При управлении проектом важно убедиться, что ваша команда находится на одной волне и работает эффективно. Однако это легче сказать, чем сделать. Поощрение продуктивности в команде может быть немного пугающим. К счастью, такие приложения, как Microsoft Lists, могут сделать эту задачу более управляемой.
Списки Microsoft являются частью экосистемы Microsoft 365. Хотя на первый взгляд это выглядит как простое приложение для списка дел, оно позволяет вам делать гораздо больше благодаря своим гибким шаблонам. Мы рассмотрим, что возможно с этим приложением и как вы можете использовать его для повышения своей производительности.
1. Планирование контента
Списки Microsoft позволяют быстро и легко управлять публикацией контента на нескольких платформах. Планировщик контента — один из многих шаблонов, доступных в приложении. Вы можете планировать публикации для социальных сетей, блогов или веб-сайтов и даже отслеживать эффективность этих публикаций.
Это похоже на создание планировщика контента в Google Calendar, но здесь вы получаете готовый шаблон, который легко настроить. Этот шаблон позволяет вам сосредоточиться на создании высококачественного контента и упростить процесс создания/распространения, поделившись календарем со своей командой. Список также позволяет назначать проекты разным членам команды и позволяет легко отслеживать сроки.
2. Отслеживание хода работы
Трекер рабочего процесса Шаблон поможет вам в организации и управлении вашей работой и проектами. Это позволяет вам видеть все ваши задачи и проекты в одном месте, позволяя расставлять приоритеты и оставаться в курсе того, что необходимо сделать.
Вы можете назначать задачи членам вашей команды и проверять их прогресс в режиме реального времени. Это также удобно, чтобы оценить, сколько времени обычно занимает определенная задача, чтобы вы могли принять это во внимание при планировании на будущее. Приложение также позволяет легко классифицировать задачи, устанавливать приоритет и устанавливать дату начала/срока.
Некоторые из этих функций аналогичны лучшие приложения для управления задачами, и это высокая оценка того, что на первый взгляд представляет собой простое приложение, похожее на электронную таблицу.
3. Отслеживание проблем
Независимо от того, работаете ли вы в одиночку или в команде, в проектах возникнут проблемы и проблемы. Это могут быть программные ошибки, технические проблемы, изменения дизайна и т. д. К счастью, вы можете использовать Трекер проблем шаблон в Microsoft Lists для управления любыми проблемами, возникающими во время проекта.
Шаблон включает подробную информацию о каждой проблеме, такую как ее приоритет, статус и ответственный за ее решение. Вы можете использовать эту информацию, чтобы обеспечить оперативное решение важных вопросов, помогая командам оставаться организованными и выполнять свою работу на высшем уровне. Он даже сообщает вам, когда сообщалось о проблеме, чтобы вы могли вернуться к ней для дальнейшего использования.
4. Отслеживание новых сотрудников
Если ваша часть работы связана с наймом, собеседованием и адаптацией новых сотрудников, вы прекрасно понимаете, насколько утомительным может быть все это испытание. Рекрутинговый трекер шаблон в Microsoft Lists упрощает управление процессом найма новых сотрудников.
Вы можете отслеживать особенности каждого кандидата, такие как должность, время собеседования, рекрутер и многое другое. Этот шаблон даже позволяет вам просматривать профиль LinkedIn каждого кандидата и возобновлять работу прямо из приложения. Это также позволяет легко отслеживать прогресс каждого кандидата на протяжении всего процесса найма.
5. Улучшение рабочих процессов
Списки Microsoft также помогают в построении эффективного рабочего процесса для продуктивных рабочих процессов. Это упрощает управление вашей работой. Этот инструмент помогает выявить узкие места и недостатки в текущем процессе и найти способы их устранения.
Хотя для этого специально не установлен шаблон, комбинация шаблонов хода работы, планировщика контента и маршрута событий может пригодиться. Вы можете легко определить, какие задачи занимают больше времени, чтобы найти способы оптимизировать процесс на этапе планирования.
Каждый список также позволяет вам увидеть, каким членам команды требуется больше времени для выполнения определенной задачи, что позволяет вам быстро решать проблемы производительности/эффективности с командой.
6. Отслеживание расходов
Управление денежными потоками имеет решающее значение для финансового успеха, а отслеживание ваших расходов важно для любого бизнеса. К счастью, для этого есть шаблон, который называется Трекер расходов в списках Майкрософт. Это позволяет вам отслеживать и контролировать все расходы вашего бизнеса.
Вы можете ввести отдельные расходы, введя сумму, дату и категорию покупки или расхода. Категоризация немного упрощает этот шаблон, позволяя быстро сортировать и управлять различными категориями.
Он даже позволяет добавлять квитанции для расчета вашего денежного потока ежемесячно или ежегодно. Это работает аналогично Трекер бюджета Notion и помогает в управлении бюджетами проектов.
7. Управление активами
Менеджер активов Шаблон в приложении позволяет отслеживать все устройства в вашей организации. С помощью этого шаблона вы можете легко определить, когда устройства будут зарегистрированы и возвращены. Вы можете назначить тег актива для каждого продукта и легко увидеть статус, модель, серийный номер и текущего владельца каждого устройства.
Кроме того, вы можете быстро добавить фотографию, дату покупки, цену покупки и номер заказа для каждого устройства, которое либо проверено, либо зарегистрировано в системе. Вы даже можете добавлять примечания, которые сообщают вам о состоянии устройства для каждого актива.
Списки Microsoft: очень недооцененное программное обеспечение для управления вашей работой
Вы можете быть удивлены тем, что предлагает Microsoft Lists. Если вы уже подписаны на Microsoft 365, то использование списков не должно вызывать у вас затруднений. Это также хорошо сравнивается с другими приложениями для повышения производительности, учитывая, что шаблоны находятся на одном уровне с некоторыми из лучших шаблонов Notion.
Единственное, чего не хватает Microsoft Lists, — это ведения заметок. Хотя вы можете создавать заметки в приложении, правильный шаблон для этого превратит его в одно из лучших приложений для повышения производительности. Даже тогда количество вещей, которые вы можете сделать с этим приложением, невероятно.
