Если вас беспокоит, что ваши электронные письма кажутся слабыми, не беспокойтесь — вы не одиноки. Даже опытные писатели тратят часы на создание идеального вступления. Все знают, что они должны привлекать внимание читателя, но лишь немногим удается это сделать.
Чтобы освоить вступительные строки электронной почты, сначала изучите, как выглядят плохие. Вот некоторые вредные, но часто упускаемые из виду ошибки, которых следует избегать при написании профессиональных электронных писем.
1. Ввод смайликов и чрезмерных знаков препинания
Смайлики стали настолько распространены, что даже не разбирающиеся в технологиях взрослые используют их в повседневных разговорах. В конце концов, выразить эмоции через текст сложно. Вместо точного описания нюансов невербального общения вам будет проще щелкать цифровые изображения. Для более личного ощущения вы можете даже создавать собственные смайлики с помощью приложений.
Несмотря на удобство смайликов, не стоит использовать их в рабочих письмах. Они выглядят непрофессионально. Некоторые читатели могут даже ассоциировать вас с надоедливыми маркетологами, которые начинают электронные письма огромными смайликами.
То же правило относится и к чрезмерным знакам препинания. Хотя несколько восклицательных знаков и точек означают повышенные эмоции, иногда они выглядят как спам. Используйте их только с близкими друзьями и сверстниками. В противном случае вы рискуете выглядеть как теневые маркетологи, которые злоупотребляют «!!!» для создания ложной срочности.
2. Использование языка продаж
Агрессивная тактика электронной почты уже редко работает. Получатели автоматически закрывают электронные письма с рекламными объявлениями, независимо от цели сообщения. Как только они это сделают, они не откроют их снова. Некоторые люди даже полностью заблокируют отправителя, если не знают его лично.
Чтобы избежать такого же лечения:
- Отбросьте назойливые вступительные строки электронной почты.
- Используйте первые несколько предложений, чтобы подчеркнуть свой личный бренд, вместо того, чтобы предлагать призывы к действию.
- Завоюйте доверие читателя прежде всего. Хотите ли вы повышения зарплаты от своего работодателя или встречи с теплым руководителем, вы должны сначала зарекомендовать себя как доверенное лицо.
3. Слишком долгое введение
По иронии судьбы, люди склонны чрезмерно объяснять, когда им не хватает слов. Они компенсируют неопределенность, отвлекая читателей от связанных, но несущественных элементов. Это естественная реакция. Если вы будете неосторожны, вы можете напечатать несколько абзацев, прежде чем дойдете до сути вашего сообщения.
Несмотря на кажущуюся полезность, сверх-а отталкивает читателей. У цифровых аборигенов обычно короткая продолжительность концентрации внимания — они не дадут вашему сообщению шанса, если оно начинается с длинного и утомительного вступления. Держите свое начало прямолинейным. Упомяните свои учетные данные, расскажите, почему вы обращаетесь к ним, а затем возбудите их любопытство болевой точкой.
Помнить: Вступление должно задавать тон вашего сообщения, а не резюмировать его. Попробуйте написать информативное, привлекающее внимание введение, которое обеспечивает контекст и побуждает читателей к участию. Кроме того, ограничьтесь двумя-тремя предложениями.
4. Введение слишком большого количества жаргона
Жаргон относится к техническим словам, используемым в определенных сообществах. Они быстро передают сложные концепции, которые в противном случае потребовали бы длинных, избыточных объяснений. Эти термины не имеют синонимов. Вы будете больше всего полагаться на них при обсуждении отраслевых вопросов с коллегами-профессионалами.
Несмотря на свою важность, жаргоны также кажутся исключающими. Вы не должны легкомысленно предполагать, что получатели поймут сложные технические идеи. В противном случае вы можете напугать их. Всегда начинайте электронные письма с общих фраз и кратких выражений. Используйте жаргон только после того, как вы представились и установили цель сообщения.
