Боретесь с написанием сложных электронных писем на работе? Позвольте ChatGPT помочь вам. Вот как вы можете использовать этот инструмент искусственного интеллекта, чтобы писать более качественные электронные письма.
Сложные электронные письма неизбежны в какой-то момент вашей карьеры. Будь то отказ от дополнительных проектов или просьба об отгуле, написать электронное письмо, а затем найти в себе смелость нажать «Отправить» может быть тревожно.
Известно, что ChatGPT помогает людям писать сопроводительные письма и резюме, поэтому вы можете задаться вопросом, может ли он помочь вам писать сложные электронные письма. Если вы предоставите ИИ адекватную информацию, вы можете получить контент, который будет использоваться в качестве основы для вашей электронной почты. ChatGPT может помочь вам сосредоточиться на сообщении без каких-либо эмоций, которые вы испытываете.
Шаг 1: Откройте ChatGPT
Вы готовы начать, если у вас уже есть учетная запись в ChatGPT. Если вы новичок в ChatGPT, вы можете создать учетную запись, используя свою электронную почту или учетную запись Google. Если вы регистрируете новую учетную запись, у вас должен быть рядом мобильный телефон, так как платформа отправит вам код подтверждения, чтобы начать.
Шаг 2: Представьтесь и расскажите о своей роли в организации
Прежде чем просить ChatGPT написать электронное письмо, связанное с работой, вы должны представить себя, свою работу и свои обязанности перед платформой. ChatGPT будет использовать предоставленную вами информацию для создания предлагаемых электронных писем.
Когда вы отправите свое введение, платформа ответит, сообщив вам важную информацию, которую она получила из вашего представления. Если вы впервые работаете с платформой, вы оцените положительную обратную связь, которую она дает вам, когда вы представляете себя.
Вот пример введения:
Вот ответ ChatGPT:
Шаг 3. Попросите ChatGPT написать желаемое электронное письмо
Как только вы сообщите ChatGPT о своей работе и о том, на кого вы работаете, он будет готов создавать сложные электронные письма, в написании которых вам нужна помощь. Вы будете приятно удивлены тем, как быстро ИИ создает электронные письма, с которыми вы можете работать.
Электронная почта об отставке
Независимо от того, взволнованы ли вы следующим этапом своей карьеры или увольняетесь, потому что вам надоели ваши нынешние обстоятельства, написание электронного письма об уходе может быть трудным. Вы не хотите сжигать мосты, поэтому хотите уйти позитивно.
Не забывайте, что вам могут понадобиться рекомендации в будущем, и вы хотите быть уверенными, указывая имена людей, с которыми вы работали. Ваше заявление об увольнении — не время рассказывать о руководстве, политике отпусков или жаловаться на коллег; речь идет об уведомлении вашего работодателя.
Выше вы увидите сгенерированное ChatGPT письмо об увольнении, в котором прощается руководство и сообщает руководству, что вы будете работать с ним, чтобы сделать переход как можно более плавным. Вы хотите уволиться с работы? Вот некоторые финансовые соображения, чтобы подготовиться к.
Электронное письмо, чтобы сообщить вашему руководителю, что вы не уложитесь в срок
Если у вас возникли трудности с соблюдением сроков, лучше как можно скорее сообщить об этом своему руководителю или менеджеру. Когда руководство узнает, что вы не можете уложиться в срок, оно может внести коррективы, которые позволят вам уложиться в срок.
Когда другие люди или следующий шаг зависит от того, уложитесь ли вы в срок, все может остановиться, пока ваша задача не будет выполнена. Сообщите людям, которые полагаются на вас, что вы не уложитесь в срок раньше, чем позже, это поможет вам сохранить отношения с руководством и вашей командой.
Электронная почта для запроса экстренного отпуска
Вы уже чувствуете стресс из-за ситуации, которая вызвала необходимость в запросе на отпуск, и сосредоточиться на написании электронного письма — это последнее, о чем вы думаете. Чтобы справиться с вашей чрезвычайной ситуацией, вам нужно написать электронное письмо своему менеджеру или руководителю с просьбой об отпуске.
