Восстановление поврежденного файла Excel может быть утомительным занятием. Страх потерять жизненно важные данные и усилия, затраченные на создание файла, может быть, мягко говоря, непреодолимым. Несмотря на то, что существуют различные методы восстановления поврежденного файла Excel, они могут оказаться либо неэффективными, либо требовать технических знаний, выходящих за рамки опыта среднего пользователя.
Следовательно, лучше избегать действий, которые могут вызвать повреждение ваших книг Excel. В этой статье рассматриваются наиболее распространенные причины повреждения книги Excel и предлагаются практические советы по предотвращению.
1. Внезапное выключение компьютера
Компьютеры могут отключаться без предупреждения из-за перегрева, неисправного оборудования или внезапного отключения электроэнергии. Книги Excel, открытые во время завершения работы, могут быть повреждены. Во время работы с книгами Excel ваш компьютер обновляет и сохраняет данные на жестком диске. Неожиданные отключения электроэнергии могут прервать этот процесс сохранения файлов и привести к повреждению файла Excel.
Как это предотвратить?
Не держите файлы Excel открытыми, когда вы не работаете, чтобы предотвратить их повреждение при внезапном завершении работы. Сделайте привычкой часто сохранять свою работу и закрывать вкладки Excel, как только ваша работа будет выполнена. А если вы живете в районе, где часто случаются внезапные отключения электроэнергии, рассмотрите возможность приобретения источника бесперебойного питания (ИБП), чтобы предотвратить неожиданное отключение компьютера.
2. Поврежденный жесткий диск
Вы когда-нибудь роняли свой ноутбук и обнаруживали, что не можете открыть (или даже найти) некоторые из своих файлов? Такое воздействие, скорее всего, приведет к повреждению определенных секторов вашего жесткого диска и повреждению или уничтожению файлов (Excel или других), хранящихся в этих секторах. Когда вы сохраняете файл на таком поврежденном и испорченном жестком диске, он может не сохраниться или сохраниться с отсутствующими данными, что приведет к повреждению файла.
Как это предотвратить?
Вам также следует обратить внимание на признаки выхода из строя жесткого диска и замените его, если ваш не работает. Существуют различные другие причины отказа жесткого диска, такие как физическое воздействие, проблемы с программным обеспечением, скачки напряжения и перегрев. Хотя не все из них находятся под вашим контролем, вы можете быть более осторожными со своим ноутбуком и сохранять бдительность в отношении состояния вашего компьютерного оборудования, чтобы уменьшить вероятность отказа жесткого диска.
3. Большой размер файла
Большие файлы Excel более подвержены повреждению, поскольку они часто содержат много формул и ссылок. Вполне вероятно, что среди множества формул и ссылок несколько неправильных формул или неработающих ссылок испортят весь файл.
Большие файлы также сказываются на Excel, поэтому вы заметите, что он становится медленным и (иногда) не отвечает. Excel требует больше времени для загрузки и сохранения этих больших файлов; если во время загрузки или сохранения произойдет прерывание, файл Excel может быть поврежден.
Как это предотвратить?
Лучше не добавлять ненужные формулы или ссылки в файл Excel, чтобы уменьшить размер файла. Но если это невозможно, разбейте его на более мелкие файлы, которые легче загружать, сохранять и управлять ими.
4. Ошибки в Экселе
Как и другие программы, Excel не идеален. Несмотря на то, что разработчики Microsoft продолжают обновлять Excel и добавлять новые исправления для устранения ошибок (недостатков программного обеспечения) и других уязвимостей, вполне возможно, что некоторые из них остаются. Эти ошибки могут помешать правильному сохранению вашего файла или неправильно интерпретировать определенные функции Excel, что приведет к повреждению файла.
Как это предотвратить?
Поддержание программы Excel в актуальном состоянии — лучший способ предотвратить повреждение файлов Excel программными ошибками. Вам также следует избегать использования макросов и сторонних надстроек, поскольку они не проверены и могут иметь уязвимости, которые могут повредить ваши файлы.
5. Проблемы с сетевым сервером и синхронизацией
Если вы работаете с файлом Excel, хранящимся на сетевом сервере, существует высокий риск повреждения файла. Низкая скорость интернета и проблемы с подключением могут помешать полному хранению данных. Также возможно, что вы потеряете связь при внесении изменений. Поскольку изменения не были сохранены, отсутствующие данные могут повредить ваш файл.
Если несколько пользователей пытаются получить доступ и внести изменения в один и тот же файл Excel, это может привести к перезаписи данных и проблемам с синхронизацией данных, которые могут привести к повреждению файла.
Как это предотвратить?
Вы всегда должны убедиться в стабильном соединении, прежде чем вносить какие-либо изменения. Чтобы избежать таких проблем, сохраните файл Excel на своем компьютере, прежде чем вносить какие-либо изменения.
6. Вредоносное ПО и компьютерный вирус
Вирусы и вредоносное ПО могут изменить, перезаписать или удалить данные файла Excel, что приведет к его повреждению. Если ваш компьютер заражен какой-либо вредоносной программой или вирусом, все ваши файлы (включая книги Excel) находятся под угрозой.
Как это предотвратить?
Лучший способ защитить компьютер от вирусов и вредоносных программ — избегать установки программного обеспечения из неизвестных источников или подключения компьютера к неизвестному серверу. Вы также должны установить антивирусная программа для обнаружения и удаления любой вредоносной программы до того, как она нанесет какой-либо ущерб или испортит ваши файлы.
Сделайте резервную копию ваших файлов Excel
Повреждение книги Excel может произойти по разным причинам, и предотвратить это не всегда возможно. Вот почему лучше всегда сохранять резервную копию важных файлов и книг Excel, чтобы предотвратить потерю важных данных.
Но если важная книга Excel будет повреждена, не теряйте надежды. Вы можете использовать различные методы для восстановления поврежденной книги Excel (или, по крайней мере, данных).