Это займет много времени, если вам нужно отправить много персонализированных писем вручную. Хорошо, что есть Mail Merge — надстройка Google Sheet, которая позволяет использовать базу данных для быстрой отправки настроенных рассылок по электронной почте. После того, как вы настроите надстройку в своих таблицах Google, вам просто нужно подготовить шаблон электронной почты с заполнителями, и все готово.

Воспользуйтесь этой функцией, если вам нужно отправить множество целевых электронных писем, но вы не хотите использовать автоматизированное маркетинговое решение. Узнайте, как настроить и использовать слияние в Google Таблицах.

Как использовать слияние в Google Sheets

Мы разделили этапы использования Mail Merge в Google Sheets на три части, по несколько шагов для каждой.

Внимательно следуйте приведенным ниже инструкциям, чтобы понять процесс и успешно реализовать его.

Часть 1. Установите слияние почты

Первое, что вам нужно сделать, чтобы начать, это установить Mail Merge.

Просто отправляйтесь в Слияние почты в Google Workspace Marketplace

instagram viewer
и ударил Установить кнопка. Выбирать Продолжать в запросе подтверждения.

Затем выберите предпочтительную учетную запись электронной почты и нажмите Разрешать чтобы надстройка имела необходимый доступ. После завершения процесса установки настройте функцию в Google Таблицах.

Чтобы продолжить, выполните следующие действия:

  1. Запустите Google Таблицы и нажмите кнопку Вкладка «Расширения» в меню ленты.
  2. Выбирать Слияние почтыс вложениями из контекстного меню и нажмите на Включить слияние почты.
  3. Когда расширение включено, перейдите к Слияние почты с вложениями > Создать лист слияния.
  4. Теперь вы должны увидеть шаблон слияния со столбцами, такими как Имя, Фамилия, Адрес электронной почты, Запланированные данные и т. д. в электронной таблице. Вы можете ввести информацию вручную, чтобы начать работу, а также добавить дополнительные столбцы в соответствии с вашими предпочтениями.
  5. Если вы хотите добавить свои контакты Google в электронную таблицу, перейдите по ссылке Слияние почты с вложениями на вкладке «Расширения» и выберите Импорт контактов Google.
  6. В следующем диалоговом окне выберите группу контактов, а затем нажмите кнопку импортКонтакты кнопка.

Как только контакты будут экспортированы, вы можете сразу приступить к работе. Что нам действительно нравится в расширении Mail Merge with Attachments, так это то, что вы можете запланировать электронные письма в соответствии с вашими предпочтениями, например, отправка напоминаний в понедельник в одну группу и в среду в еще один. Однако убедитесь, что вы используете формат даты и времени дд/мм/гггг чч: мм для этого раздела, чтобы избежать ошибок.

Во-вторых, вы можете вставлять вложения в виде ссылок для конкретных пользователей. Просто зайдите на свой Google Диск и скопируйте ссылку на файл, которым хотите поделиться. Вставьте эту ссылку в Файловые вложения tab, и все готово. Пока вы там, вы также можете использовать альтернативные цвета в Google Sheets или же изменить всю тему чтобы оживить ваш документ.

Шаг 2: Создайте шаблон

После того, как вы подготовили свой Google Sheet, пришло время создать шаблон электронной почты для получателей.

Мы будем использовать {{имя поля}} в качестве заполнителя в этом методе.

Вот все, что вам нужно сделать:

  1. Перейдите на вкладку «Расширение» в Google Таблицах и Слияние почты с вложениями > Настройка слияния почты.
  2. Выбирать Создать шаблон электронной почты из доступных вариантов, затем нажмите кнопку Редактировать рядом с опцией Использовать визуальный редактор.
  3. Введите тему письма в поле Тематическое поле. Вы можете добавить заполнитель, например {{Имя}}.
  4. Затем добавьте тело письма, используя тот же метод. Если вы отправляете электронное письмо нескольким получателям с одной и той же целью (например, в качестве напоминания о собрании), вы также можете прикрепить файлы в черновик.
  5. Нажмите Сохранять использовать этот проект в будущем.

Шаг 3: протестируйте функцию

Как только электронная таблица и черновик электронного письма будут готовы, вы можете начать отправлять электронные письма. Но прежде чем вы начнете отправлять их реальным людям, вы можете поручить Mail Merge with Attachments отправить вам тестовое письмо.

Вот как вы можете проверить, нормально ли работает надстройка:

  1. Развернуть Отправить кампанию по электронной почте раздел контекстного меню, которое вы открыли ранее.
  2. Нажмите на Отправить тестовое письмо вариант и выберите Идти.

Теперь вы должны получить тестовое электронное письмо на учетную запись Gmail, с которой вы зарегистрировались. Если все в порядке, вы можете выбрать Запустить слияние почты в следующий раз продолжить.

Отправляйте индивидуальные электронные письма с помощью Google Sheets и Mail Merge

К настоящему времени вы должны быть в состоянии настроить расширение Mail Merge в Google Sheets и эффективно использовать его для работы, особенно для маркетинговых задач. Всякий раз, когда вы захотите прекратить использование этой функции в будущем, вы можете вернуться на страницу Google Marketplace слияния и нажать кнопку «Удалить».