Быть виртуальным помощником может быть сложно, особенно если у вас есть разные или похожие наборы задач для нескольких клиентов. А поскольку вы работаете удаленно, необходимо автоматизировать большую часть вашей деятельности с помощью программных инструментов для повышения производительности.
В этой статье рассказывается о 10 основных инструментах и приложениях, которые должен иметь в своем арсенале каждый виртуальный помощник. Эти инструменты упростят ваш рабочий процесс и обогатят ваш опыт в качестве начинающего или продвинутого виртуального помощника. Но прежде чем мы их раскроем, давайте кратко пробежимся по концепции виртуальной помощи.
1. Слабый
Для виртуального помощника важно поддерживать эффективную связь с вашими клиентами, и Slack отлично с этим справляется. Это один из лучшие платформы обмена мгновенными сообщениями для удаленных команд что позволяет вам общаться в режиме реального времени с клиентами и членами команды во время работы над проектом.
Вы можете различать проекты с помощью «каналов» и делать их доступными только для авторизованных лиц. Кроме того, в Slack есть функция вызова в приложении и забавные пользовательские смайлики для более непринужденных разговоров. Вы также можете поделиться различными файлами с одним или несколькими людьми, включая аудиозаписи и изображения.
Скачать: Слабость для Окна | | Мак | iOS | Андроид (Доступны бесплатные покупки в приложении)
2. Рабочая область Google
Google Workspace, также известный как G-Suite, представляет собой набор различных программных инструментов с различными функциями и режимами работы. Однако в качестве виртуального помощника вам понадобится всего около восьми из этих инструментов. Они включают:
- Гугл документы: Вы можете использовать это для создания, редактирования и форматирования текстовых документов.
- Гугл почта: Этот инструмент отлично подходит для обмена сообщениями и электронного маркетинга.
- Гугл слайды: Этот бесплатный инструмент удовлетворит все ваши потребности в презентациях.
- Листы: Вы можете использовать этот инструмент для ввода данных и составления бюджета.
- Google Встреча: Отлично подходит для видеоконференций и поддержания связи с вашими клиентами.
- Гугл формы: Вы можете использовать это для проведения опросов и получения ответов в режиме реального времени.
- Гугл Диск: Это один из самые дешевые поставщики облачных хранилищ для личных и рабочих файлов.
- Календарь Google: Помогает планировать и не отставать от проектов.
3. Календарно
Calendly — это инструмент планирования для управления событиями. Однако его недостаточно как независимого календаря. Вам необходимо интегрировать приложение календаря, такое как Календарь Google или календарь iCloud, в приложение, чтобы автоматизировать и оптимизировать ваши встречи. Он также имеет разные готовые к использованию временные интервалы: 15, 30 и 60 минут.
Вы можете запланировать встречу с разными датами и временем, а ваши гости могут указать свою доступность в календаре. Тем не менее, гости по-прежнему могут выбрать точное доступное время независимо от временных интервалов, но в пределах предоставленного вами диапазона дат.
Скачать: Календарь для iOS | Андроид (Доступны бесплатные покупки в приложении)
4. Канва
В большинстве случаев часть ваших административных обязанностей в качестве виртуального помощника будет включать в себя графический дизайн. Следовательно, было бы лучше иметь инструмент проектирования. Canva — идеальное приложение для всего, что связано с дизайном и инфографикой. Вы можете использовать его для создания баннеров для социальных сетей, листовок, каруселей, открыток и т. д.
Самое главное, вы можете поиграть с бесплатные шрифты Канва, шаблоны, изображения и элементы для создания потрясающих дизайнов.
Скачать: Канва для Окна | Мак | iOS | Андроид (Доступны бесплатные покупки в приложении)
5. Хутсьюит
Hootsuite — это приложение для управления социальными сетями, которое позволяет вам отслеживать и перемещаться по различным платформам социальных сетей из одного места, а не открывать несколько вкладок. Он совместим с Twitter, Facebook, Instagram, Pinterest, LinkedIn и так далее.
Вы можете создавать, редактировать, форматировать и планировать контент для каждой платформы, проверять информацию и эффективно управлять аудиторией своих клиентов. Хотя бесплатная версия великолепна, профессиональная версия дает вам доступ к более полным функциям, особенно если у вас есть требовательная клиентская база.
