При отправке файла лучше отправить его как минимум в двух форматах, чтобы получатель мог его открыть. Если вы создали электронную таблицу Excel, вам следует добавить в это электронное письмо файл PDF, так как это один из наиболее распространенных форматов файлов.
Используя встроенные инструменты Excel, вы можете сохранить электронную таблицу в виде файла PDF или даже отправить ее по электронной почте. Кроме того, вы можете использовать онлайн-инструмент для преобразования файлов Excel в PDF. В этой статье мы подробно рассмотрим каждый метод.
Подготовьте электронную таблицу
При преобразовании файла Excel в PDF вы можете получить недостающую информацию, ненужные пустые ячейки или странные таблицы. Чтобы этого избежать, используйте Макет страницы инструменты для установки области печати, выбора ориентации страницы или добавления разрывов страниц.
Если вы планируете отправить файл коллеге, возможно, стоит потратить время и организовать свои электронные таблицы Excel, так что у вас будут аккуратные PDF-файлы.
1. Сохранить файл как PDF
Если вы хотите преобразовать файл Excel в PDF, это самый простой способ, который вы можете использовать. В Excel откройте Файл меню, нажмите Сохранить каки выберите местоположение. Откройте выпадающее меню и выберите PDF(*.pdf) вариант. Затем нажмите Сохранять.
В окне «Сохранить как» нажмите кнопку Опции кнопка. Вы можете выбрать, хотите ли вы сохранить только активный лист или всю книгу, диапазон страниц и какую информацию Excel должен включать при сохранении файла.
Примечание: Перед сохранением файла удалите все пустые строки в электронной таблице Excel, так как это может испортить общий вид PDF-файла.
2. Экспорт электронной таблицы в формате PDF
Этот вариант аналогичен первому, так как вы можете экспортировать файл в формате PDF с помощью инструментов Excel. На панели инструментов откройте Файл вкладка Затем выберите Экспорт и нажмите Создать документ PDF/XPS. Выбрав расположение файла, нажмите Публиковать, и Excel превратит электронную таблицу в файл PDF.
Если вам часто нужно сохранять электронные таблицы Excel в формате PDF, вы можете добавить Публикация в формате PDF или XPS команду на панель инструментов. Вот как это сделать:
- Перейти к Файл > Параметры.
- На левой панели выберите Настроить панель быстрого доступа.
- Установлен Выберите команду из к Все команды.
- В списке команд выберите Публикация в формате PDF или XPS и нажмите Добавлять.
- Нажмите ХОРОШО добавить команду.
3. Поделитесь файлом в формате PDF
Excel также позволяет вам поделиться электронной таблицей в формате PDF, не сохраняя ее на своем компьютере. Выберите Файл вкладку и нажмите Делиться.
Чтобы загрузить файл в свою учетную запись OneDrive, нажмите Поделитесь с людьми. Пока вы настроили свою учетную запись OneDrive и не заканчивается хранилище, у вас не должно возникнуть проблем с совместным использованием файла. Если вы хотите отправить его по электронной почте, нажмите кнопку Эл. адрес кнопку и выберите Отправить как PDF.
Имейте в виду, что вы можете использовать Отправить как PDF вариант, если вы подключили свою учетную запись Outlook.
4. Используйте онлайн-конвертер
Если вы используете компьютер, на котором не установлен пакет Office, вы можете использовать онлайн-инструмент для преобразования электронной таблицы Excel в файл PDF. Мы рекомендуем использовать Cleverpdf.com.
Чтобы преобразовать файл, просто нажмите кнопку Эксель в PDF плитку, загрузите электронную таблицу и нажмите Начать преобразование. Как только это будет сделано, вы можете загрузить PDF на свой компьютер.
Самое лучшее в Cleverpdf то, что вы можете использовать его для гораздо большего, так как он имеет более 40 аккуратно организованных бесплатных конвертеров.
Преобразование файлов Excel в PDF в кратчайшие сроки
Теперь вы знаете, как конвертировать файлы Excel в PDF. Хотя научиться этому нетрудно, становится намного сложнее, когда один из ваших коллег запрашивает PDF-файл, и вам нужно быстро найти точные инструкции в Интернете.
Если вы хотите улучшить свои знания Excel, есть несколько бесплатных веб-сайтов и курсов, которые вы можете использовать, чтобы стать мастером работы с электронными таблицами.