ctrl (или CMD) и выберите объект, который вы хотите дублировать. Затем перетащите его туда, где должна быть копия. Этот метод работает даже с несколькими объектами и слайдами.
7. Переместить объекты на один пиксель
Сколько раз вам было трудно переместить объект, особенно если он был маленьким, и у вас была сверхчувствительная мышь? Если вы хотите немного переместить объект, выберите его и нажмите одну из клавиш со стрелками. Это переместит объект на один пиксель в выбранном направлении.
8. Научитесь быстро находить объекты
Если вы добавили много объектов в презентацию PowerPoint, вам может быть трудно найти один из них. Когда вы перекрываете, группируете или отправляете объекты на задний план, их становится все труднее перемещать.
Если вы хотите быстро найти объект, используйте Вкладка ключ для циклического переключения между ними. Если объект, который вы хотите выбрать, входит в группу, сначала выберите группу, а затем нажмите Вкладка. Таким образом, вы будете циклически перемещаться только по объектам, включенным в эту группу.
9. Изменить вид по умолчанию
Представление PowerPoint по умолчанию установлено на Нормальный. Но если вы привыкли использовать другие настройки, вам может быть трудно собрать презентацию PowerPoint. Вот как вы можете изменить представление PowerPoint по умолчанию:
- Открой Файл меню и перейти к Параметры.
- В левом меню нажмите Передовой.
- в Отображать раздел, откройте Открыть все документы, используя это представление и выберите нужный вариант.
- Нажмите ХОРОШО.
10. Используйте сочетания клавиш
Нельзя отрицать, что использование сочетаний клавиш ускорит процесс, независимо от того, что вы делаете. Даже знание нескольких сочетаний клавиш для наиболее распространенных инструментов сэкономит ваше время, так как вам не придется каждый раз просматривать вкладки PowerPoint. Если вы пользователь Windows, существует множество Сочетания клавиш в PowerPoint, о которых стоит знать.
11. Используйте надстройки PowerPoint
Надстройки — это дополнительные программы, предназначенные для добавления новых функций или команд в ваши приложения Office. В Интернете есть множество бесплатных надстроек, которые помогут вам быстро вставлять изображения, создавать QR-коды или сделать презентацию более интерактивной в целом.
12. Повторить последнюю команду
Есть быстрый способ использовать последнюю команду снова и снова, и самое приятное то, что она работает во всех приложениях Office.
Чтобы использовать последнюю команду, просто нажмите F4. Однако не позволяйте мышечной памяти пересилить ваше намерение и не нажимайте случайно. Альт + F4 поскольку вам, возможно, придется восстановить несохраненный файл.
13. Переработайте старую презентацию
Если у вас мало времени и вам нужно придумать красивую презентацию PowerPoint, вы можете использовать предыдущую работу. Вместо того, чтобы начинать с нуля, вы можете отредактировать копию старой презентации.
Однако это не означает, что ваша презентация будет идентична старой. Вы можете изменить шаблон, установить новую цветовую тему и добавить еще несколько анимаций для свежего вида.
Не тратьте время на PowerPoint
PowerPoint поставляется с множеством инструментов и приемов, которые помогут вам сэкономить время при работе со слайдами. Есть несколько инструментов, таких как мастер-слайды, надстройки или шаблоны, которые вы должны использовать с самого начала.
Теперь, когда вы закончили свою презентацию, и у вас осталось достаточно времени, вы можете использовать тренера ораторов PowerPoint, чтобы поработать над своими навыками презентации.