Никогда не отправляйте плохо составленные электронные письма. Ужасные структуры не только запутывают сообщение, но и создают у получателей негативное впечатление о вашей трудовой этике и профессионализме. Хорошие коммуникативные навыки имеют решающее значение в любой отрасли.
Чтобы избежать ошибок, вычитывайте свои черновики. Исправьте эти часто упускаемые из виду плохие методы и ошибки, которые делают электронные письма непрофессиональными.
1. Строки темы спама
Маркетологи считают, что тематические строки, увеличить открываемость электронной почты; к сожалению, они дают противоположные результаты. Получатели, как правило, игнорируют чрезмерно рекламные электронные письма. Если они уже не знают вас, они не обязаны проверять ваше сообщение.
Вместо того, чтобы заниматься продажами, будьте привлекательными. Написать привлекающие внимание строки темы
состоящие из описательных, наводящих на размышления слов. Разбудите любопытство ваших читателей. Вы можете использовать открытые вопросы и предложения — просто убедитесь, что они имеют отношение к вашему сообщению. В противном случае получатели могут заблокировать вас за злоупотребление тематикой кликбейта.2. Шутки и остроумные замечания
Подумайте дважды, прежде чем вставлять шутки в свои рабочие электронные письма. Хотя в некоторых случаях общий смех может помочь вам установить взаимопонимание, он часто приносит больше вреда, чем пользы. Шутки трудно передать по электронной почте. Даже беззаботные каламбуры могут быть восприняты как саркастические или оскорбительные, если читатель вас не поймет.
Как правило, пропускайте шутки. Вместо этого попробуйте другие способы поднять настроение, например, поделитесь личной историей или обсудите взаимный интерес. Быть доступным и дружелюбным не требует шуток.
3. Смайлики и лишние знаки препинания
В настоящее время все больше провайдеров почтовых ящиков поддерживают смайлики. Такие платформы, как Outlook и Gmail, даже позволяют вставлять смайлики в строки темы.
Хотя они забавны и креативны, им не место в рабочих письмах. Люди по-разному воспринимают эмодзи. Например, хотя вы можете использовать смайлик смеющегося лица, чтобы выразить радость, другие могут воспринять его как сарказм. Смайлики не всегда передают предполагаемое сообщение.
Также теневые маркетологи любят смайлики. Если вы часто их используете, получатели могут ассоциировать вас с фишинговыми атаками, информационными бюллетенями и чрезмерно рекламными объявлениями.
4. Опечатки и грамматические ошибки
Опечатки не меняют намерения. Даже если вы ошибетесь в написании каждого слова в своем электронном письме, читатели все равно поймут его благодаря контекстным подсказкам. Сложные грамматические ошибки могут вызвать путаницу, но текст не будет непонятным.
Означает ли это, что вы можете игнорировать опечатки? Точно нет! Хотя орфографические и грамматические ошибки не портят ваше сообщение, они выглядят небрежно. Независимо от того, обращаетесь ли вы к потенциальному клиенту или обновляете коллегу, вам будет сложно завоевать их доверие непрофессиональным письмом.
Лучший подход — тщательно проверять черновики перед их отправкой. Пропустите текст через надежная проверка орфографии, удалите ненужную чепуху, соответствующим образом отрегулируйте тон и замените сложные слова более простыми. Повторите эти шаги столько раз, сколько необходимо.
5. Длинные абзацы
Будьте осторожны при копировании и вставке черновиков электронной почты из Google Docs или Microsoft Word. Текстовые процессоры имеют разные настройки по умолчанию. Вы не можете ожидать, что ваши электронные письма будут выглядеть так, как будто вы их печатали. Они адаптируются к стилю шрифта, размеру текста и интервалу текущей программы.
Рекомендуется копировать и вставлять без форматирования, нажав Ctrl/Cmd + Shift + V вместо просто Ctrl/Cmd + V. Это стирает предыдущие изменения формата. А чтобы избежать длинных текстовых блоков, сократите каждый абзац до двух-трех предложений.
6. Излишняя информация
Подробные объяснения полезны, но вы должны правильно их рассчитать. Не просто излагайте случайные факты. Читатели, скорее всего, перестанут читать вашу электронную почту, если вы с самого начала перегрузите их информацией.
