Анализ данных может помочь вам улучшить ваши процессы с помощью эффективных методов отчетности. Но иногда вам нужно больше, чем просто цифры в электронной таблице, чтобы донести свою точку зрения. Итак, почему бы не использовать инструменты визуализации данных, такие как интерактивные информационные панели?

Они могут помочь составить отчет о кампаниях, повысить конверсию, аналитику и многое другое. В этой статье мы рассмотрим, как создать интерактивную панель мониторинга на примере, а также дадим советы по созданию красивых панелей мониторинга в Excel.

1. Организуйте свои исходные данные и создайте макет

Хорошо спроектированная информационная панель — это мощный инструмент отчетности, который может помочь вам визуализировать и передавать ваши данные. Первый шаг — убедиться, что ваши данные не содержат ошибок и правильно организованы в строки и столбцы с соответствующими заголовками.

Вы можете использовать информационные панели в любой отрасли, но особенно они полезны в финансах, продажах и маркетинге.

instagram viewer

При разработке информационной панели вы должны помнить, что конечным пользователям должно быть легко ориентироваться. Следующим шагом является выбор типа макета на основе информации, которая должна отображаться.

Для нашего примера создадим информационную панель, которая отображает следующую информацию на одном листе:

  • Ячейки A3 - T5: Статус проекта
  • Ячейки A7-T16: Обзор и Финансы проекта.
  • Ячейки A15- U25: ход выполнения проекта и тепловая карта.

Создайте новый рабочий лист Excel с надписью «Dashboard». Здесь вы создадите свою панель инструментов, добавляя элементы. Использование текстовых стилей и шрифтов, которые соответствуют голосу, тону и индивидуальности вашего бренда или вашего бренда, также является хорошей идеей.

2. Создавайте сводные таблицы для организации данных

А сводная таблица упрощает организацию данных в Excel на группы. Вы можете использовать этот инструмент для подсчета, суммирования, умножения значений и выполнения нескольких действий в этих группах.

Чтобы продемонстрировать, как на самом деле работают эти интерактивные информационные панели, в качестве примера мы создадим интерактивную информационную панель «Внештатные проекты».

Вам нужно будет упорядочить данные в табличном формате. Для этого используйте сочетание клавиш CTRL + Т и выберите данные. Для этого наши исходные данные будут выглядеть примерно так:

  1. После этого откройте новый рабочий лист и пометьте его как сводная таблица.
  2. На рабочем листе мы создадим сводную таблицу, перейдя в Вставлять вариант на ленте. Выберите диапазон данных для вашей таблицы.
  3. Теперь пришло время выбрать поля для вашей сводной таблицы.
  4. Следуя нашему примеру выше, выберите поля —Задача, имя менеджера, даты начала и окончания проекта, продолжительность, количество дней до завершения, Прогресс, и т. д. для ваших меток строк.
  5. Для меток столбцов назначьте бюджетные и фактические значения.
  6. Как только данные появятся на вашем листе, упорядочите их в табличном формате. Для этого перейдите в раздел макета в Дизайн > Макет отчета, и выберите Показать в табличной форме из раскрывающихся вариантов.
  7. Разгруппируйте данные, щелкнув правой кнопкой мыши поля данных. Вам также необходимо отключить промежуточные итоги. Для этого зайдите на Вкладка «Дизайн» > «Промежуточные итоги» > «Не показывать промежуточные итоги». Теперь ваша сводная таблица будет выглядеть так:
  8. Чтобы выбрать цвет сводной таблицы, перейдите в Вкладка «Дизайн» > «Стили сводной таблицы».
  9. Отключите сворачиваемые заголовки, перейдя Анализ сводной таблицы > Показать (крайний правый угол). Выключить +/- Кнопки.
  10. Чтобы упорядочить данные, перейдите к «Дизайн» > «Макет отчета» > «Повторить все метки элементов».

3. Применяйте соответствующие формулы

Крайне важно убедиться, что вы используете правильные формулы, иначе ваши данные будут неточными и вводящими в заблуждение.

Для нашего примера начнем с подсчета количества проектов по разным категориям — начатых, незавершенных или завершенных. Для этого нам потребуется использовать СЧЁТЕСЛИ и СЧЁТЕСЛИМН функции.

  1. Создать новый "Расчеты" рабочий лист для работы с формулами и диаграммами при создании информационной панели.
  2. Введите статус проектов («В работе», «Осталось активных проектов», «Завершено до срока» и «Завершено») в последовательных строках, как показано ниже.
  3. Далее выберите Прогресс (%) столбец в сводной таблице. Всего заданий получается 32.
  4. Используя функцию (ы) СЧЁТЕСЛИ(S), вы можете рассчитать количество проектов, отнесенных к подзаголовкам, следующим образом.
  5. В зависимости от характера проектов, для которых вы используете фильтры, не забудьте включить соответствующие столбцы данных в рабочий лист сводной таблицы — для активных проектов имеет смысл использовать Прогресс столбец, тогда как для отмененных проектов используйте столбец «Отмененные».

