Это так просто, но так мощно.
При обработке больших объемов данных немногие функции Excel обладают такой универсальностью, как функция ПОДСТАВИТЬ. К сожалению, его часто упускают из виду в пользу гораздо более сложных решений зачастую простых проблем.
Функция ПОДСТАВИТЬ — это быстрый и чистый способ очистки данных, добавления деталей в отчеты и создания простых сообщений в форме. Освоение этой функции и понимание ее использования делает ее незаменимым и простым в использовании инструментом для анализа больших наборов данных.
1. Создание сообщений формы с помощью функции Excel ПОДСТАВИТЬ
Функция ПОДСТАВИТЬ в Excel позволяет легко и быстро заменить заданные маркеры в фрагменте предварительно отформатированного текста. Это позволяет пользователям легко создавать сообщения формы, заменяя информацию, которая меняется с каждой итерацией.
Вы можете поместить шаблон в ячейку электронной таблицы, а затем ввести список получателей в другой электронной таблице. Затем свяжите функции ПОДСТАВИТЬ в другой ячейке, чтобы добавить данные для каждого получателя.
Обратите внимание, что вы можете вкладывать более одной ЗАМЕНЫ друг в друга:
=ПОДСТАВИТЬ(ПОДСТАВИТЬ(ПОДСТАВИТЬ(ПОДСТАВИТЬ(ПОДСТАВИТЬ(ПОДСТАВИТЬ(Шаблон!$А$1, "{картластчетыре}", F2), "{объем счетов}", Е2), "{ тип карты }", Д2), "{ Дата окончания }", ТЕКСТ(C2, "ммм дд, гггг")), "{имя}", БИ 2), "{имя}", А2)Если у вас слишком много изменяющихся полей, вы можете разбить все письмо на абзацы и менять их по одному. В последней ячейке строки объедините все эти абзацы в одну букву.
Автоматически сгенерированные электронные письма — это фантастический способ быстро и легко получить список клиентов, создать персонализированную маркетинговую корреспонденцию или создать индивидуальные сопроводительные письма.
Вы можете разбивать более длинные сообщения на абзацы или отдельные предложения, чтобы избежать слишком сложных формул ЗАМЕНЫ. Вы даже можете использовать условные обозначения для дополнительной настройки, например, менять местами разные списки навыков в сопроводительном письме в зависимости от типа работы, на которую вы претендуете.
2. Использование функции ПОДСТАВИТЬ Excel для создания отчетов
Функция ПОДСТАВИТЬ не только удобна для вставки основной информации в предварительно отформатированные поля, но также может вводить сложные вычисления в заранее подготовленные отчеты. Инъекционные расчеты позволяют использовать Excel для создания дашборда который предоставляет визуальную информацию и предоставляет индивидуальные наблюдения на основе данных.
Комбинация ПОДСТАВИТЬ для предварительного создания блоков текста и условий, таких как функция ЕСЛИ, позволяет создавать более подробные отчеты.
В приведенном выше примере вы можете видеть, что два отдельных абзаца создаются с использованием некоторой информации из отчета. Затем условная функция может определить, какой из двух абзацев подходит для отображения читателям отчета.
Первый абзац создается по этой формуле:
=ЕСЛИ(A2>B2, ПОДСТАВИТЬ(Шаблоны!$А$3, "{процент роста}", (КРУГЛЫЙ(B2 / A2, 2) * 100) - 100 & "%"), ПОДСТАВИТЬ(Шаблоны!$А$4, "{уменьшение процента}", 100 - (КРУГЛЫЙ(A2 / B2, 2)) * 100 & "%"))Сочетание нескольких связанных функций SUBSTITUTE с условными операторами может помочь вам создавать более информативные информационные панели и отчеты. Вычисления можно даже выполнять непосредственно в функциях ПОДСТАВИТЬ, чтобы гарантировать, что вы предоставляете своим читателям только самую важную информацию.
