Если вы когда-нибудь наводили порядок в шкафу, то знаете, как легко потом найти нужные вещи. Не только потому, что меньше всего нужно пройти, но и потому, что вы удалили все, что больше не используете или не принадлежите.
То же самое касается ваших инструментов управления проектами. Вы используете их, чтобы оставаться в курсе своих задач, но иногда просеивание между ними или между ними может стать контрпродуктивным.
Практикуя минимализм с вещами, вас окружают только самые ценные и любимые вещи. Итак, почему вы должны использовать минималистский подход к своим инструментам управления проектами? Читай дальше что бы узнать.
Представьте себе: вы и ваши коллеги используете ClickUp для управления своим творческим рабочим процессом, Asana для отправки запросов на проект и Notion для всего остального. Хотя вы знаете, где найти или разместить все, вам нужно переключаться между инструментами, чтобы добраться туда. Затем бывают моменты, когда задача находится между ними. Вы не можете поместить его ни в одну из программ, поэтому вы выбираете одну и должны напомнить себе, где она находится.
Используя одно программное обеспечение для всех своих проектов, вы экономите время. Подумайте о том, как часто вы входите в систему или выходите из нее или переключаетесь между несколькими. Не говоря уже о прокрутке, чтобы узнать, что нужная вам информация находится в другом месте.
На первый взгляд может показаться, что одно программное обеспечение не удовлетворит все ваши потребности, но такие программы, как Notion, ClickUp и monday.com, обладают широкими возможностями настройки. Первый шаг в начало работы с любым программным обеспечением для управления проектами определяет, как вы хотите его использовать. Оттуда вы можете сочетать планирование и творчество, чтобы наметить свои рабочие процессы и доски проектов.
Вы и ваша команда справитесь. Вы тщательно перечисляете каждое задание и обязательно включаете детали. Но вы часто нажимаете не на ту задачу, а ваши страницы такие длинные, что вы теряете терпение при прокрутке.
Если вы обнаружите, что ваши проектные доски слишком длинные или загромождены, есть простое решение. Независимо от того, отвечает ли каждый за свои задачи или вы назначаете кого-то для уборки, вы хотите быть уверены, что будете в курсе технического обслуживания. Это означает:
- Архивирование выполненных задач.
- Удаление повторяющихся заданий.
- Только перечисление релевантной информации.
- Придерживайтесь текущих предметов.
- Обеспечение актуальности данных и заметок.
Регулярно просматривая и убирая, найти то, что вам нужно, не составит труда.
3. Меньше функций означает меньше элементов для управления
К избежать усталости функций при использовании программного обеспечения для управления проектами, важно иметь четкое представление о том, что вы хотите с ним делать, а не позволять прибамбасам программы делать это за вас. Виджет или интеграция, которые сейчас кажутся полезными, могут просто стать дополнительным шагом в вашем процессе.
Глядя на то, как вы уже назначаете задачи и управляете ими, вы сможете определить, какие функции наиболее полезны, а какие — просто шум. Вы можете обнаружить, что использование основных функций, таких как списки программного обеспечения, средства связи и напоминания, достаточно полезно.
Придерживаясь только самых полезных функций, макет вашей доски или рабочий процесс также будет чище и проще в навигации.
Меньше значит больше продуктивности и сосредоточенности
Минималистский подход к инструментам управления проектами поможет вам сэкономить время на поиске того, что вам нужно, и вы будете иметь перед собой самую актуальную и актуальную информацию. Кроме того, вы можете сразу увидеть, где находитесь вы и ваше время.
Это означает ограничение количества используемых вами инструментов, ведение аккуратной доски с текущей информацией и использование только тех функций, которые приносят вам пользу.