По мере того, как все больше компаний пытаются бороться с выгоранием сотрудников, появляются новые идеи для рабочей недели. Например, один социальный эксперимент меняет 40-часовую пятидневную рабочую неделю на 32-часовую четырехдневную рабочую неделю.
Хотя некоторые опасаются, что сокращение количества отработанных часов снизит производительность, это не всегда так. По сообщениям из BBC, четырехлетнее испытание 32-часовой рабочей недели показало, что «производительность осталась прежней или улучшилась на большинстве рабочих мест».
Если ваше рабочее место рассматривает возможность перехода на 32-часовую рабочую неделю, выполните следующие пять шагов, чтобы максимизировать производительность.
1. Организация задач
Чтобы важные задачи были приоритетными, составьте список задач на этот день (или на неделю, если хотите планировать заранее). Глядя на список, рассортируйте каждую задачу по трем категориям: Высокий приоритет, Средний приоритет, а также Низкий приоритет.
Для вашего бизнеса важны высокоприоритетные задачи, которые необходимо выполнять быстро. Задачи среднего приоритета должны быть выполнены быстро, но могут быть немного отложены. Наконец, задачи с низким приоритетом — это те, которые необходимо выполнить, но не сразу.
Если вы не знаете, как классифицировать свои задачи, попробуйте система трех ударов для определения приоритетности вашего списка задач.
Когда вы перечисляете и сортируете свои задачи, используйте приложение для совместных заметок, например Майкрософт OneNote или же Google Keep чтобы вся ваша команда знала, какой работе они должны отдать приоритет. Приложение для заметок также позволит членам вашей команды оставлять отзывы о списке приоритетов, чтобы вы могли убедиться, что основная работа выполнена в первую очередь.
2. Делитесь календарями
Продолжайте совместную работу, которую вы начали с организации задач, предоставив вашей команде общий доступ к своим календарям. Большинство приложений-календарей, таких как Microsoft Outlook а также Календарь Google, позволяют делиться своим расписанием с другими пользователями.
Осведомленность о расписании каждого является ключом к поддержанию продуктивной среды. Поделившись своим календарем с вашей командой, каждый может отслеживать важные встречи команды и следить за тем, чтобы они не мешали коллегам в периоды заблокированного времени.
Также будет легче сократить ненужные встречи. Знание расписания каждого позволит вам определить время, когда все могут встретиться, вместо того, чтобы проводить несколько разовых встреч. Это также позволит вам увидеть, повторяются ли темы встречи.
3. Используйте приложения-таймеры (и слушайте их)
Ваша рабочая неделя сократилась на 20 %, и каждая минута дня становится более ценным ресурсом. Чтобы оптимизировать свое время, вы должны составить для себя расписание и придерживаться его. Выделите в своем календаре время для каждой задачи, которую вам нужно выполнить, а также для встреч и перерывов (потому что вам нужно адекватные и восстановительные перерывы быть на высоте).
Как только вы составите расписание, установите таймер для каждой задачи. Некоторые популярные приложения таймера включают Помофокус а также Переключение. Независимо от того, какое приложение вы выберете, обязательно послушайте его. Когда ваш таймер говорит вам остановиться, вы должны остановиться и перейти к следующему заданию, даже если вы еще не закончили его.
Чтобы бороться с незавершенной работой, всегда добавляйте в свое расписание блок наверстывания. Блок наверстывания — это установленное количество времени, которое вы даете себе для продолжения работы над задачами, которые вы не успели закончить. Добавление одного из них позволит вам оставаться на пути к завершению всей вашей работы.
4. Используйте облачную систему хранения
Обмен документами необходим для любого бизнеса. К счастью, времена жестких систем хранения, которые ограничивали доступ, давно прошли. Но в 32-часовой рабочей среде подойдет не любая цифровая система хранения.
Убедитесь, что ваша команда предоставляет общий доступ к документам в облачной среде, например Один диск или же Гугл Диск. Когда вы размещаете документы в локальной среде, доступ к ним ограничен, что замедляет рабочие процессы. Облачные системы хранения позволяют каждому получить доступ к необходимым материалам, предотвращая «лежачие полицейские» в рабочем дне.
Облачные системы хранения также позволяют всем отслеживать ход работы, что помогает совместным усилиям по проекту. Однако, чтобы сделать вашу облачную систему хранения доступной, организуйте и очистить свое облачное хранилище время от времени. Таким образом, вы и члены вашей команды не будете тратить время на сортировку устаревших папок и файлов, чтобы найти то, что вам нужно.
5. Отслеживайте свой день в электронной таблице
В дополнение к блокировке времени в своем календаре записывайте свои ежедневные задачи в электронную таблицу с помощью такой программы, как Майкрософт Эксель или же Google Таблицы. Записывайте каждое задание и сколько времени оно заняло у вас.
Записывая время для задачи, не просто записывайте то, что вы заблокировали в своем календаре. Вместо этого, если вам нужно больше времени для выполнения задачи, запишите это. Знание общего времени, которое вы тратите на задачу, необходимо для выяснения того, как оптимизировать свой день.
После недели отслеживания времени, потраченного на ваши ежедневные задачи, посмотрите, как ваше время было распределено по списку задач, которые вы должны были выполнить. Изучите список и спросите себя, о чем он говорит. Где вы проводите большую часть своего времени? Какие задачи занимают больше времени, чем ожидалось? Где можно сократить потраченное время?
Это отслеживание и вопросы позволят вам лучше понять, как используется ваше время в течение дня. Знание того, на что тратится ваше время, позволит вам понять, что можно сократить, делегировать и что требует большего внимания.
Максимизируйте свою 32-часовую рабочую неделю
Чтобы максимизировать продуктивность в течение вашей 32-часовой рабочей недели, не забывайте организовывать свои задачи, делиться своими календарями, использовать приложения-таймеры, использовать облачное хранилище и отслеживать свой день. Эти пять шагов представляют собой небольшие изменения в вашем рабочем дне, которые существенно повлияют на вашу рабочую неделю.
Важно помнить, что потеря восьми часов в неделю не означает, что вы должны потерять часть своей работы. Наоборот, переход на четырехдневную рабочую неделю может мотивировать вашу команду работать усерднее.
Продуктивность не всегда связана со временем, которое у вас есть; это о том, как вы используете это время.
