Возможно, вы находитесь в ситуации, когда вам нужно обратиться за помощью к своим коллегам или отправить им задания, но вы чувствуете себя немного неловко из-за этого — или вам просто наплевать на все звонки и электронные письма в ответ и вперед. Почему бы не создать доску запросов проекта?
Хотя вы можете подписаться на инструмент управления проектами, такой как ClickUp или Asana, и привлечь своих коллег к себе, у вас уже может быть доступ к простому бесплатному решению — Google Таблицам. Следуйте инструкциям в этой статье, чтобы узнать, как создать доску запросов проекта с помощью этого распространенного инструмента для работы с электронными таблицами.
Создание макета доски запросов проекта в Google Sheets
Цель создания доски запросов проекта двояка. Это помогает вам преодолеть трения, вызванные делегированием задач. Кроме того, это сокращает обмен данными, экономя ваше время.
По сути, с каждым заданием, которое вы добавляете на доску, вы записываете все, что нужно знать вашему коллеге для его выполнения. Поэтому вам нужно быть последовательным и создать макет, который каждый раз будет предлагать вам добавлять важные детали. Такие детали, как:
- Сроки выполнения.
- Приоритет.
- Описания.
- Кто несет ответственность.
- Кто назначает.
Поскольку каждое рабочее место отличается от других, вы можете включить некоторые дополнительные сведения, чтобы адаптировать его к потребностям вашей команды. Итак, прежде чем начать, найдите время, чтобы все обдумать. Если вы не можете придумать что-либо сейчас, вы можете добавить их позже, но помните, что меньше значит больше. Вы не хотели бы добавлять какие-либо ненужные шаги.
Чтобы начать работу с доской запросов проектов, откройте пустой документ в Google Sheets. Напишите следующие заголовки и любые дополнения, которые вы придумаете, в верхней части таблицы:
- Задача— здесь вы дадите заданию уникальное название.
- Описание— под этим заголовком вы напишете краткое изложение того, что вам от них нужно. Для поддержания порядка используйте Клип в вашей Обтекание текстом настройки, чтобы спрятать текст под следующей ячейкой.
- Правопреемник— здесь вы отметите коллегу, которому вы передаете задачу.
- приоритет— здесь вы можете отобразить срочность.
- Должный— это сообщит о сроке выполнения задачи.
- Положение дел— ваша команда использует этот столбец, чтобы делиться прогрессом.
- Сделано— делегатор укажет здесь свое имя, чтобы уполномоченные знали, от кого исходит задача и информация.
Выделите заголовки жирным шрифтом и добавьте фоновый цвет к ряду. Вы также можете заморозить верхнюю строку вашего листа Google выделив его и перейдя к Вид в верхнем меню, Заморозить, а потом 1 ряд.
Добавление кнопок состояния в Google Sheets
Добавление кнопки состояния на доску запросов проекта дает вам и вашим коллегам быстрый способ поделиться прогрессом. Это также отличный способ получить быстрый обзор рабочей нагрузки каждого и определить, может ли кто-то использовать дополнительную руку. Некоторые примеры статусов, которые вы можете использовать:
- Делать.
- Делает.
- Сделанный.
- Застрявший.
- На удерживании.
- Для обзора.
Вы можете создать кнопку рабочего состояния, очень похожую на те, которые вы найдете в программном обеспечении для управления проектами, таком как ClickUp и Asana, добавив раскрывающееся меню на свой лист. Сделать это:
- Выделите столбец статуса. Держать CTRL или CMD и щелкните ячейку заголовка, чтобы отменить выбор.
- Идти к Данные в верхнем меню.
- Нажмите Валидация данных, и откроется боковая панель.
- Под Критерии, убедитесь, что у вас есть Падать выбрано.
- Заполните ваши варианты в текстовых полях ниже, используя Добавить еще один элемент Кнопка для создания дополнительных точек.
- Назначьте каждому цвет по вашему выбору.
- Ударять Сделанный.
Теперь у вас будет меню, которое ваша команда может использовать для отображения статуса задачи. В нижней части списка есть кнопка редактирования, но она работает только для выбранной ячейки. Чтобы изменить все кнопки состояния, вернитесь в меню проверки данных и выберите правило, которое хотите изменить, на боковой панели.
Повторите эти шаги, чтобы добавить быстрые параметры в приоритет, Правопреемник, и Сделано столбцы, если хотите.
Если вы просто отметите или упомянете кого-то на листе, Google не отправит уведомление. При назначении кого-то в проект вы можете предупредить его, выполнив следующие действия:
- Выберите название задачи, которую вы хотите передать им.
- Щелкните правой кнопкой мыши и выберите Комментарий или перейдите к значку речевого пузыря на панели инструментов.
- Введите @, а затем их имя или адрес электронной почты — при желании вы также можете добавить сюда сообщение.
- Нажмите на Назначать.
Теперь, если у вашего коллеги есть вопросы, они могут добавить их в качестве комментария в той же ветке. Сохраняя все ваши сообщения о задаче в том же месте, где вы ее назначили, вы оба будете точно знать, где можно найти беседу позже, если кому-то понадобится освежить в памяти.
Использование истории версий в Google Sheets
Поскольку листом будет пользоваться несколько человек, хорошо, если у вас есть резервная копия на случай, если кто-то случайно удалит или перепишет важную информацию. В верхней части листа вы увидите гиперссылку, указывающую на последнее изменение. Нажмите здесь, и вы увидите резервные копии предыдущих рабочих сессий и внесенных изменений.
Использование истории версий в Google Таблицах это удобно, потому что вы можете видеть свои предыдущие проекты и заметки, если вам нужна запись о них. Но вы также можете вернуться к предыдущей версии, если ваш лист каким-то образом испортится — это случается.
Примечание: если вам нужен более прямой учет выполненных заданий, добавьте в документ еще один лист с помощью плюс в левом нижнем углу экрана и вырежьте и вставьте туда свои строки после изменения статуса. к Сделанный.
Получите совместную работу с Google Sheets
Создание доски запросов проекта в Google Таблицах — отличный способ сэкономить время при делегировании и совместной работе над заданиями. Мало того, что будет меньше туда-сюда, так еще и все будут знать, где найти информацию для задач, имея все это в одном месте.
Это также поможет вам избежать некоторой неловкости, которую вы можете испытывать, когда просите о помощи или раздаете задания. Вы будете чувствовать себя более комфортно с этим, когда пойдете.
