Большинство корпораций, включая государственные организации, предприятия и некоммерческие организации, используют Microsoft Excel для составления бюджета. Excel предлагает им гибкость, знакомство и простоту компиляции, сортировки, управления и анализа данных для составления бюджета и прогнозирования.
Но является ли Excel подходящим инструментом для бизнес-бюджетирования? Давайте взвесим все за и против использования Excel в качестве программного обеспечения для составления бюджета, чтобы ответить на этот важный вопрос.
Плюсы бизнес-бюджетирования в Excel
Microsoft запустила Excel еще в 1985 году. Согласно опросу, проведенному Центаж Корпорейшн, большинство финансовых директоров (почти 88%) по-прежнему используют электронные таблицы для составления бюджета. Это многое говорит о полезности программы. Но почему Excel так популярен как инструмент бизнес-бюджетирования? Давай выясним.
1. Все знают, как пользоваться Excel
Большинство выпускников колледжей так или иначе использовали Excel во время учебы. Это говорит об универсальности программы и о том, что почти все знают основы программы. Поскольку большинство ваших сотрудников уже знакомы с основами Excel, все, что им нужно, — это немного подтолкнуть их в правильном направлении, и они в кратчайшие сроки смогут управлять финансами вашего бизнеса.
Составляя бюджет в Excel, вы сэкономите время и ресурсы, которые в противном случае были бы потрачены на обучение, что особенно полезно, если вы управляете небольшим бизнесом или стартапом с ограниченными ресурсами.
2. Excel дешев и легко доступен
Почти у каждого есть копия Microsoft Excel. Если вашему бизнесу требуется больше людей для участия в процессе составления бюджета, вы можете предоставить доступ любому, у кого есть копия Excel, без покупки дополнительных лицензий. По возможности малым предприятиям следует избегать программного обеспечения для корпоративного бюджетирования, поскольку оно может привести к увеличению затрат.
3. Вы можете настроить электронные таблицы Excel
В компаниях, особенно в стартапах, настраиваемость является чрезвычайно полезной и востребованной функцией, потому что разные этапы развития бизнеса требуют разных подходов. Одним из самых больших преимуществ электронных таблиц Excel по сравнению с другим программным обеспечением для составления бюджета является то, что сила находится в руках пользователей.
Excel — довольно сложная программа, которая предлагает своим пользователям гибкость в виде многочисленных функций и формул. Как только вы разбираться в формулах Excel, вы можете делать все, что угодно, от бизнес-бюджетирования до финансового анализа и построения графиков. Вы даже можете создавать свои собственные формулы, макросы и шаблоны бюджета в Excel, чтобы удовлетворить уникальные потребности вашего бизнеса.
Минусы бизнес-бюджетирования в Excel
Как и все остальное, Excel имеет свою долю ограничений, когда речь идет о бизнес-бюджетировании.
1. Это отнимает много времени и подвержено ошибкам
Бизнес-бюджетирование в Excel требует ручного ввода данных. Поскольку это так зависит от человеческих усилий, ошибки практически неизбежны. Вероятность таких ошибок увеличивается с увеличением размера и сложности бюджетов, что приводит к ошибочным бюджетным прогнозам и расчетам доходов.
В многомиллионных компаниях даже простая опечатка или ошибка транспонирования могут стоить миллионы долларов. Берите пример с ТрансАльта: простая ошибка вырезания и вставки обошлась компании в 24 миллиона долларов. Компании часто просматривают и исправляют проблемы в своих электронных таблицах Excel, чтобы предотвратить такие риски, что стоит им драгоценного времени, усилий и затрат.
2. Проблемы масштабируемости для больших наборов данных
Excel, будучи дешевым и доступным, предлагает малым предприятиям низкий барьер для входа с безупречной полезностью и функциональностью. Однако по мере роста бизнеса объем данных, необходимых для составления бюджета и прогнозирования, резко возрастает. Excel часто не может работать с большими объемами данных с многочисленными формулами и макросами и, вероятно, будет работать медленнее или даже давать сбой.
3. Отсутствие ролевого доступа и проблемы с безопасностью
Файлами Excel можно легко поделиться с любым, у кого есть копия программы, подвергая риску конфиденциальную информацию компании. Пока ты можешь защитить паролем файлы Excel, пароль должен быть передан соответствующим людям во время составления бюджета.
Excel не предлагает доступ на основе ролей, поэтому любой, у кого есть пароль, может получить доступ ко всей электронной таблице. Это может быть серьезной проблемой для большинства предприятий.
Является ли Excel правильным программным обеспечением для нужд вашего бизнеса?
Excel имеет свои достоинства как инструмент для составления бизнес-бюджета, но лучше инвестировать в программное обеспечение для корпоративного бюджетирования, если вы сталкиваетесь с проблемами. Крупные предприятия, скорее всего, пострадают от использования Excel в качестве единственного решения для составления бюджета.
Проблемы с консолидацией данных, координацией, безопасностью и совместной работой — это лишь некоторые из проблем, с которыми крупные организации могут столкнуться при составлении бюджета в Excel. Однако, если вы все еще представляете малый бизнес или стартап с ограниченным количеством движущихся частей, Excel может стать универсальным, дешевым и эффективным инструментом для составления бюджета.
Если вы используете Excel для составления бизнес-бюджета, но все еще не знаете основ, подумайте о том, чтобы пройти несколько курсов продвинутого уровня, чтобы улучшить процесс составления бизнес-бюджета.