Профессиональный совет: Избегайте технических терминов и жаргона, когда пишете людям, не относящимся к отрасли. Если вам нужно уточнить слишком сложные вопросы, загружать соответствующие ресурсы в виде больших файловых вложений вместо.
5. Действовать над знакомым
Общение на рабочем месте не всегда требует дружелюбного и веселого поведения. Личные истории, фразы-паразиты и чепуха запутают вашу вступительную строку, если их вырвать из контекста. Прежде чем задавать тон вашего вступления, подумайте о степени вашей близости к адресату. Уважайте их профессиональные границы.
Излишние, формальные термины звучат безлично, но резкий, неуместный подход может показаться оскорбительным. Будьте представительны, не действуя слишком фамильярно. И если вы не уверены в своем подходе, не рискуйте и склоняйтесь к официальному тону. Избегайте фраз, которые могут быть неверно истолкованы. Принимайте менее формальную позицию только после того, как другая сторона проникнется к вам симпатией.
6. Разбрасывание шуток и изюминок
Многие маркетологи клянутся юмористическими введениями по электронной почте. Они утверждают, что остроумные замечания создают взаимопонимание и привлекают внимание читателя. Забавные вступления могут сделать ваши электронные письма более привлекательными, но риски перевешивают преимущества. Шутки трудно передать по электронной почте.
Даже беззаботный каламбур может превратиться в оскорбительное оскорбление, если вы используете неправильный тон, фразу и контекст. Используйте шутки только в случайных беседах с коллегами, которых вы знаете на личном уровне. В противном случае держите свои рабочие электронные письма профессиональными.
7. Следуя необычным форматам
Большинство провайдеров электронной почты используют те же стили, размеры и цвета шрифтов, что и текстовые процессоры. Вы даже можете загрузить новые из сайты с бесплатными шрифтами. Хотя шрифты выражают творчество, тщательно выбирайте те, которые вы используете в профессиональных сообщениях. Не все ценят необычные форматы.
Чтобы не рисковать, используйте стиль по умолчанию при написании рабочих писем. Возмутительные дизайны не только непрофессиональны, но и ухудшают читабельность. Например, белый фон размывает светлые тона, а крупный шрифт отвлекает читателей от мелкого текста.
Есть более профессиональные способы выражения творчества. Вместо того, чтобы играть со шрифтами, продемонстрируйте свой талант, создание сайта с нуля, загружая соответствующие ресурсы или создание писательского портфолио.
8. Агрессивные предупреждения
Маркетологи, подобные тем, что на изображении выше, начинают свои электронные письма с выдуманного крайнего срока. Хотя это привлекает внимание, это также раздражает. Даже коммерческие банки и кредиторы представляются перед тем, как перейти к делу. Если ваше сообщение откроется с агрессивным предупреждением, читатели отклонят его как спам.
Изучите другие способы создания срочности. Вместо того, чтобы устанавливать крайние сроки, которые редко влияют на покупку, подчеркните ценность вашего ограниченного по времени предложения. Потенциальные клиенты плохо реагируют на агрессивные подходы.
Но если вы можете не добавлять крайние сроки в свою вступительную строку, пожалуйста, сделайте это. Обеспечьте ценность, прежде чем создавать срочность. Если вы закроете сделку, не объяснив свое предложение, вы будете выглядеть напористым и отчаянным. Сохраните свои призывы к действию напоследок.
Начинайте электронные письма с сильного, профессионального начала
«Идеальной» вступительной линии не существует. Вместо того чтобы полагаться на шаблоны, создавайте уникальные вступления, которые соответствуют цели вашего сообщения и находят отклик у получателя. Помните: общие, заезженные вступления никогда не принесут результата.
В то время как ваша вступительная строка задает тон вашему письму, не тратьте на нее все свое время. Рабочие электронные письма состоят из нескольких частей. Вы должны проверить свой черновик на наличие других ошибок по невнимательности, например, пустых строк темы, грамматических ошибок и отсутствующих вложенных файлов.