Гибридная работа стала более популярной в 21 веке и имеет ряд преимуществ. Команды могут продолжать совместную работу лично, в то время как сотрудники могут экономить деньги на поездках и меньше времени тратить на поездки на работу. Однако создание правильных систем имеет решающее значение для достижения успеха в долгосрочной перспективе.
Многие люди во всем мире используют Календарь Google для управления своим рабочим днем, и у вас есть множество вариантов настройки для гибридной работы. Эта статья покажет вам, как более эффективно работать в нескольких местах.
1. Совместное использование рабочего места и часов
Один из самых простых способов совместной работы для гибридной работы с помощью Календаря Google — поделиться своим рабочим местоположением и часами. Когда вы и ваша команда сделаете это, вам будет легче организовывать встречи, понимать, почему люди не отвечают, и многое другое.
Если вы хотите поделиться рабочим временем, в течение которого вы находитесь в сети, вы можете просто добавить примечание на свою карту Google. Здесь вы также можете добавить свой часовой пояс. Вы также можете поделиться своим рабочим временем, перейдя в Настройки и общий доступ > Рабочее время. Установите флажок Включить рабочее время и настройте рабочие часы для каждого дня.
Другой способ поделиться своим часовым поясом в Календаре Google — выбрать календарь, над которым работаете вы и ваша команда. Перейдите в «Настройки и общий доступ», прежде чем выбрать, где вы находитесь в разделе Часовой пояс раздел.
2. Использование времени фокусировки в Календаре Google
Если вы используете iPhone, вы, вероятно, знакомы с режимами фокусировки. Короче говоря, вы можете использовать их, чтобы ограничить уведомления и другие вещи, которые могут заставить вас ошибиться в своей работе. Гибридная работа может привести к тому, что многие люди будут пытаться связаться с вами, когда вы должны интенсивно сосредоточиться на задаче, и в Календаре Google есть инструмент, который поможет вам решить эту проблему.
Функция времени фокусировки в Календаре Google позволяет вам выделить время для своей работы, а также выбрать, хотите ли вы автоматически отказываться от встреч, на которые вас приглашают другие люди. Обратите внимание, что только некоторые планы разрешают доступ к функции времени фокусировки. Вы можете проверить это, создав новое событие и посмотрев, не заметите ли вы опцию, позволяющую вам это сделать.
3. Следите за календарями всех
Случалось ли вам когда-нибудь, что кто-то приглашал вас на важное мероприятие только для того, чтобы у вас уже было что-то еще в вашем календаре? Если да, то вы знаете, как это может раздражать. Хорошая новость заключается в том, что с помощью Календаря Google вы можете ограничить эту проблему при работе с гибридной моделью.
Один из способов избежать конфликтов во время встреч — знать, когда все свободны. При создании нового события перейдите в Встречаться с… слева и введите имена людей, которых вы хотите пригласить.
Вы должны иметь возможность видеть календари людей, которых вы приглашаете. Однако некоторые пользователи могли не делиться своими, и в этом случае вы должны постараться сделать так, чтобы они это изменили (вам также может потребоваться обновить их планы подписки на Google Workspace).
4. Используйте сторонние интеграции
Когда ваша команда примет гибридную модель работы, вы должны устранить как можно больше барьеров для совместной работы. Хорошей новостью является то, что Календарь Google имеет несколько сторонних интеграций, и это может помочь вам использовать больше ваших любимых приложений вместе. С Google вы можете интегрировать средства связи, такие как Zoom, и другие удобные приложения, такие как напоминание о встрече.
Чтобы интегрировать сторонние приложения с Календарем Google, перейдите на страницу + значок в правой части экрана. Затем найдите или выберите приложения, которые хотите использовать. Затем вы можете выбрать Установка администратора или Индивидуальная установка, в зависимости от ваших потребностей.
5. Помните о государственных праздниках в других странах
В рамках вашей гибридной модели у вас могут быть члены команды, работающие в разных странах. И если вы работаете через разные границы, важно помнить, что весь мир не работает по одному и тому же графику.
Если вы пытаетесь организовать встречи, убедитесь, что эти мероприятия не пересекаются с другими праздниками. Например, в то время как Великобритания не снимает 4 июля, США делают. Вы можете спросить членов своей команды, но вы также найдете множество мест в Интернете; тип «[страна] праздничные дни [год]», и вы сможете найти список.
6. Ограничьте количество совещаний, которые у вас есть
Если у вас когда-либо была работа с 9 до 5 в течение длительного периода времени, вы, вероятно, знаете, насколько бессмысленны многие встречи. И если у вас нет надлежащего плана, вы можете быстро попасть в ловушку, когда ваша команда обсуждает последнюю встречу.
Прежде чем назначать встречу, спросите, нужно ли ее проводить. Большую часть времени, вы можете отправить сообщение через Slack или вместо этого напишите членам вашей команды по электронной почте. Если вам нужно провести встречу, составьте четкий список тем для обсуждения и сделайте его как можно короче.
7. Используйте функцию задач в Календаре Google для сроков
Не быть постоянно в одной комнате со своими коллегами может быть благословением. Например, вы часто можете сосредоточиться на выполнении задач, требующих значительных когнитивных усилий, не беспокоясь о том, что вас будут отвлекать другие. Тем не менее, это также может вызвать проблемы.
Одна из проблем заключается в том, что вы можете забыть о важных сроках. Однако вы можете использовать Календарь Google, чтобы решить эту проблему. Следить за сроками легко; Вы можете пойти в Создать > Задача и введите все, что вам нужно для завершения. После этого выберите дату, до которой это должно быть выполнено.
В дополнение к Календарю Google вы можете использовать такие инструменты, как Todoist и Microsoft To Do для аналогичных целей.
8. Блокируйте время, когда вы собираетесь работать над важными задачами
Одним из преимуществ гибридной работы является то, что у вас больше гибкости в вашем графике. Концепция «глубокой работы» взята из книги Кэла Ньюпорта по этой теме, и один из основных компонентов включает в себя работу над сложными задачами в течение определенного периода времени каждый день — без отвлекающих факторов.
Глубокая работа — это не то, на что вы можете рассчитывать в течение восьмичасового дня, но планировать карманы для интенсивных задач — хорошая идея. Вы можете пойти в Создать > Задача чтобы выделить время для завершения ваших проектов, и вы также можете решить, хотите ли вы настроить повторяющиеся задачи.
Блокировка времени поначалу затруднена, и мы рекомендуем ознакомиться с нашими лучшими советами по блокировке времени чтобы помочь вам.
Календарь Google: удобный компаньон для вашей гибридной работы
Гибридная работа может принести пользу как работодателям, так и работникам. Если все сделано правильно, вы можете создать среду, в которой члены команды могут сотрудничать и внедрять инновации, предоставляя при этом людям больше свободы. Имея больше контроля над своим графиком, вы можете заметить, что члены команды стали более продуктивными.
Календарь Google может решить многие проблемы, связанные с гибридными моделями работы, такие как ограниченная прозрачность и коммуникация. Попробуйте эти советы и посмотрите, работают ли они на вас.
