Если вы часто отправляете одно и то же электронное письмо и устали набирать одно и то же сообщение несколько раз, вам будет приятно узнать, что в Outlook есть инструмент, который поможет вам в этом: шаблоны электронной почты. Вы можете повторно использовать эти сообщения одним щелчком мыши, чтобы сэкономить время и усилия.
Их также легко и быстро сделать в веб-приложении Outlook или в настольном приложении. Итак, давайте рассмотрим, как создать шаблон электронной почты и использовать его для ежедневной переписки.
Как создать шаблон электронной почты Outlook
Если вы не хотите использовать базовые шаблоны Microsoft, вы должны создать собственный шаблон, соответствующий вашим потребностям. Вот как вы можете это сделать.
Создание шаблона электронной почты в Outlook Web App
Шаблоны электронной почты могут быть одним из расширенные советы по Microsoft Outlook, но сделать один в Веб-приложение Outlook на самом деле относительно легко.
Чтобы создать шаблон электронной почты в веб-приложении, необходимо сначала войти на сайт, если вы еще этого не сделали. Затем выберите Новая почта кнопку в левом верхнем углу экрана.
Нажмите на три горизонтальные точки рядом с Отправлять и Отказаться кнопки в нижней части окна нового редактора электронной почты. Выбирать Мои шаблоны из выпадающего меню.
Список готовых шаблонов появится в правой части экрана. Здесь нажмите на + Шаблон. Введите заголовок для своего шаблона, затем введите сообщение. После этого выберите Сохранять.
Создание шаблона электронной почты в настольном приложении Outlook
Создать шаблон электронной почты в настольном приложении Outlook не так просто, как в веб-приложении. Вот что вам нужно сделать, чтобы сделать его:
- Запустите приложение Outlook на своем компьютере.
- Выберите Новый E-mail кнопку в левом верхнем углу.
- В новом окне составьте свое электронное письмо, как обычно, но без получателей (без адресов электронной почты в полях «Кому», «Копия» и «Скрытая копия»). Вы также можете добавить тему, но это необязательно.
- Когда ваше письмо будет готово, выберите Файл вкладку в верхней части ленты.
- Нажмите на Сохранить как.
- Введите название вашего шаблона в поле Имя файла поле.
- В Сохранить как тип, выбирать Шаблон Outlook из выпадающего меню.
- Ударять Сохранять.
- Закройте и удалите исходное письмо.
Как использовать шаблон электронной почты Outlook
После того, как вы создали нужные вам шаблоны, вы можете легко добавить их в свои электронные письма. Вот как:
Вставка шаблонов электронной почты в Outlook Web App
Вы можете легко найти свои шаблоны электронной почты в веб-приложении. Перейдите на сайт и создайте новое электронное письмо или ответьте на него. Если служба электронной почты Microsoft не загружается в вашем веб-браузере, ознакомьтесь с некоторыми простые исправления, если Outlook не загружается в Google Chrome.
После входа нажмите на три горизонтальные точки внизу и выберите Мои шаблоны. В списке шаблонов выберите тот, который вы хотите использовать, и он автоматически появится в качестве ответа. Вы по-прежнему можете редактировать сообщение по своему усмотрению, а если вы составляете новое электронное письмо, добавьте строку темы и получателей.
Когда закончите, нажмите Отправлять чтобы получить вашу электронную почту получателю.
Использование шаблонов электронной почты в настольном приложении Outlook
В отличие от веб-приложения Outlook, в настольном приложении нет очевидного способа получить доступ к вашим пользовательским шаблонам электронной почты. Вот шаги, которые необходимо выполнить, чтобы использовать шаблоны электронной почты:
- Откройте настольное приложение.
- В левом верхнем углу выберите Новые элементы > Другие элементы > Выбрать форму.
- в Заглянуть выпадающее меню, выберите Пользовательские шаблоны в файловой системе.
- Выберите нужный шаблон.
- Нажать на Открыть кнопка.
- Отредактируйте сообщение по мере необходимости.
- Добавьте получателей.
- Сделав это, нажмите на Отправлять кнопка.
Существует ограничение, которое необходимо учитывать при использовании шаблонов электронной почты в настольном приложении Outlook. Вы можете использовать их только при создании нового электронного письма, а не при ответе на него.
Используйте всю мощь шаблонов Outlook
С помощью шаблонов электронной почты в Outlook вы можете попрощаться с утомительным процессом написания и редактирования электронных писем и попрощаться с повышенной производительностью и большим количеством выполненной работы. Хотя создание шаблона электронной почты для всех повторяющихся сообщений, которые вы отправляете, может занять некоторое время, вы все равно сэкономите много времени в долгосрочной перспективе.
