На протяжении веков предприятия и корпорации по всему миру использовали Excel в качестве инструмента управления запасами. Но поскольку появляется много специализированного программного обеспечения для управления запасами, жизнеспособность Excel для этой задачи ставится под сомнение.
Несмотря на то, что Excel — очень полезная программа, достаточно ли ее для управления запасами? Чтобы ответить на этот вопрос, давайте сравним управление запасами в Excel с программным обеспечением для управления запасами.
Почему многие компании используют Excel для управления запасами
Excel — это, по сути, программа для работы с электронными таблицами, которая использует сетки ячеек для быстрой консолидации, организации и расчета данных. Однако это выходит за рамки базовой арифметики.В Excel есть шаблоны и функции для управления проектами, бухгалтерский учет, прогнозирование и другие профессиональные задачи. Вот почему это также приложение для управления запасами многих предприятий.
Excel имеет низкий порог входа, потому что он экономичен. Вам просто нужно купить лицензию на Microsoft Office, и все готово. Вот почему его используют все, от стартапов до корпораций.
Кроме того, Excel очень универсален. Вы можете настроить его в соответствии с вашими уникальными требованиями и добавить макросы, формулы и шаблоны. С Excel вы не ограничены скучными цифрами. Ты можешь создавать мощные графики и диаграммы в Excel для визуального представления и анализа данных с первого взгляда.
6 недостатков управления запасами в Excel
Нет никаких сомнений в том, что Excel предлагает впечатляющие функции, которые стартапы и малые предприятия используют для управления своими запасами. Однако по мере роста бизнеса возникают проблемы из-за ограничений Excel как инструмента управления запасами. Вот некоторые из его ограничений.
1. Длительный процесс и отсутствие автоматизации
Крупные предприятия имеют дело с более обширными товарно-материальными запасами, которые необходимо документировать вручную в Excel. От ввода и обновления данных до организации и просмотра управление запасами в Excel требует от компании много ручного труда и времени.
В идеальном мире вы бы хотели, чтобы Excel подсказывал вам, когда ваши запасы упадут до определенного уровня, чтобы вы могли изменить порядок. К сожалению, это не так из-за отсутствия автоматизации в Excel.
2. Повышенная вероятность человеческих ошибок
Еще одна проблема с ручным вводом данных — возможность человеческих ошибок. Хотя таких ошибок часто можно избежать в меньших масштабах, человеческие ошибки почти неизбежны при работе с огромным потоком данных из нескольких источников.
Например, неправильная формула может повлиять на несколько ячеек, если не на всю электронную таблицу, что приведет к ошибочным отчетам. На первый взгляд безобидные, такие ошибки часто могут привести к неправильным результатам, которые обходятся компании в миллионы долларов.
Поиск и исправление этих ошибок — совершенно новая игра. Как найти недостающую запятую или десятичную точку в тысячах ячеек данных? Даже если вы обнаружите проблему, ее часто приходится исправлять в нескольких ячейках, что может занять несколько часов.
3. Отсутствие обновлений в реальном времени
Эффективное управление запасами требует данных в режиме реального времени для быстрого и точного принятия решений. Однако в Excel это невозможно, так как вы должны вручную обновлять электронную таблицу после каждой отгрузки или продажи продукта. Даже если самые преданные своему делу сотрудники заинтересованы в наличии запасов и расходных материалов, ваши данные Excel часто будут на один шаг позади.
Из-за отсутствия обновлений в реальном времени компаниям часто приходится принимать решения на основе устаревших данных. Это может привести к нескольким проблемам, таким как затоваривание или нехватка запасов.
4. Ограниченное сотрудничество
Эффективное сотрудничество имеет важное значение для управления запасами, поскольку оно имеет дело с данными из нескольких источников. В Excel есть несколько функций для совместной работы, помимо совместного использования книг, комментирования и сторонних надстроек. Однако одновременное обновление данных инвентаризации в Excel является проблемой.
5. Отсутствие безопасности и истории данных
В любом бизнесе нескольким заинтересованным сторонам необходим доступ к определенным разделам данных инвентаризации. Это становится проблематичным при работе с Excel, поскольку он не предлагает доступ на основе ролей. Лицо, имеющее доступ к электронной таблице запасов, может либо получить к ней полный доступ, либо вообще не иметь к ней доступа, что затрудняет защиту конфиденциальной информации компании.
Несмотря на то, что вы можете отслеживать изменения в Excel, этого недостаточно для компаний с большими и сложными наборами данных инвентаризации. Трудно проследить, кто внес изменения в данные инвентаризации, какие изменения были внесены и когда они были внесены.
Такой ограниченный контрольный журнал позволяет любому легко изменять данные инвентаризации, чтобы скрыть мошеннические действия, ставя под угрозу целостность данных инвентаризации.
Зачем переходить на программное обеспечение для управления запасами?
Если вы столкнулись с проблемами при управлении запасами с помощью Excel, пришло время перейти на программное обеспечение для управления запасами. В отличие от Excel, это программное обеспечение специально разработано для управления запасами и органично сочетает в себе все аспекты управления запасами, такие как каналы продаж, пополнение запасов и складирование.
