Выбор подходящего инструмента управления проектами для вас и вашей команды может стать проблемой, особенно если вам нужно несколько рабочих мест, но нет бюджета. Если вы еще не готовы инвестировать или все еще находитесь в поиске, вы можете тем временем создать функциональную доску управления проектами в Google Sheets. Продолжайте читать, чтобы узнать, как это сделать.

Отображение доски вашего проекта в Google Sheets

Прежде всего, вам нужно определить, какие столбцы вы будете использовать на своей доске. Для этого составьте список основной информации, которую вам нужно передать, например, название задачи, срок выполнения, приоритет, статус и примечания.

В столбце владельца будет указано, кто работает над задачей, если вы сотрудничаете с другими. Если в рамках доски делегируют полномочия несколько человек, вы также захотите включить столбец, показывающий, кто его назначил.

Затем подумайте о любой информации, уникальной для вашего рабочего процесса. Цель состоит в том, чтобы создать краткий обзор заданий для вас и ваших коллег. Некоторые примеры: идентификационные номера клиентов, цветовые коды, контактная информация, ссылки и т. д. Что бы вы ни выбрали, убедитесь, что вы будете использовать его для большинства своих задач, чтобы столбец не был просто еще одним шагом или, что еще хуже, беспорядком.

instagram viewer

Как создать доску управления проектом в Google Sheets

Google Таблицы позволяют довольно легко создать функциональную доску управления проектами. Вот шаги, которые вам необходимо предпринять:

1. Заморозьте верхнюю строку

Когда у вас есть список столбцов, которые вы хотите включить, введите их в таблицу вверху и заморозить строку в Google Sheets чтобы он оставался с вами при прокрутке. Для этого:

  1. Выделите всю строку.
  2. Перейти к Вид в верхнем левом углу.
  3. Выбирать Заморозить.
  4. Выбирать 1 ряд.

2. Добавьте форматирование в столбец даты

Чтобы сделать добавление дат на вашу доску последовательным, вы можете назначить форматирование столбцу крайнего срока. Для этого:

  1. Выберите весь столбец.
  2. Перейти к Формат в верхнем меню.
  3. Выбирать Число.
  4. Выбирать Свидание.

Вам не нужно ничего делать с колонкой задач и заметок — просто сохраните их в текстовом формате. Для столбцов приоритета, статуса и владельца пригодится раскрывающийся список — вы можете прочитать об этом в следующем разделе.

3. Создайте столбец функционального состояния в Google Sheets

С помощью таких программ, как ClickUp и Asana, вы можете быстро установить статус задачи в пару кликов. Для этого в Google Таблицах вы можете использовать Проверка данных чтобы создать всплывающее меню с несколькими словами для выбора. Для этого:

  1. Выберите ячейки под заголовком.
  2. Перейти к Данные в верхней части экрана.
  3. Выбирать Проверка данных из меню.
  4. Рядом Критерии, выбирать Список предметов.
  5. Слева введите слова, которые вы хотите включить, через запятую.
  6. Хит Сохранять.

Вы можете повторить те же шаги, чтобы вставить раскрывающееся меню в другие ячейки под вашим заголовком.

Теперь в ячейках появится выпадающее меню. Когда ячейки все еще выделены, вы можете добавить условное форматирование для цветового кодирования ваших статусов. Для этого:

  1. Перейти к Формат в верхней части экрана.
  2. Выбирать Условное форматирование, и появится боковое меню.
  3. Дважды проверьте, что выделенные ячейки выбраны в Применить к диапазону коробка.
  4. Под Правила форматирования, щелкните раскрывающийся список ниже Форматировать ячейки, если… и выбрать Текст содержит.
  5. Введите статус в поле, которое появляется внизу.
  6. Под Стиль форматирования, изменить фон или цвет текста.
  7. Хит Сделанный.
  8. Повторите с оставшимися статусами.

После того, как вы добавили цветовую кодировку к каждому параметру, щелкните по ним, чтобы убедиться, что они работают, прежде чем копировать и вставлять раскрывающийся список во весь столбец. Чтобы вставить, выберите столбец, используя его букву вверху, и отмените выбор ячейки заголовка, щелкнув ее, удерживая CMD или же CTRL прежде чем вставлять его.

4. Добавьте заметки на доску проекта в Google Sheets

Используя подобную доску проектов, вы можете хранить все в одном месте, включая заметки о задачах. Это означает, что вы можете не просеивать сообщения, документы и бумаги на вашем столе в поисках деталей. Кроме того, вы можете избавиться от необходимости отправлять по электронной почте заметки о задании своим коллегам.

С учетом сказанного вам следует держать свои заметки в чистоте, чтобы они не отвлекали или не приводили к обратным результатам. Вот несколько советов, которые помогут вам отформатировать их:

  • Дважды щелкните ячейку, чтобы отредактировать текст внутри нее.
  • Добавьте разрыв строки, используя Опция + Ввод на Mac или Ctrl + Ввод в Windows.
  • Добавьте маркер перед текстом, нажав Вариант + 8 на Mac или Альт + 0149 в Windows.
  • Скопируйте и вставьте маркеры, если вы хотите использовать их снова. Google Sheets не поддерживает настоящие.
  • Тире также работают как маркеры, чтобы упростить задачу.
  • Установите свой Обтекание текстом к Клип, поэтому он не выйдет за границы ячейки.
    • Клип также не позволит ячейкам стать слишком длинными.
  • Дважды щелкните ячейку с обрезанным текстом, чтобы просмотреть ее содержимое.

Другие вещи, которые следует учитывать при создании доски проекта в Google Sheets

Вот некоторые другие вещи, которые могут помочь вам управлять доской проекта:

  • Отметьте своих коллег в любом месте, включая столбец владельца, используя символ @, за которым следует их имя или адрес электронной почты.
  • Используйте комментарии, чтобы отделить общение на доске от информации о задаче — просто добавьте комментарий в ту ячейку, о которой у вас есть вопрос.
  • Чтобы заархивировать выполненные задачи, добавьте новый лист, нажав символ добавления в левом нижнем углу экрана, а затем скопируйте и вставьте свои задачи.
  • Архивирование или удаление предыдущих задач гарантирует, что перед вами будет самая важная и актуальная информация, а кроме того, вы сможете быстрее находить нужную информацию.
  • Если вы или ваш коллега случайно удалили или перезаписали что-либо, вы можете использовать историю версий находится в середине верхней части Google Таблиц, чтобы вернуться и проверить его или вернуться к предыдущему сохранению.

Организуйте свои проекты с помощью Google Sheets

Создание доски проекта в Google Sheets — это простое и экономичное решение для тех, кто хочет следить за задачами или сотрудничать с командой. После некоторого начального планирования и небольшой работы вы можете создать такую, которая позволит вам добавлять информацию всего за несколько кликов.

Дополнительным преимуществом является то, что помимо создания шаблона вам и вашим коллегам требуется меньше времени для его обслуживания, если вы уже использовали программное обеспечение для работы с электронными таблицами. Кроме того, вы можете добавить столько функций, сколько захотите.