Делитесь только тем, что нужно читателям. Объясняя сложные темы, прикрепляйте соответствующие исследовательские документы, планируйте виртуальные консультации и отвечайте на все возникающие вопросы.
7. Общие заключительные заявления
Общие заключительные заявления далеки. Они заставляют вас выглядеть непрофессионально, а также ослабляют заключение вашего электронного письма. У вас будет меньше шансов на успешное закрытие. Заканчивая электронные письма, используйте более прямое и лаконичное альтернатива «Я с нетерпением жду ответа от вас».
Они уже перегружены. Читатели уже видели их сотни раз — положительного впечатления они не оставят. Вместо того, чтобы использовать общие строки, используйте сильный призыв к действию. Сообщите своим читателям их варианты и помогите им действовать в соответствии с вашим электронным письмом.
8. Ненужные вложения
Вложения электронной почты упрощают обмен информацией. Вместо того, чтобы перегружать читателей длинными нежелательными сообщениями, направьте их на соответствующие ресурсы. Это экономит время для всех вовлеченных сторон.
При этом вам также следует воздерживаться от массовой отправки файлов. Пользователи обычно скептически относятся к открытию вложений, поскольку они могут распространять вредоносное ПО. Отправка нескольких файлов по электронной почте даже вызывает проблемы с безопасностью.
Если вам необходимо отправить несколько документов одновременно, используйте инструмент для обмена файлами, например Dropbox. Загрузите файлы на предпочитаемую платформу, установите необходимые ограничения конфиденциальности, а затем отправьте ссылку для доступа по электронной почте.
9. «Креативные» форматы
Не играйте со смелыми шрифтами. Вы можете подчеркнуть текст, выделить его курсивом или выделить жирным шрифтом, но использовать стиль, цвет и размер шрифта по умолчанию.
«Креативные» шрифты приносят незначительную пользу в профессиональной среде. Они отвлекают читателей от вашей электронной почты. Вместо того чтобы понять смысл сообщения, их умы сосредоточатся на различных цветах и стилях, которые вы использовали.
Кроме того, странные форматы заставляют вас выглядеть поверхностно. Поставщики почтовых услуг даже отправляют электронные письма с возмутительным дизайном и цветами прямо в папки со спамом.
Используйте креативные шаблоны только в том случае, если они соответствуют вашему бренду. Например, в приведенном ниже примере показано, как виртуальная платформа для встреч под названием Gather разделяет его особенности, не ставя под угрозу профессионализм.
10. Неясные мотивы
Светская беседа может помочь облегчить неловкие встречи, но она редко подходит для рабочих писем. Хватит ходить вокруг да около. Большинство людей уйдут, если посчитают ваше сообщение утомительным и запутанным.
Чтобы донести свою точку зрения, используйте четкие и краткие формулировки. Введение должно быть кратким и привлекающим внимание, а основная часть должна быть посвящена обсуждаемой теме. Расплывчатые объяснения в конечном итоге приведут к пустой трате времени на последующие электронные письма.
Если вы не можете сжать тему в одно сообщение, вместо этого проведите собрание. Приложения для назначения встреч исключить переписку по электронной почте при планировании звонков. Просто отправьте другой стороне ссылку с приглашением по электронной почте и дождитесь ее ответа.
Держите свои рабочие электронные письма профессиональными и респектабельными
Учитывая количество писем, которые вы регулярно отправляете и получаете, ожидайте, что некоторые ошибки не будут обнаружены. Местами опечатки понятны. Однако обратите внимание, что постоянное использование некачественных шаблонов плохо отразится на вас. Получатели могут даже почувствовать, что они не стоят хорошо продуманных электронных писем. Никогда не пропускайте этап вычитки.
Чтобы составлять еще более качественные электронные письма, изучите плохие письма, которые вы получаете. Найдите общие черты между различными коммерческими предложениями, информационными бюллетенями и попытками фишинга в папке со спамом. Делать грамматические ошибки — это одно, а использовать занесенные в черный список IP-адреса, злоупотреблять языком продаж и массово рассылать случайные ссылки — совсем другое.
