С Google Docs обмен документами и совместная работа над ними очень просты. Но если вы работаете с несколькими из них, вам понадобится несколько способов поделиться своими ссылками и настроить разрешения.
Эти настройки легко отключить, чтобы любой, у кого есть ссылка, мог быстро получить доступ к файлу и приступить к работе. Но иногда это может означать чрезмерный обмен или разрешение людям редактировать, которые вы бы предпочли не делать. В этой статье вы можете прочитать о различных способах обмена ссылками на ваши Документы Google и о том, как они работают.
1. Используйте настройки общего доступа, чтобы поделиться своими документами Google
Если вы не работаете на общем диске, Google устанавливает для создаваемых вами документов Ограниченный по умолчанию. Это означает, что вам нужно будет настроить параметры общего доступа, прежде чем другие смогут просматривать его по ссылке. В противном случае ваши зрители перейдут на страницу, которая предложит им запросить доступ, что может означать много дополнительной работы и уведомлений для вас и ожидания для них.
Чтобы настроить параметры разрешений для вашего файла, нажмите Делиться в правом верхнем углу экрана, чтобы открыть настройки общего доступа. В этом меню вы можете увидеть краткий обзор того, у кого есть доступ к документу. Вы также можете предоставить доступ другим. Вот как работает каждый раздел в этом меню.
Добавить людей и группы
Если вы хотите ограничить доступ к вашим Документам Google, вы можете добавить конкретных людей, используя это поле в верхней части меню. Введите их адрес электронной почты здесь. Следующий шаг — назначить им роль, выбрать, хотите ли вы уведомить их, и добавить необязательное сообщение.
Они получат электронное письмо с уведомлением о том, что вы поделились с ними информацией, включая ссылку, по которой они перейдут к ней. Они также могут найти его снова позже в Поделился со мной вкладку на собственном Google Диске.
Люди с доступом
Под Люди с доступом заголовок, вы можете видеть, кто имеет доступ к документу. Вы также можете настроить их роль, щелкнув стрелку рядом с ней — это:
- Зритель— эти люди могут просмотреть документ, загрузить, распечатать или скопировать его.
- Комментатор— они могут делиться и использовать комментарии или предложения для общения с вами.
- редактор- они имеют второй по величине контроль над Владелец (вы, если создали документ). Они могут изменять его, работать с предложениями других и даже делиться файлом с другими людьми и настраивать его разрешения.
Кроме того, вы можете использовать это меню для Передача права собственности на файл или же Удалить доступ.
Вы можете внести дополнительные изменения в настройки общего доступа, щелкнув шестеренку в верхнем левом углу панели. Здесь вы можете отключить возможность для редакторов делиться или изменять права доступа к документу. Вы также можете запретить зрителям и комментаторам загружать, распечатывать или копировать документ.
Общий доступ
В пределах Общий доступ, вы можете решить, хотите ли вы оставить документ ограниченным или вы хотите предоставить доступ к Кто со ссылкой. Для этого нажмите на всплывающее меню рядом с Ограниченный и сделать обмен.
После переключения вы можете изменить настройки, чтобы те, у кого есть ссылка, могли просматривать, комментировать или редактировать. Имейте в виду, что если ваш файл открыт для тех, у кого есть ссылка, вы не можете запретить другим делиться ссылкой.
Когда все готово, вы можете быстро перейти по ссылке, нажав Копировать ссылку в левом нижнем углу панели. Теперь вы можете вставить его куда угодно. Для быстрого доступа можно визуально добавляйте в закладки и организуйте свои ссылки в программном обеспечении, таком как Notion, чтобы помочь вам найти и поделиться ими позже.
Кроме того, вы можете скопировать ссылку прямо из адресной строки. Для этого выделите все до косой черты после длинной строки цифр и букв.
Вы можете опубликовать свои документы Google для всех, чтобы просмотреть, нажав Файл в левом верхнем углу экрана, наведя курсор на Делиться, и выбрав Опубликовать в Интернете. Оттуда все, что вам нужно сделать, это нажать кнопку Публиковать кнопка.
Это может показаться таким же, как установка параметров общего доступа на Кто со ссылкой. Это так, за исключением того, что информация доступна только для просмотра, а изменения, которые вы вносите в документ, не вступают в силу. Итак, как только ваш файл будет готов для просмотра, вы можете нажать «Опубликовать» и предоставить доступ другим пользователям.
Но если вам нужно продолжить работу над документом, вы можете настроить параметр так, чтобы никто не видел ваши изменения, пока вы не нажмете Публиковать опять таки. Для этого нажмите на всплывающее меню рядом с Опубликованный контент и настройки как только вы сделаете это общедоступным, и снимите флажок Автоматически переиздавать при внесении изменений.
После публикации вы можете поделиться ссылкой или встроить ее в другие документы или веб-страницы. Чтобы удалить файл, все, что вам нужно сделать, это вернуться в то же меню и выбрать Остановить публикацию. Это отличный способ поделиться информацией, не создавая веб-сайт и не беспокоясь о домене и хостинге.
Создание закладки в ваших Документах Google приведет ваших читателей к определенному месту на странице. Для этого:
- Поместите курсор туда, где вы хотите, чтобы закладка отображалась.
- Перейти к Вставлять а также Закладка.
- Как только вы выберете Закладка, символ появится в вашем документе.
- Щелкните символ, чтобы скопировать ссылку или удалить ее.
Имейте в виду, что тем, с кем вы поделитесь ссылкой на закладку, также потребуется доступ к остальной части документа. Это также означает, что они могут просматривать все это.
Есть много способов поделиться своими ссылками на Документы Google:
- Используя настройки общего доступа, вы можете оставить его эксклюзивным или сделать его широко доступным для зрителей, комментаторов или редакторов.
- Публикация позволяет вам поделиться своей работой в общедоступном формате.
- Закладки позволяют получить более конкретную информацию.
Что вы выберете, зависит от вас и типа документа, на который вы хотите сослаться. Не забудьте дважды проверить свои документы, прежде чем делиться ими.