Функция OFFSET в Microsoft Excel — очень мощный и универсальный инструмент. Однако из-за своей сложности и количества подобных функций он, к сожалению, часто используется недостаточно.
Относительно простая функция может сэкономить время и нервы авторам Excel. Это упрощает извлечение точных точек данных из хорошо организованного основного набора данных. Он также позволяет легко создавать подробные отчеты, интерактивные визуализации и сложные информационные панели.
1. Создание наборов данных переменного размера
Одним из наиболее распространенных применений функции OFFSET в Excel является захват наборов данных переменного размера. Учитывая большой набор данных, может потребоваться просмотр только небольшой части данных в любой момент времени.
Например, при ежедневном автоматическом отчете об итогах продаж для сотрудников вам может потребоваться получить итоги за определенную неделю или недели.
Написание отдельной функции СУММ для каждой суммы может быть выполнено довольно легко. Однако функция OFFSET может быть намного быстрее для простоты использования и повторного использования.
Сначала введите день месяца, с которого мы хотели бы начать, в ячейку B6. Затем мы вводим, сколько дней мы хотим запустить отчет в B7. Затем мы можем использовать простая функция СУММ и СРЕДНЯЯ функция чтобы получить больше данных о каждом сотруднике за выбранный промежуток времени:
=СУММ(СМЕЩ(B2, 0, B6 - 1, 1, B7))=СРЗНАЧ(СМЕЩЕНИЕ(B2, 0, B6 - 1, 1, B7)Настроить дату начала или продолжительность так же просто, как настроить одну ячейку, что может значительно упростить извлечение наборов данных переменного размера.
2. Разрешение создания пользовательских отчетов
Использование методов, аналогичных описанным выше, позволяет относительно легко разработать полный отчет с корректировкой переменных. Вы можете сделать так, чтобы первый аргумент в функции OFFSET ссылался на другой лист. Это позволит вам разделить ввод данных и отчетность.
Это позволит перетаскивать выбранные фрагменты данных с одного листа на другой. Кроме того, он позволяет отображать только информацию, относящуюся к вашему текущему отчету. Настроить отчет, показывающий дневные итоги с использованием тех же данных, что и раньше, довольно просто. Вы можете сделать это, не вытягивая данные за нерелевантные дни.
Следующая функция смещения, помещенная в ячейку B5, вытянет количество дней, указанное в ячейке B2. Он начинается на неделе, указанной в B1, и отображает только данные за соответствующий период:
=СМЕЩЕНИЕ(Лист1!B2, 0, (B1 - 1) * 7, 1, B2 * 7)Можно ограничить записи в B1 и B2 и создать выпадающие списки в Excel с количеством доступных недель с использованием проверки данных.
3. Пагинация электронной таблицы
Функция OFFSET также может выполнять простую разбивку на страницы электронной таблицы, задача, обычно связанная с с помощью вкладки «Разработчик Excel». Это может упростить и повысить эффективность работы с большими наборами данных.
При работе с электронной таблицей с 30 000 строк данных будет сложно просмотреть сразу весь набор данных. Создание раскрывающегося списка, который принимает диапазон чисел от 1 до 300, позволяет нам быстро разбить данные на страницы по 100 результатов на каждой.
Функция OFFSET всегда будет иметь привязку к верхней левой ячейке данных. Однако вторым аргументом является вертикальное смещение. Это будет равно номеру выбранной страницы минус один, умноженный на 100. Горизонтальное смещение, третий аргумент, может быть установлено равным 0.
Четвертому аргументу присваивается значение 100, а пятому аргументу — количество столбцов в наборе данных. Этот метод позволяет легко разбивать очень большие фрагменты данных на гораздо более удобные части.
Вот пример набора данных с разбивкой на страницы. Данные включают 500 образцов информации, записанных с набора датчиков на одном листе, и отчет с разбивкой на страницы на другом.
В отчете используется проверка данных в ячейке B1 для создания раскрывающегося списка со страницами в нем. Следующее выражение в ячейке A3 создает основную часть отчета:
=СМЕЩЕНИЕ(Лист1!A2, (B1 - 1) * 100, 0, 100, 21)4. Нарезка данных для графиков
Мы можем добавить график в отчет о продажах, который мы создали до использования функции OFFSET. График может извлекать переменную информацию на основе данных, выбранных в двух раскрывающихся списках в верхней части листа.