Помимо универсального решения, программное обеспечение для управления запасами, такое как Cin7 и Инвентарь Зохо автоматизируйте процесс с помощью уведомлений и предупреждений. Они предоставляют специальные функции отчетности, которые помогают прогнозировать тенденции продаж и принимать решения на основе данных о запасах в режиме реального времени.
5 преимуществ программного обеспечения для управления запасами перед Excel
Новейшее программное обеспечение для управления запасами предлагает огромные преимущества по сравнению с Excel. Это делает проблемы автоматизации и масштабируемости, с которыми сталкиваются пользователи Excel, становятся излишними при использовании программного обеспечения для управления запасами.
Давайте посмотрим на плюсы приложений для управления запасами, чтобы увидеть, как они превосходят Excel.
1. Автоматизация экономит время и ресурсы компании
Программное обеспечение для управления запасами автоматизирует управление запасами с помощью технологии RFID или сканеров штрих-кода. Он также автоматизирует повторный заказ. Как только уровень ваших запасов достигает определенного порога, автоматически генерируются заказы на покупку, предотвращая затоваривание или нехватку запасов.
Автоматизация процесса делает его управляемым, экономя время и ресурсы компании. Это шаг вперед по сравнению с Excel, который значительно упрощает масштабирование вашего бизнеса за счет стратегического распределения сэкономленного времени и ресурсов для получения прибыли.
2. Более надежные данные
Автоматизируя большинство аспектов управления запасами, программное обеспечение для управления запасами сводит к минимуму вероятность человеческих ошибок. Это не только делает полученные данные более надежными, но также сокращает время и ресурсы, затрачиваемые на аудит и исправление ошибок.
Надежные данные превращаются в точные прогнозы, необходимые для роста любого бизнеса. Точный анализ данных может помочь компаниям принимать взвешенные решения относительно изменения порядка и распределения ресурсов, повышая рентабельность и обеспечивая масштабируемость.
3. Системная интеграция становится проще простого
Программное обеспечение для управления запасами может интегрироваться с другими отделами вашего бизнеса, такими как закупки, продажи, бухгалтерия и т. д. Такая бесшовная интеграция избавляет компании от необходимости вручную собирать данные из различных отделов и объединять их в рабочую книгу Excel.
Масштабирование часто предполагает одновременное ведение бизнеса на нескольких торговых площадках. С Excel вам придется создавать и управлять многочисленными книгами инвентаризации для разных каналов продаж и стремиться поддерживать их надежность и актуальность.
Программное обеспечение для управления запасами упрощает процесс за счет интеграции всех каналов. Вам не придется сталкиваться с трудностями управления такими крупномасштабными данными с помощью программного обеспечения для управления запасами, поскольку оно автоматически собирает данные и обеспечивает отслеживание запасов в режиме реального времени.
4. Более простое прогнозирование и планирование
Управление запасами в Excel отстает от того, что происходит из-за ручного ввода. Этот разрыв между запасами в электронной таблице и запасами на складе становится серьезным препятствием для эффективного прогнозирования, планирования и принятия решений. В конечном счете, предприятия изо всех сил пытаются удовлетворить постоянно растущие потребности рынка и не могут конкурировать с компаниями, использующими автоматизированные решения.
Использование программного обеспечения для управления запасами устраняет этот пробел с данными инвентаризации в режиме реального времени. В любой момент времени вы знаете об уровне своих запасов в нескольких местах, заказах на покупку и многом другом. Прогнозирование и планирование становятся проще и точнее с помощью доступных данных в режиме реального времени.
5. Повышенная безопасность данных благодаря доступу на основе ролей
В отличие от Excel, программное обеспечение для управления запасами предоставляет доступ на основе ролей. Администраторы могут назначать роли с различными разрешениями и уровнями доступности.
Например, менеджер склада может иметь полный доступ к программному обеспечению с разрешением на доступ к имеющимся данным, создание отчетов, размещение заказов и многое другое. В то же время клерк по вводу данных может иметь доступ только к экранам ввода данных.
Доступ на основе ролей помогает создавать и поддерживать иерархию компании и повышает безопасность конфиденциальной информации компании. Более того, это помогает отслеживать, какие изменения были внесены в систему, кто их внес и когда. Это повышает подотчетность и сводит к минимуму вероятность нарушения конфиденциальности и мошенничества.
Приложения для управления запасами помогают масштабировать ваш бизнес
Excel обычно достаточно для малого бизнеса, особенно если у него нет денег, чтобы тратить его на специализированные приложения и услуги. Однако это является препятствием для масштабируемости, когда ваш бизнес растет. Значит, придет время, когда появятся заметные проблемы. Когда наступает такое время, специализированное программное обеспечение для управления запасами является частью решения.
С программным обеспечением для управления запасами предприятия могут лучше управлять своими запасами за счет автоматизации процесса, устранения человеческих ошибок и улучшения совместной работы. Однако автоматизация не должна ограничиваться управлением запасами. Компании всегда должны стремиться к повышению эффективности и прибыльности за счет автоматизации различных аспектов бизнеса.
