Как использовать Notion для гибридной работы: полное руководство

Гибридная работа стала более популярной с увеличением проникновения Интернета во всем мире. И примерно после двух лет работы из дома во время пандемии COVID-19 многие работодатели приняли соглашения, которые позволяют сотрудникам работать вне офиса, по крайней мере, часть рабочего времени.

Несмотря на преимущества, связанные с гибридной работой, вы можете столкнуться с падением производительности, если у вас нет подходящих систем. К счастью, такие приложения, как Notion, упростили совместную работу с вашей командой, когда вы не все одновременно находитесь в офисе.

В этой статье вы узнаете больше о том, как использовать Notion для гибридной работы. Мы также предоставим пошаговые инструкции, которые помогут вам быстрее реализовать эти советы.

1. Добавление пользователей в рабочие области

Когда работа в гибридной среде, вашим главным приоритетом должно стать облегчение совместной работы членов команды друг с другом. В Notion сделать это довольно просто; даже если у вас есть только бесплатный план, вы все равно можете добавлять других пользователей в свои рабочие области.

Количество пользователей, которых вы можете добавить в свою рабочую область, будет зависеть от вашей подписки. Если вы используете бесплатный план, вы можете добавить до 10 человек; этого должно быть более чем достаточно, если вы работаете в агентстве или в другом малом бизнесе.

У вас будет гораздо более высокий лимит, если вы получите платную версию Notion. Версия Plus позволяет добавить до 100 человек в одно рабочее место, а с планом Business это число увеличивается до 250. Если у вас есть Notion Enterprise, вы можете обсудить свои ограничения с отделом продаж Notion.

Независимо от того, какой план вы используете, процесс добавления пользователей в ваши рабочие пространства Notion одинаков.

1. Идти к Настройки и участники > Участники. Когда вы там, вы увидите синюю кнопку под названием Добавить участников.
2. Введите адрес электронной почты человека, которого вы хотите пригласить в свое рабочее пространство Notion. Если у вас Notion Plus или выше, вы также можете развернуть раскрывающееся меню, чтобы определить, является ли приглашенный владельцем или участником рабочей области.
3. Когда вы будете готовы добавить пользователя в свою рабочую область, выберите Приглашать.

Вы также можете пригласить людей, перейдя на Члены вкладку и копирование ссылки для отправки всем.

2. Классификация различных проектов

При использовании Notion для гибридной работы хорошей идеей будет организация ваших проектов. Вы можете классифицировать свои задачи несколькими способами. Мы покажем вам два варианта сделать это ниже.

Создание дополнительных рабочих пространств

Notion позволяет вам иметь до 10 рабочих мест, если у вас есть бесплатный план. Как и при добавлении пользователей в эти пространства, ваши лимиты выше, если вы покупаете платную подписку. В любом случае вы будете следовать одному и тому же процессу создания новых рабочих областей в приложении.

1. В верхней части левой панели инструментов щелкните текущую рабочую область. Когда появится раскрывающееся меню, выберите значок с тремя точками. 2. После выбора значка, упомянутого выше, вы увидите опцию под названием Присоединиться или создать рабочее пространство. Нажмите на это. 3. Notion спросит вас, для чего вы хотите использовать свое рабочее пространство. Выберите то, что лучше всего соответствует вашим потребностям, и выберите Продолжать. В этом случае мы выберем Для моей команды поскольку мы обсуждаем гибридную работу. 4. Затем вам нужно будет назвать свое рабочее пространство. После этого нажмите на Продолжать кнопку еще раз. 5. Затем Notion даст вам возможность поделиться своим новым рабочим пространством с другими. Введите их адреса электронной почты или скопируйте ссылку, если хотите. После того, как вы все настроили, выберите Отведи меня к понятию, и вы сможете использовать свое новое рабочее пространство.

Создание страниц внутри страниц

Еще один способ категоризировать проекты — создавать страницы внутри страниц. Чтобы создать новую главную страницу в Notion, выберите + кнопку на левой панели инструментов.

На этой странице вы можете создать другую страницу, нажав / и выбор Страница. Как только вы это сделаете, вы можете настроить все, как считаете нужным.

3. Отслеживание важных задач

Программное обеспечение для управления проектами — отличный способ развивать свой бизнес, и вы также захотите использовать такие решения, если вы работаете наемным работником или фрилансером. При использовании Notion для гибридной работы у вас есть множество возможностей для отслеживания важных задач.

У Notion есть несколько шаблонов, которые вы можете использовать, чтобы более внимательно следить за своими проектами. Вы найдете диаграммы Ганта, страницы управления задачами и проектами и несколько других опций. Многие из них можно использовать бесплатно, и вы можете легко дублировать свои любимые шаблоны в свое рабочее пространство Notion. Сделать это:

1. Идти к notion.so/templates и выберите шаблон, который будете использовать вы и ваша команда.
2. Под Дублирующаяся информация, выберите рабочее пространство, в котором вы хотите его использовать, и нажмите Дублировать шаблон. После этого вы сможете сразу настроить все под свои нужды.

4. Предоставление резюме для ваших встреч

Если вы не работаете в том же месте, что и члены вашей команды, знание того, как далеко продвинулись другие в проектах, над которыми вы работаете вместе, может оказаться сложной задачей. Хотя вы должны попытаться ограничить количество совещаний, время от времени заходить на них — хорошая идея.

Во время встречи стоит назначить кого-то, кто будет делать заметки. Вы можете сделать это, когда настройка Календаря Google для гибридной работы также, если вы хотите добавить это приложение в свою систему повышения производительности.

После завершения встречи вы можете легко создавать резюме своих встреч. используя понятие ИИ. Для этого нажмите пробел и выберите Подведем итог когда появляется понятие ИИ. Затем инструмент будет работать над предоставлением краткого обзора вашей страницы.

5. Сделайте ваши самые важные страницы более доступными

Notion позволяет сделать наиболее важные страницы более доступными, перетащив их порядок на левой панели инструментов. Однако это не единственное, чем вы ограничены. Вы также можете добавлять страницы в избранное. Чтобы сделать последнее:

1. Нажмите значок три точки при наведении курсора на одну из ваших страниц.
2. Нажмите на Добавить в избранное, и вы увидите свою страницу в верхней части экрана.

6. Создание контента и календарей социальных сетей

Если вы являетесь частью маркетинговой команды, важно обновлять календари контента и социальных сетей при работе над гибридным соглашением. Понятие делает это легко; вы можете создать свой собственный календарь, составив таблицу и выбрав Новая база данных.

В Notion также есть несколько шаблонов для создания календарей социальных сетей и контента. При создании новой страницы нажмите на Добавить новый > Шаблоны вместо этого и выберите то, что работает для вас.

Сделайте свою гибридную рабочую модель более эффективной с помощью Notion

Гибридная работа имеет несколько преимуществ, если вы устанавливаете правильные системы, но важно, чтобы вы отсортировали их, прежде чем переходить на такое соглашение. Notion — это удобный инструмент для управления рабочим процессом вашей команды и обеспечения того, чтобы все продолжали работать над достижением ваших общих целей.

Вы можете использовать несколько шаблонов, чтобы следить за своим контентом и расписаниями в социальных сетях, а также получать обзор всех проектов. Кроме того, вы можете использовать Notion для предоставления сводок собраний и многого другого.