При изменении значений в верхней части листа график автоматически изменится, чтобы отразить выбранные недели, давая быстрый визуальный ориентир любому, кто просматривает отчет.
Сочетание диаграмм и графиков с функцией смещения значительно упрощает визуализацию сложных и изменяющихся данных. Он также позволяет создавать простые информационные панели в Excel.
5. Извлечение информации по смещению даты
Поиск конкретной информации на основе меток времени не является чем-то необычным, когда речь идет о данных отчета или данных, полученных из автоматических процессов учета времени. При рассмотрении одного периода использование условных функций, таких как IF или IFS, для извлечения только необходимых данных не составляет труда. Если вам нужно получить данные на основе диапазона дней или времени, слишком легко попасть в массивное вложенное условие.
Используя комбинацию COUNTIF и OFFSET, извлекать данные из диапазона времени или дней довольно просто. Используйте одну ячейку для представления начального дня. Затем используйте другую ячейку, чтобы представить продолжительность времени, за которое вы хотите извлечь данные.
В функции OFFSET высота или ширина, в зависимости от расположения ваших данных, могут быть установлены на значение с помощью функции СЧЁТЕСЛИ в Excel. Это позволяет вам определить, сколько записей находится в запрошенном диапазоне, и получить только соответствующие данные.
В этом примере у нас есть набор данных, содержащий записи за несколько лет. Мы можем использовать дату, введенную в ячейку B1, и следующую функцию для извлечения только тех записей, которые произошли после этой даты:
=СМЕЩ(Лист1!U2, СЧЁТЕСЛИ(Лист1!V2:V501, " и В1), 0, 500 - СЧЁТЕСЛИ(Лист1!V2:V501, " и В1), 1)Это значительно упрощает отчет, позволяя фильтровать значения, появившиеся до или после определенной даты. Если вместо этого вы используете функцию СЧЁТЕСЛИМН, вы даже можете добавить конечную дату, предоставив конечному пользователю больше вариативности.
6. В сочетании с СЧЁТЕСЛИ
В дополнение к расширению временных диапазонов функция СЧЁТЕСЛИ хорошо подходит для извлечения определённых срезов всех типов упорядоченных данных с помощью функции СМЕЩЕНИЯ Excel. Аргументы высоты и ширины функции СМЕЩ можно установить с помощью СЧЁТЕСЛИ. Кроме того, вы можете легко изменить любые числовые данные с регулируемым значением из любого места на вашем листе.
Если бы у вас был список транзакций за день, упорядоченный по сумме транзакций, вы могли бы использовать этот метод, чтобы вывести каждую транзакцию на определенную сумму. Это может быть выполнено с помощью простой функции OFFSET, например:
=СМЕЩЕНИЕ(A2, СЧЁТЕСЛИ(B2:B22, " и Н3), 0, СЧЁТЕСЛИ(B2:B22, " и Н3), 4)Одна из самых важных вещей, на которую следует обратить внимание в этой функции, — предпоследний аргумент СЧЁТЕСЛИ(B2:B22, "
Еще одно важное соображение для тех, кто хочет использовать OFFSET таким образом, заключается в том, что он будет работать только в том случае, если данные, с которыми вы работаете, хорошо упорядочены. Неупорядоченные данные не вернут результаты, которые вы ищете. К счастью, Excel также включает в себя набор инструментов автоматической сортировки для упорядочения данных.
Вы можете использовать это для выполнения действий, начиная от разбивки продуктов по разным ценам и заканчивая извлечением только операций, выполняемых определенное количество раз. Возможность контролировать точный объем извлекаемых данных обеспечивает детальный контроль над точной выборкой данных, которые вы извлекаете из своих электронных таблиц. Это позволяет создавать разнообразные подробные интерактивные отчеты.
Вот для чего на самом деле полезна функция OFFSET
В конечном счете, функция OFFSET позволяет пользователям извлекать информацию из электронной таблицы с высокой точностью. Это экономит время и позволяет пользователям выполнять больше операций с меньшим количеством функций.
Это упрощает извлечение точных данных, которые вам нужны, не прибегая к вложенным условным выражениям. Это также экономит время и усилия пользователей при создании настраиваемых отчетов, информационных панелей и многого другого в Excel.