4. Используйте визуальные элементы, диаграммы и графики

С помощью соответствующих формул и визуального форматирования вы можете создавать содержательные диаграммы или графики, которые помогут вам лучше понять ваши данные. В этом примере попробуем добавить диаграмму завершенных проектов; выполните шаги, перечисленные ниже:

  1. На листе «Расчеты» посмотрите на ячейку B7, как показано выше.
  2. Чтобы построить диаграмму, начните с выбора ячеек D7 и E7.
  3. Далее перейдите к Вставка > Все диаграммы > Солнечные лучи или Кольцевая диаграмма.
  4. Когда появится диаграмма, нажмите на кнопку плюс (+) символ справа для доступа к параметрам форматирования. Выбирать Элементы диаграммы как вы хотите.
  5. Нажмите на разные части диаграммы, чтобы открыть параметры форматирования, такие как Форматировать ряды данных, площадь графика и т. д. Используя их; вы можете легко настроить цвета, заголовки, границы и другие атрибуты диаграммы.
  6. Как только это будет сделано, вы можете скопировать и вставить диаграмму в верхнюю часть панели инструментов и соответствующим образом выровнять ее.

Для других строк выберите нужные данные в Расчеты лист и повторите описанный выше процесс для любых других диаграмм или графиков, которые вы хотите включить.

5. Добавить интерактивные настройки и вкладки

Вы можете легко добавлять такие элементы, как тепловые карты, значки, слайсеры и полосы прокрутки, на панель инструментов, чтобы сделать ее более интересной, информативной и привлекательной для вашей аудитории. Давайте подробнее рассмотрим некоторые из них.

Вставьте слайсеры для интерактивности

Слайсеры — это короткие вкладки, которые позволяют фильтровать данные на панели инструментов в режиме реального времени. Вот как добавить их на панель инструментов:

  1. Выберите ячейки, содержащие ваши данные.
  2. Перейдите к Вкладка «Вставка» > «Фильтры» > «Слайсер».
  3. Выберите нужный тип слайсера в раскрывающемся меню, затем нажмите ХОРОШО.
  4. Чтобы выровнять их по горизонтали, щелкните значок Раздел кнопок в отдельной вкладке Slicer. Вы также можете оставить их как есть, в зависимости от того, как вы хотите, чтобы ваша панель управления выглядела.

Для нашей информационной панели мы добавим срезы для заголовков —Менеджеры и Проекты. Вот как это сделать:

  1. Выберите данные в своем Расчеты лист и выберите эти параметры в раскрывающемся меню.
  2. Затем вам нужно связать слайсеры со сводными таблицами. Для этого щелкните правой кнопкой мыши слайсер и выберите Сообщить о соединениях.
  3. В появившемся диалоговом окне выберите все сводные таблицы и сводные диаграммы и нажмите ХОРОШО.

Полосы прокрутки позволяют просматривать обновленные данные, что полезно, если вы просматриваете что-то, что меняется с течением времени.

  1. Чтобы добавить полосу прокрутки, перейдите в Разработчик вкладка Имейте в виду, что эта опция не включена по умолчанию.
  2. Чтобы активировать вкладку Разработчик, перейдите к Файл > Параметры > Настроить ленту.
  3. Под Основной вкладка, проверьте Разработчик коробка.
  4. Чтобы вставить полосу прокрутки, перейдите к Вкладка «Разработчик» > «Вставка» > «Элементы управления формой». Наведите указатель мыши на параметры и выберите Полоса прокрутки.
  5. Перетащите его и поместите в нужную строку или столбец на панели инструментов.

Добавить вкладку быстрого обзора (проекта)

Чтобы быстро просмотреть детали проекта, вы можете импортировать данные из сводной таблицы на панель управления. Мы будем использовать функцию ИНДЕКС, как показано ниже. Наш массив данных состоит из ячеек с B8 по K40 на вкладке сводной таблицы.

Чтобы вывести данные из нашей сводной таблицы, мы введем функцию:

=ИНДЕКС('Сводные таблицы'!$B$8:$K$40,'Сводные таблицы'!$B$6 + ROWS(Dashboard!$A$13:F17)-1,COLUMNS(Dashboard!$A$13:F17))

Теперь наша панель инструментов выглядит примерно так:

Применить условное форматирование

Теперь, когда мы создали вкладку быстрого обзора проекта, вы можете выделить проценты обновления проекта. Вы можете легко использовать условное форматирование для применения цветовых шкал или гистограммы для этого. Это позволит вам сразу увидеть, какие проекты завершены, а над какими еще нужно поработать.

Здесь мы использовали трехцветную шкалу, чтобы выделить прогресс отдельных проектов, как показано ниже:

Добавьте тепловые карты для просмотра значений между датами

Тепловые карты — это инструменты визуализации, которые могут быть полезны для выделения закономерностей в ваших данных. Например, вы можете использовать тепловую карту, чтобы показать, сколько раз посетители нажимали на разные части вашей веб-страницы.

Во-первых, вам нужно создать таблицу с данными, которые вы хотите отобразить. В нашем примере мы подсчитали количество проектов между двумя датами с помощью функции СЧЁТЕСЛИМН, как показано ниже.

Вы можете использовать условное форматирование для применения правил к разным частям таблицы. Готовая приборная панель будет выглядеть так:

Интерактивные информационные панели Excel: анализ и обмен ключевыми показателями

Панели мониторинга Excel — отличный способ визуализации данных, и мы надеемся, что это руководство поможет вам создать панель, соответствующую вашим потребностям. Интерактивные и динамичные, эти полезные инструменты могут помочь лицам, принимающим решения, в быстром и простом анализе соответствующих данных.

Проявив немного творчества, электронные таблицы Excel могут выйти далеко за рамки нормы, и вы сможете создать что-то действительно привлекательное и презентабельное.