Зачем нужен план продуктивности и как его составить

Культура суеты заставляет всех нас думать, что нам нужно вкладывать в работу каждую последнюю секунду, если мы хотим достичь наших финансовых целей (или самосовершенствования). Это не только вредно для нашего психического и физического здоровья, но и контрпродуктивно.

Когда вы думаете только о том, чтобы «сделать больше», вам часто не хватает эффективности и точности. Даже если вы тратите больше часов, вы не выполняете столько работы. Это потому что ты не планируешь.

Все мы осознаем важность планирования для успеха любого проекта, но когда дело доходит до продуктивности, мы сразу же беремся за дело, не задумываясь. Именно поэтому мы часто не достигаем поставленных целей по продуктивности.

Что такое план продуктивности и почему важно его иметь?

Хотя термин «план производительности» говорит сам за себя, очень важно дать ему четкое и краткое определение, чтобы точно знать, что подразумевает этот термин:

План продуктивности описывает ваши цели (как краткосрочные, так и долгосрочные) и стратегически распределяет их. в течение ваших дней, недель или месяцев, чтобы повысить свою производительность, устраняя основные препятствия на пути к производительность.

Вы когда-нибудь задумывались, почему просмотр видеороликов на YouTube о хаках для повышения производительности поздно ночью или чтение статей о повышении вашей производительности не были плодотворными? Это не потому, что все эти статьи и видео содержат неправильные советы и стратегии.

У всех нас разные взгляды, цели и проблемы; у каждого из нас свой стиль работы и разный опыт. Эти интернет-статьи и видеоролики носят общий характер и не затрагивают наш уникальный набор проблем и препятствий на пути к продуктивности.

Имея в своем распоряжении надлежащий план продуктивности, вам не придется слепо прыгать от одной задачи к другой. У вас будет правильный план действий на день (неделю или месяц), благодаря которому вы будете более сосредоточены на своих целях и с меньшей вероятностью будете отвлекаться. Планирование производительности дает вам чувство контроля, снижая вероятность того, что вы будете чувствовать себя перегруженным или напряженным.

Как создать план продуктивности

Планирование производительности — это не ракетостроение. Все, что вам нужно, — это занять правильное отношение, помнить о своих целях и действовать непредвзято. Вам нужно выбросить из окна все догмы продуктивности «вставать в 4 утра» или «принимать холодный душ» и смотреть, что работает для вас.

Поскольку план продуктивности уникален для ваших целей, темперамента и мышления, нет строгих рекомендаций по его составлению. Тем не менее, следующие шаги представляют собой гибкую дорожную карту процесса, которую вы можете использовать:

1. Ставьте SMART-цели

Бесцельная ходьба никуда не приведет. Запись ваших целей и задач облегчает переход от одной задачи к другой. Вот почему важно ставить SMART-цели, поскольку они помогают отслеживать прогресс, повышать мотивацию и повышать производительность.

Когда у вас есть цели на бумаге, подумайте обо всем, что вам нужно сделать для их достижения. Это могут быть задачи, связанные с вашей работой или бизнес-целями, привычками самосовершенствования, личными проектами или повседневными обязанностями. Начните со всего, что приходит на ум, каким бы тривиальным оно ни казалось, и группируйте их по соответствующим целям.

2. Следите за временем

Отслеживайте, как вы проводите время в течение дня, чтобы получить представление о своем среднем дне. Сколько продуктивных часов вы проводите в день? Какие занятия занимают большую часть вашего времени? Делайте это в течение нескольких дней, и вы будете поражены тем, сколько времени уходит на отвлекающие факторы или тривиальные действия, такие как проверка электронной почты или лент в социальных сетях.

Вы можете использовать TimeCamp для автоматического отслеживания времени вашего компьютера. Все, что вам нужно, это зарегистрироваться на их веб-сайте и загрузить компьютерное приложение, и оно начнет отслеживать ваше время.

3. Проанализируйте свое расписание и запишите проблемы, с которыми вы сейчас сталкиваетесь

После отслеживания вашего времени в течение нескольких дней у вас будет достаточно данных, чтобы получить ценную информацию. Если вы использовали TimeCamp, получите доступ к его журналу времени, и у вас будет подробный отчет о ваших днях.

Анализируя свой журнал учета рабочего времени, задайте себе следующие вопросы:

• Сколько часов в день вы работаете?
• Сколько времени уходит в социальные сети?
• Какие занятия занимают большую часть вашего времени?
• Сколько времени вам понадобилось для выполнения той или иной задачи?

Ответы на эти вопросы помогут вам заметить препятствия, которые мешают вам стать более продуктивным. Как только вы узнаете проблемы, вы можете начать думать об их решениях.

