Использование канбан-досок для ваших проектов — отличный способ упростить процесс и повысить производительность. Независимо от того, работаете ли вы в команде или работаете в одиночку, канбан-доски визуально отображают ваш прогресс, упрощая управление.
В этой статье представлено пошаговое руководство по созданию и использованию канбан-доски в Excel.
Создание бэклога для вашей канбан-доски
Начнем с открытия новой книги Excel. После открытия вы найдете вкладку с именем Лист1 внизу рабочей тетради. Дважды щелкните вкладку, и вы получите Переименовать лист неожиданно возникнуть. Переименуйте лист в Отставание.
Мы будем использовать этот лист для создания таблицы невыполненных работ по всем задачам рабочего процесса, которые составят основу нашей канбан-доски.
Чтобы создать отставание, выполните следующие действия:
- Выберите первые несколько ячеек двух верхних строк и объедините их, щелкнув значок Объединить значок, расположенный внутри панели инструментов.
- Теперь пиши Отставание внутри объединенных ячеек, чтобы дать вашей таблице название.
- Отрегулируйте размер шрифта, цвет ячейки и выравнивание текста заголовка по своему вкусу.
- Поскольку мы создаем простую канбан-доску, мы добавим в наш список невыполненных работ два столбца (под заголовком): Название задачи и Описание задания. (Для более подробного отставания просто добавьте необходимые столбцы).
- Чтобы добавить границы к таблице, выберите 12 строк (или столько, сколько необходимо) под Название задачи столбец. Перейти к Границы значок (рядом с Смелый значок) и щелкните стрелку раскрывающегося списка. Выберите Вне границ вариант.
- Сделайте то же самое для строк под Описание задания столбец.
Ваша таблица невыполненных работ готова. Все, что вам нужно сделать сейчас, это заполнить его, и у вас должно получиться что-то вроде этого:
Создание канбан-доски
Теперь, когда у нас есть бэклог, пришло время создать доску Канбан, которую мы будем использовать в нашей доске Канбан. Для этого нажмите кнопку плюс подпишите внизу листа, чтобы создать и открыть новый лист.
На новом листе давайте создадим доску Канбан, выполнив шаги, указанные ниже:
- Создайте заголовок доски, объединив верхние ячейки и написав заголовок. Вы можете настроить размер шрифта и цвет ячеек по своему вкусу.
- Поскольку мы стремимся к простоте, мы добавим только три секции платы, т. е. Делать, В ходе выполнения, и Сделанный. (Вы можете добавить больше разделов, если ваш рабочий процесс состоит из нескольких фаз).
- Добавьте толстые границы к разделам доски Канбан, используя Границы икона.
Канбан-доска почти готова, поэтому мы перейдем к созданию карточек.
Создание канбан-карт
Следуйте инструкциям ниже, чтобы создать карты Канбан:
- Щелкните правой кнопкой мыши заголовок строки и выберите Высота строки.
- Откроется всплывающее окно, где нужно ввести нужную высоту; 25 в нашем случае.
- Точно так же отрегулируйте высоту строки ниже нее до 50, а ниже - до 25.
- Вы получите карточку, состоящую из 3 ячеек с высотой строк: 25:50:25.
- Выберите каждую из трех ячеек карты Канбан и добавьте границы, перейдя в Границы значок и выбор Толстые внешние границы.
- Скопируйте только что созданную карту, чтобы создать столько карт, сколько хотите.
- Вы заметите, что размеры ячеек будут установлены по умолчанию. Итак, вам придется настроить размеры ячеек один за другим.
- Чтобы сделать это быстрее, нажмите Ctrl и выберите все ячейки, которые должны иметь высоту строки 25. Теперь щелкните правой кнопкой мыши любой из заголовков выбранных строк и отрегулируйте высоту строки (как упоминалось ранее). Все выбранные строки теперь будут иметь высоту строки 25.
- Повторите тот же процесс для всех ячеек, которым нужна высота строки 50.
