Сделайте ответы на электронные письма Outlook быстрыми и эффективными.
Outlook — отличный почтовый клиент, независимо от того, отправляете ли вы электронные письма или отвечаете на них. Но когда дело доходит до ответов, есть несколько способов настроить процесс. В этом руководстве мы рассмотрим, как создать шаблон быстрого ответа, изменить внешний вид исходного сообщения и изменить адрес для ответа.
Хотя в этом руководстве мы используем Outlook для Microsoft 365, эти инструкции также будут работать для Outlook 2010, 2013, 2016, 2019 и 2021. Давайте начнем.
Как создать шаблон быстрого ответа в Outlook
Вы ловите себя на том, что постоянно отвечаете на несколько писем слово в слово? Вместо того, чтобы повторять один и тот же ответ, вы можете просто создать шаблон быстрого ответа и ответить одним щелчком мыши. Вы можете сделать это, создав Quick Step для автоматизации этой утомительной задачи.
Для получения дополнительной информации о быстрых шагах ознакомьтесь с нашим руководством по создание и использование Quick Steps в Outlook.
Вот шаги для создания шаблона быстрого ответа в Outlook:
- Запустите Outlook и убедитесь, что у вас есть Дом выбрана вкладка.
- Выберите учетную запись электронной почты, для которой вы хотите создать шаблон быстрого ответа. Если у вас есть более одного адреса электронной почты в Outlook, вам придется написать шаблон быстрого ответа для каждого из них.
- в Быстрые шаги группа, нажмите на Создавать новое.
- Дайте Quick Step имя в Имя текстовое поле — мы назвали наше Быстрый ответ.
- в Действия раздел, нажмите на Выберите действие раскрывающийся список и выберите Отвечать.
- Нажмите на Показать параметры ссылку прямо под раскрывающимся списком, чтобы открыть больше полей.
- Чтобы сделать это руководство быстрым и легким, вы можете оставить все остальные поля, например К и Предмет, как есть — либо Outlook автоматически заполнит его в зависимости от характера исходного сообщения электронной почты, либо будут применены значения по умолчанию. Однако введите сообщение, которое вы хотите отправить, в Текст текстовое окно.
- Нажмите Заканчивать.
Если вы хотите отправить кому-то именно это сообщение, просто откройте его электронную почту и нажмите Быстрый ответ или как вы его назвали в Быстрые действия группа. Чтобы узнать больше о том, как повысить продуктивность работы с этим почтовым клиентом, ознакомьтесь с нашим руководством на рекомендации по ускорению рабочего процесса в Outlook.
Как изменить внешний вид исходных сообщений в Outlook
При ответе или пересылке сообщения вы можете либо исключить исходное сообщение, либо изменить его внешний вид, чтобы было более очевидно, где заканчивается ваше сообщение и начинается исходное. Вы также можете прикрепить исходное письмо, если не хотите загромождать его.
Для этого следуйте инструкциям ниже:
- В Outlook нажмите Файл в левом верхнем углу.
- В левом боковом меню нажмите на Параметры.
- Выбирать Почта на левой панели.
- Прокрутите вниз до Ответы и пересылки раздел, пока не увидите При ответе на сообщение и При пересылке сообщения выпадающие меню.
- По умолчанию выпадающие меню будут установлены на Включить исходный текст сообщения. Тем не менее, вы можете развернуть их и выбрать Не включать исходное сообщение, Прикрепить исходное сообщение, Включить исходное сообщение и сделать отступ, или Префикс каждой строки исходного сообщения.
Вот что делают эти другие опции:
- Не включать исходное сообщение: отправить ответ или переадресованное сообщение без текста из исходного электронного письма.
- Прикрепить исходное сообщение: Включить текст из исходного сообщения электронной почты в качестве вложения.
- Включить исходное сообщение и сделать отступ: включает текст из исходного электронного письма, но он будет сдвинут вправо — это похоже на нажатие клавиши Tab в каждой строке исходного сообщения.
- Префикс каждой строки исходного сообщения: Это похоже на отступ исходного сообщения. Но вместо пробела будет символ, обозначающий, где начинается каждая строка исходного письма.
Как изменить адрес для ответа вашего адреса электронной почты в Outlook
Изменение адреса для ответа на электронное письмо в Outlook означает, что любой ответ, отправленный на выбранную учетную запись, будет перенаправлен на другую.
Вот как это сделать:
- В Outlook нажмите Файл в левом верхнем углу.
- Нажмите на Настройки учетной записи чтобы развернуть меню, затем выберите Настройки учетной записи.
- Во всплывающем окне нажмите на адрес электронной почты, который вы хотите изменить, а затем нажмите на Изменять (это в меню под вкладками). Вы также можете просто дважды щелкнуть адрес электронной почты.
- В текстовом поле рядом с Обратный адрес, введите адрес электронной почты, на который вы хотите перенаправлять электронные письма.
- Нажмите Следующий применить изменения.
Заставьте настройку ответов Outlook работать на вас
Следуя приведенным выше простым инструкциям, вы сможете легко настраивать ответы в Outlook. Это небольшое руководство лишь поверхностно описывает уровень настройки, который Microsoft встроила в свой почтовый клиент. Однако этого достаточно, чтобы начать делать ответы чище и эффективнее.