Помимо обычных отвлекающих факторов, таких как социальные сети, вы должны отметить другие, казалось бы, не относящиеся к делу вещи, которые могут помешать вам стать более продуктивным. Спроси себя:

• Вам тяжело работать поздно вечером?
• Чувствуете ли вы себя вялым большую часть времени?
• Вы плохо спите?

Отмечая проблемы, вы должны оставаться верными себе. Старайтесь не искать себе оправданий своему непродуктивному поведению.

4. Создайте и следуйте расписанию

Используя выводы из анализа, составьте график с учетом ваших целей. Хотя Календарь Google отлично подходит для планирования, если он не работает, рассмотрите возможность использования бесплатные альтернативы Календарю Google, чтобы планировать свой день.

В зависимости от ваших целей и часов максимальной производительности, назначьте соответствующие ежедневные или еженедельные часы для работы, фитнеса, отдыха, семьи или личных проектов. Нет правильного или неправильного; все зависит от ваших целей и личных предпочтений.

Например, если вы хотите начать новый бизнес, вы должны выделить несколько часов в неделю для работы над своим бизнесом. Но если ваша цель — получить отличное тело летом, сократите время, проводимое за телефоном, и запланируйте больше еженедельных занятий в тренажерном зале.

Независимо от ваших целей, важно придерживаться реалистичного графика. Вы не хотите планировать каждую последнюю секунду дня. Ваш график должен быть достаточно гибким, чтобы учитывать внезапные планы. И не забудьте включить заслуженные перерывы. Цель состоит не в том, чтобы остаться занятым, а в том, чтобы повысить производительность.

5. Найдите свою идеальную стратегию продуктивности и придерживайтесь ее

Продуктивность не является естественной для большинства из нас. Однако использование проверенных методов может помочь облегчить этот процесс. Вот несколько стратегий продуктивности, которые вы можете использовать в своем расписании:

Метод Айви Ли

Метод Айви Ли — это простая, но эффективная стратегия, которую можно включить в свой график. Составьте список из 6 задач, которые вам нужно выполнять каждый день. Расположите их в порядке важности и начните с самой важной задачи. Цель состоит в том, чтобы закончить одну задачу за один раз.

Как только вы закончите с первой задачей, переходите к следующей, затем к следующей, пока не закончите свой список. Если вы не можете выполнить все шесть задач, просто перенесите их на следующий день.

Если вы хотите узнать больше, вот подробное руководство по как использовать метод Айви Ли для продуктивной работы без стресса.

Принцип Парето

Принцип Парето, также известный как правило 80/20, является известной стратегией повышения производительности, которая делает упор на наиболее важные задачи. Согласно принципу Парето, 20% (наиболее важных) задач дают 80% результатов.

Используйте правило 80/20, чтобы расставить приоритеты в своих задачах, сосредоточившись на желаемых результатах. Определите ключевые задачи, которые принесут наибольшую пользу, и сосредоточьтесь на выполнении этих задач в первую очередь.

Техника помидора

Повысьте свою продуктивность с помощью метода Pomodoro сосредоточившись на одной задаче в течение 25 минут, а затем сделав небольшой перерыв. Метод Pomodoro идеально подходит для выполнения больших и сложных задач. Становится намного проще фиксировать и выполнять, если разбить задачу на несколько более мелких задач (которые можно выполнить за 25 минут).

6. Повторно проанализируйте свою производительность и экспериментируйте

Планирование продуктивности — это не одноразовая вещь. Ваш первый план продуктивности может быть не таким подробным и эффективным, как вы надеетесь. Вот почему важно анализировать свой еженедельный и ежемесячный прогресс.

Посмотрите, насколько хорошо работает ваш план продуктивности. Определите любые препятствия, которые вы могли пропустить, и скорректируйте свой план для их устранения. Если конкретная стратегия не дает результатов, попробуйте другую и отметьте результаты.

Повысьте свою производительность с помощью плана повышения производительности

Если советы по повышению производительности в Интернете не работают, пришло время создать индивидуальный план повышения производительности. Ваш план должен устранить все препятствия, которые мешают вам полностью реализовать свой потенциал. При создании плана не забудьте запланировать свои высокоприоритетные задачи, чтобы максимально использовать часы пиковой производительности.

Хотя план продуктивности, безусловно, поможет, важно, чтобы вы следовали ему. Это означает создание рабочей среды, свободной от отвлекающих факторов, включая ваш телефон. Но если важно, чтобы ваш смартфон был рядом, вы должны следовать хорошим привычкам использования смартфона.