- Поместите толстую рамку вокруг области, окружающей карты, и залейте ее фоновым цветом, чтобы сделать ее эстетически приятной.
Чтобы связать данные в нашем отставании с карточками Канбан, выполните следующие действия:
Добавление заголовков задач в карты канбан
Чтобы получить название нашей первой задачи из Отставание лист:
- Выберите верхнюю ячейку (В5) первой карты и напишите =.
- Перейти к Отставание лист и выберите первую ячейку (С4) под Название задачи столбец.
- Вернитесь к листу Канбан-доски, и вы увидите следующую формулу:
= Отставание! С4
- Нажмите и введите, и он вернет данные в ячейке (С4) листа невыполненной работы (то есть, Исследовать в нашем случае).
- Скопируйте формулу = Отставание! С4 в верхних ячейках оставшихся карточек Канбан и измените номера ячеек для каждой карточки. Таким образом, формула будет = Отставание! С5 (соответствует названию второго задания) для второй карты и = Отставание! С6 для названия третьей задачи и так далее. Карточки Канбан должны выглядеть следующим образом:
Использование условного форматирования, чтобы сделать карточки визуально привлекательными
Вы увидите, что верхние ячейки всех карт теперь возвращают значения Названия задач колонка из Отставание лист. Однако некоторые карты (в нашем случае последние две) возвращают 0 в своих верхних ячейках, потому что в соответствующих ячейках в таблице нет значений. Отставание. Чтобы сделать карты визуально привлекательными, мы использовать условное форматирование в Excel для форматирования данных и удалить 0с:
- Выберите все верхние ячейки карточек Канбан и перейдите к Условное форматирование > Установить новое правило.
- в Условное форматирование вкладку выберите значение ячейки равно 0, изменить Цвет шрифта на белый и нажмите сделанный.
Добавление описаний задач в карты канбан
Мы будем следовать аналогичному подходу, чтобы вернуть описания задач из Отставание в средние ячейки карт Канбан. Только на этот раз формулы будут = Отставание! Д4, = Отставание! Д5, и т. д. Как и в случае с названиями задач, черные ячейки из Отставание вернется 0, что можно исправить через условное форматирование, как уже было сказано.
Еще одна проблема, которую вы заметите при добавлении описаний задач на карточки канбан, заключается в том, что текст будет выходить за пределы ячеек. Чтобы предотвратить это, мы обернуть текст в Excel ячейки:
- Выберите все средние клетки карт.
- Нажмите на Сворачивать значок (рядом с Выровнять значок) на панели инструментов.
Добавление последних штрихов
Несмотря на то, что канбан-карты готовы (и связаны с невыполненной работой), вот несколько дополнительных шагов, чтобы сделать их еще лучше:
- Используйте нижнюю ячейку карточек, чтобы (вручную) добавить исполнителя задачи.
- Выровняйте данные ячейки по центру ячейки, используя Выровнять икона.
- Удаление линий сетки. Перейдите на панель инструментов, щелкните значок Вид раздел и снимите флажок рядом с Линии сетки удалить их.
Создание подвижных канбан-карт
Если вы выполняли шаги до сих пор, у вас должен быть готов список невыполненных задач, канбан-доска и канбан-карточки. Но вы не сможете легко перемещать эти карты по доске. Выполните следующие шаги, чтобы сделать карты Канбан подвижными:
- Скопируйте карту канбан, которую вы хотите разместить на доске.
- Щелкните правой кнопкой мыши на доске, где вы хотите разместить карту.
- Идти к Специальная вставка и выберите Связанное изображение вариант (который является последним вариантом в разделе Другие параметры вставки).
- Выполните ту же процедуру для других карт Канбан.
Максимизируйте свою эффективность с помощью досок Канбан
Теперь, когда у вас есть базовая структура вашей канбан-доски, вы можете персонализировать ее в соответствии с требованиями вашего проекта. Отличный способ максимизировать потенциал метода Канбан — объединить его с другой стратегией повышения производительности, такой как метод GTD.
