7 советов по управлению задачами для повышения вашей продуктивности

Ваши ежедневные задачи являются основой вашего успеха, представляя собой пошаговые действия, необходимые для достижения ваших личных и профессиональных целей. Другими словами, ваш, казалось бы, бесконечный список дел — это ваша дорожная карта к победе, поэтому эффективное управление этими задачами жизненно важно.

Хотя вы можете поторопиться использовать лучшее приложение для повышения производительности, чтобы организовать свои ежедневные задачи, что неплохо, оттачивание ваших навыков управления задачами является более устойчивым и эффективным в долгосрочной перспективе. В этой статье будут рассмотрены некоторые советы по управлению задачами, которые помогут повысить вашу продуктивность.

1. Знай свой хронотип

Вы сова или ранняя пташка? Вам легче сосредоточиться утром или поздно вечером? У всех нас есть естественная склонность засыпать и быть начеку в определенные периоды дня и ночи. И хотя популярная культура часто превозносит тех, кто встает раньше других, как более продуктивных, реальность такова, что нельзя подходить всем под одну гребенку.

Вот почему знание своего хронотипа может повысить вашу продуктивность, так как это позволяет вам планировать свои задачи, когда вы наиболее продуктивны. Поэтому, составление индивидуального графика работы в зависимости от вашего хронотипа, вам будет проще справляться со своими задачами и достигать максимальной производительности.

Например, если вы ночная сова, вам следует планировать выполнение самых сложных задач в вечером, когда ваш уровень энергии самый высокий, что дает вам наилучшие возможности для выполнения ваших задач на время.

2. Создайте свой список приоритетов

Теперь, когда вы знаете, когда вы наиболее продуктивны, пришло время Расставьте приоритеты задач в ваших списках дел, используя матрицу Эйзенхауэра.. Эта система управления временем помогает вам расставить приоритеты задач, разделив их на четыре квадранта: срочный и важный, не срочный, но важный, срочный, но неважный, и не срочный и неважный задания.

Организация ваших списков дел на основе этих категорий упрощает определение того, какие задачи должны иметь приоритет, а какие можно делегировать или отложить. Таким образом, вы можете запланировать свои самые важные и срочные задачи, когда вы наиболее продуктивны, что даст вам больше шансов завершить их вовремя.

Например, как программист, вы можете запланировать свои задачи по программированию на то время, когда вы наиболее бдительны, и отвечать на электронные письма, когда ваш уровень энергии низок.

3. "Съешь эту лягушку!"

Eating That Frog — это следующий совет по управлению задачами, который поможет повысить вашу продуктивность! И нет, мы не говорим о буквальных лягушках! Брайан Трейси популяризировал эту фразу в своей одноименной книге, и эта яркая метафора описывает решение вашей самой сложной задачи первым делом с утра.

Это один из лучших способов победить прокрастинацию, поскольку вы часто можете испытывать стресс или подавленность, сталкиваясь с самой сложной задачей. Если сначала съесть самую большую лягушку, это чувство страха превратится в чувство выполненного долга. повышение вашей уверенности в себе и придание вам мотивации и импульса для достижения успеха в оставшейся части вашего задания.

Вы можете использовать Метод «Съешь эту лягушку» с помощью Todoist. Однако, несмотря на то, что рекомендуется решать самые сложные задачи утром, ваше лучшее время может отличаться в зависимости от вашего хронотипа, как мы уже обсуждали. Тем не менее, вы все еще можете использовать этот метод, планируя свои самые сложные задачи, когда вы наиболее энергичны и продуктивны.

4. Используйте закон Паркинсона в своих интересах

Прокрастинация — один из самых распространенных убийц продуктивности, с которым рано или поздно сталкивается большинство людей. Одна из основных причин, по которой вы часто откладываете выполнение задач на последнюю минуту, заключается в том, что нет чувства срочности или крайнего срока. Это потому, что эти задачи могут расширяться, чтобы заполнить отведенное вам время — закон Паркинсона.

Хорошая новость в том, что вы можете стать более продуктивным, используя закон Паркинсона в вашу пользу. Как? Во-первых, всегда разбивайте большие или сложные проекты на более мелкие задачи, чтобы они казались менее громоздкими и легкими для решения.

Затем установите строгий срок для каждой задачи. Это создает ощущение срочности, мотивируя вас выполнить задачу до крайнего срока и уменьшая прокрастинацию. Этот лайфхак поможет вам более эффективно управлять своими задачами и гарантирует, что вы не отстанете от своих списков дел.

5. Практика однозадачности

Многозадачность, или, точнее, переключение контекста, — одна из тех привычек, которые кажутся эффективными, но на самом деле очень утомительны и непродуктивны. Несмотря на то, что из-за огромного количества задач в вашем списке дел может возникнуть соблазн попытаться выполнить несколько задач одновременно, у вас есть столько внимания и энергии, сколько можно использовать для конкретной задачи.

Это увеличивает вероятность совершения ошибок, что приводит к напрасной трате времени и усилий. С другой стороны, освоение однозадачности повысит вашу производительность, что позволяет полностью сосредоточиться на задаче до ее завершения. Это сводит к минимуму отвлекающие факторы, помогает вам оставаться сосредоточенным и дает вам возможность выполнять свою работу наилучшим образом.

Один из лучших способов практиковать однозадачность — установить фиксированный лимит времени, чтобы сосредоточиться на задаче, а затем сделать перерыв. Этот метод тайм-менеджмента называется методом Помидора, и это эффективный способ максимально эффективно использовать свое время.

6. Автоматизируйте рутинные задачи

Итак, что происходит с теми маловажными задачами, которые не попали в начало вашего списка приоритетов? Подумайте о таких задачах, как планирование встреч или ведение протоколов во время конференц-связи — мы уверены, что вам все еще нужно их выполнять, верно?

Лучший способ справиться с этими задачами — автоматизировать их. К счастью, есть несколько приложения, которые вы можете использовать для автоматизации рутинных задач, такие как IFTTT или Zapier. Это освободит время и энергию для более важных и срочных задач и поможет вам стать более продуктивным.

7. Используйте правильное программное обеспечение для управления задачами

Все это хорошо и полезно использовать все советы по управлению задачами, упомянутые выше, но вам все еще может быть трудно оставаться продуктивным без подходящего программного обеспечения, которое поможет вам управлять своими задачами. Учитывая множество инструментов управления задачами, которые обещают превратить вас в источник производительности за одну ночь, выбор правильного варианта может быть сложной задачей.

Итак, как вы можете выбрать правильный онлайн-инструмент управления задачами? Первое, что нужно сделать, это оценить свои потребности. Это зависит от вашей профессии, стиля работы и предпочтений, размера команды и многого другого. Оценка ваших потребностей значительно упрощает сравнение различных инструментов управления задачами, чтобы найти лучший вариант для вас.

Делайте больше за меньшее время с помощью этих советов

Улучшение навыков управления задачами — это ключ к тому, чтобы вывести вашу продуктивность на новый уровень. Независимо от того, являетесь ли вы руководителем проекта или студентом, использование правильных методов управления задачами поможет вам добиться большего за меньшее время. Включив эти советы по управлению задачами в свою повседневную жизнь, вы сможете убедиться, что вы отметили все пункты в своем списке дел.