3. Очистка данных Excel для хранения с помощью функции Excel ПОДСТАВИТЬ
Когда дело доходит до долговременного хранения данных, мало что так важно, как очистка. Предотвращение загрязнения или повреждения набора данных мусорными данными необходимо для предотвращения будущих ошибок, которые вы не можете понять.
Это может означать что угодно: от удаления недопустимых символов из набора данных до обеспечения того, чтобы зарезервированные ключевые слова обрабатывались как текст, а не как команды. Независимо от того, что вам нужно сделать, чтобы защитить свои базы данных от такие угрозы, как SQL-инъекция и ваши данные пригодны для использования, функция Excel ПОДСТАВИТЬ может помочь.
Например, мы можем подготовить список ответов пользователей на опрос для вставки в базу данных SQL. Непроверенные данные могут содержать множество недопустимых символов, которые могут вызвать проблемы в дальнейшем, если их не удалить:
=ПОДСТАВИТЬ(A2:A4, "'", '\'")Вышеупомянутая функция представляет собой упрощенный, но необходимый шаг в подготовке данных к хранению. Эта функция проверяет каждый ответ в столбце B на наличие одной цитаты. Если присутствует, перед символом добавляется обратная косая черта. Добавление обратной косой черты помогает гарантировать, что зарезервированные символы не будут мешать запросу, используемому для вставки данных в БД.
Если искомый символ или строка должны быть полностью удалены, функция ПОДСТАВИТЬ по-прежнему полезна:
=ПОДСТАВИТЬ(B2:B20, "$", "")Использование пустой строки в качестве третьего аргумента полностью удалит указанные символы из ячейки. С помощью функции ПОДСТАВИТЬ вы можете удалить определенный текст, чтобы полностью удалить потенциально опасные символы из ваших данных.
4. Обеспечение правильного форматирования данных с помощью функции Excel ПОДСТАВИТЬ
Одной из потенциальных проблем при сборе данных является возможность получения искаженной информации. Когда пользователи вводят информацию в форму бесплатного ответа, это может привести к неправильной отчетной информации. Неточные данные могут быть такими же простыми, как обычная опечатка, или такими сложными, как уравнение, имеющее неправильный формат.
Функция ПОДСТАВИТЬ в Excel — это идеальный способ не допустить, чтобы простые ошибки приводили к неправильному представлению данных. При анализе результатов, полученных из определенного источника, удаление известных неточностей может помочь получить более точные результаты:
=ПОДСТАВИТЬ(A2, "КомпанияИмя Инк.", "Название компании Inc.")В приведенном выше примере показано, как функция ЗАМЕНИТЬ может удалить простую опечатку из списка обзоров продуктов. Замена распространенной орфографической ошибки может гарантировать, что упоминание бренда или компании не останется незамеченным при последующем анализе данных.
Использование функции ПОДСТАВИТЬ для замены известных потенциальных ошибок правильной информацией может выявить проблемы в вашем наборе данных, прежде чем они станут проблемами, помогая вам избежать ошибок, если вы хотите использовать свой таблица для профилирование данных в будущем.
Функция ПОДСТАВИТЬ в Excel: простая, но функциональная
Хотя функция ПОДСТАВИТЬ может быть относительно простой, это чрезвычайно полезная формула. Замена текста в предварительно отформатированных блоках, помощь в создании отчетов, очистка данных и удаление информации о потенциальных проблемах из набора данных — это только поверхностные сведения.
Использование вычислений в SUBSTITUTE и их сочетание с условными формулами помогают расширить его возможности. Он может расширить информационные панели и отчеты от представления визуальных данных до предоставления сложных автоматически сгенерированных анализов.
Комбинируя эту функцию с другими формулами и методами, можно создать информационную панель, конкурирующую со специализированными инструментами для работы с базами данных. Таким образом, знание и понимание функции ПОДСТАВИТЬ в Excel необходимо, если вы аналитик данных, инженер или работаете с большими наборами данных.