6. Асана
Asana позволяет беспрепятственно сотрудничать и управлять проектами. Если вы работаете в команде, вы можете добавить участников на свое рабочее место в Asana, где вы сможете отслеживать их рабочий процесс. Вы также можете интегрировать Календарь Google и Google Диск в этот инструмент, чтобы иметь возможность устанавливать напоминания о задачах и событиях.
Кроме того, Asana позволяет различать проекты или конкретную информацию с помощью цветовых кодов и при необходимости добавлять вложения. Например, вы можете использовать красный цвет для обозначения высокоприоритетных проектов, желтый для текущих проектов, синий для рассматриваемых и зеленый для завершенных проектов.
Скачать: Асана для iOS | Андроид | Мак (Доступны бесплатные покупки в приложении)
7. ТаймДоктор
Тайм-менеджмент — главный навык, которым должен обладать каждый виртуальный помощник. Тем не менее, вам все еще нужен инструмент, который поможет вам оставаться сосредоточенным, особенно если ваша оплата почасовая. TimeDoctor позволяет отслеживать ваше рабочее и свободное время и видеть ваши ежедневные достижения. Он создает отчеты о времени, затраченном на каждый проект и задачу.
TimeDoctor также помогает справляться с отвлекающими факторами. Он отслеживает вашу продолжительность использования Интернета и приложений во время работы. И когда вы превысите установленное время, он уведомит вас с помощью поп-музыки. Он также предупреждает вас, когда ваш компьютер простаивает дольше вашего обычного рабочего времени. Тем не менее, вы можете вручную отредактировать время, когда это необходимо.
Скачать: TimeDoctor для Гугл игры | Мак | Окна | линукс (Доступны бесплатные покупки в приложении)
8. MailChimp
MailChimp позволяет вам управлять аудиторией и клиентами ваших клиентов и общаться с ними. Когда ваши клиенты запускают новый продукт или услугу, вы можете использовать MailChimp, чтобы представить эти продукты своим клиентам или целевой аудитории с помощью информационных бюллетеней или рекламных кампаний.
Инструмент позволяет вам сегментировать свои информационные бюллетени, отправлять массовые электронные письма и анализировать эффективность каждой рекламной кампании. Вы также можете интегрировать в платформу другие инструменты, такие как Shopify и Stripe.
Скачать: MailChimp для iOS | Андроид (Доступны бесплатные покупки в приложении)
9. Онтрапорт
Ontraport — это еще одна маркетинговая и CRM-платформа, которая помогает вам координировать бизнес-деятельность ваших клиентов из одной системы. Другими словами, вы можете использовать Ontraport для представления продуктов целевой аудитории клиента и одновременного управления взаимодействием с клиентами.
Вы можете импортировать и экспортировать контакты, создавать воронки продаж и автоматизировать маркетинговые кампании для оптимизации бизнеса. Кроме того, интерфейс не интуитивно понятен для новичков. Тем не менее, вы можете обойти это с небольшой практикой. Он также доступен в виде веб-платформы и мобильного приложения.
10. грамматически
Как виртуальный помощник, вы всегда должны быть в курсе своей игры, и использование этого инструмента поможет вам в этом. Grammarly — это обширная веб-платформа для редактирования, которая проверяет текстовый контент на наличие грамматических ошибок, многословия, орфографии, пунктуации, плагиата и качества доставки.
Платформа использует искусственный интеллект, чтобы ваш контент был почти безупречным и понятным. Вы можете проверить, интересен ли ваш контент и какой категории людей он больше всего подходит. Однако бесплатная версия ограничена, и вам придется подписаться на платную версию, чтобы использовать все интересные функции.
Вы также можете сохранять свои документы и возвращаться к ним при необходимости.
Скачать: грамматически для iOS | Мак | Окна (Доступны бесплатные покупки в приложении)
Выделитесь в своей карьере в качестве виртуального помощника
Виртуальный ассистент — быстрорастущая отрасль; следовательно, мы можем ожидать хорошего уровня насыщения в ближайшем будущем. Приобретение основных навыков виртуального помощника необходимо, чтобы оставаться актуальным в отрасли. Однако сочетание этих инструментов, которые мы перечислили, с вашим набором навыков поможет вам выделиться в вашей карьере.
Наконец, если вы новичок в отрасли, вам нужно сначала узнать, как стать виртуальным помощником, прежде чем вы начнете искать инструменты. Использование фундаментальной информации о карьерном пути поможет вам не злоупотреблять этими инструментами в долгосрочной перспективе.