Даже если вы уже обсудили отпуск со своим руководителем, вам может потребоваться предоставить им что-то в письменной форме. Будьте реалистичны в отношении того, сколько времени вам нужно, и установите для своего работодателя разумные ожидания относительно того, когда вы собираетесь вернуться на работу.
Поскольку есть вероятность, что это последний запрос, вы можете указать, как с вами можно связаться, если вы планируете быть за пределами города. Вы также можете заверить своего менеджера или супервайзера, что вы будете регулярно проверять свою электронную и голосовую почту, чтобы выполнять свои обязанности.
Электронная почта, чтобы сказать «нет» проекту
Хотя вы можете захотеть ответить на запрос о том, чтобы взять на себя другой проект с “Ты шутишь, что ли?”, может быть, будет лучше, если вы ответите тактично. Вы должны отправить электронное письмо быстро, особенно если вы склонны на все соглашаться.
Если вы будете ждать слишком долго, чтобы отправить электронное письмо, вы можете найти причины, которые убедит вас сказать «да», даже если ваша интуиция подсказывает вам, что это не очень хорошая идея, и у вас уже много дел. Вы должны убедиться, что электронное письмо не выглядит так, как будто вы просто не хотите выполнять работу.
Измените адрес электронной почты, который генерирует ChatGPT, чтобы он соответствовал политикам организации и подходил человеку, сделавшему запрос. Электронное письмо своему руководителю будет более формальным, чем электронное письмо коллеге. Если вам нужно поработать над этим, вам может быть интересно узнать как вежливо сказать «нет» на работе.
Электронная почта для уточнения организационных приоритетов
Иногда мы можем быть перегружены своими обязанностями и не знаем, с чего начать. Вместо того, чтобы пытаться выяснить это самостоятельно, самое продуктивное, что вы можете сделать, — это спросить своего менеджера или начальника, на чем они хотят, чтобы вы сосредоточились.
Просить о помощи может быть страшно, так как мы не хотим выглядеть так, как будто мы не знаем, что делаем. Лучше спросить у руководства, чем предполагать. Вы можете подумать, что что-то должно быть приоритетным, но это может быть не так важно для организации.
Вместо того, чтобы тратить время на проект, который не является приоритетным для организации, лучше всего получить подтверждение. Если вам нужна помощь в расстановке приоритетов, вас может заинтересовать лучшие приложения, которые вы можете использовать для определения приоритетов задач на работе.
Шаг 4. Просмотрите и отредактируйте электронные письма, которые ChatGPT создает
Как только ChatGPT создаст электронное письмо с помощью вашего приглашения, вы должны просмотреть его и внести необходимые изменения. Некоторые вещи, упомянутые в черновике, могут к вам не относиться, а ИИ может пропустить важную информацию, которую вы хотите включить.
Шаг 5: Отправьте электронное письмо
Это, вероятно, самая сложная часть написания сложного электронного письма. Перестаньте беспокоиться о реакции и отправьте ее! Прежде чем вы нажмете «Отправить», вы можете изучить ошибки, из-за которых деловая электронная почта выглядит непрофессионально.
Трудные электронные письма должны быть отправлены
Отправка электронных писем негативного характера может быть сложной задачей, но это необходимо делать. Избегание сложных тем может вызвать больше проблем, чем их решение. Даже если составление сложного электронного письма может вызвать беспокойство, вы почувствуете себя лучше, как только нажмете «Отправить».
Ваш менеджер или супервайзер могут быть недовольны этим сообщением, но они будут признательны, если вы сообщите им о том, что происходит, с достаточным уведомлением. Разрешение конфликтов может быть не вашим любимым занятием, но важно эффективно справляться с ними. Управление конфликтами является важным навыком, которому необходимо научиться профессионально и лично.
