Когда дело доходит до оценки времени и управления внештатными проектами, самое главное — точно отслеживать свое рабочее время. Важно, чтобы вы хорошо знали свой проект, чтобы с уверенностью дать своим клиентам реалистичную оценку того, сколько времени займет конкретная задача.

В конце концов, вы же не хотите завышать или занижать цену своим клиентам. Давайте взглянем на некоторые из указателей, которые вы должны иметь в виду при этом.

1. Определите объем вашего проекта

Первый шаг — убедиться, что у вас есть четкое представление о том, что повлечет за собой проект. Точно определите, с какими задачами, сроками и бюджетами вы будете работать. Четкое представление о масштабах и задачах поможет вам избежать ненужных расходов.

Остерегайтесь расползания масштаба. Если вы не будете осторожны, ваш проект, скорее всего, продлится дольше, чем вы изначально предполагали. Лучший способ избежать этого – иметь Структура работы (WBS), чтобы подробно наметить все задачи и эффективно оптимизировать рабочий процесс с вашим клиентом. Для этой цели также можно использовать шаблон содержания проекта.

instagram viewer

Скачать:Smartsheet (Доступно в виде файла Excel)

2. Используйте правильную технику оценки времени

Любой ценой вы должны стараться избегать недооценки и переоценки. Многие фрилансеры, как правило, указывают свою почасовую ставку при определении стоимости проделанной работы, но это может привести к завышению счетов. или даже недооценка вашего времени, особенно если вы не учли непредвиденные обстоятельства, ограничения ресурсов и другие факторы. Вот несколько методов точной оценки проектных часов:

  • Экспертная оценка: Это необходимо в тех случаях, когда данные трудно или невозможно измерить, или когда нет точно доступных подробных спецификаций. Ключом к использованию этой техники является получение как можно большего количества информации и анализа перед принятием решения. Этот метод следует использовать для определения подзадач и их продолжительности на этапе оценки усилий и прогнозирования времени.
  • Аналогичная оценка: Аналоговая оценка — это обычная практика, которая предполагает использование проекта (проектов) с аналогичными характеристиками в качестве основы для вашей оценки. Вы можете использовать предыдущий опыт, средние показатели по отрасли или другие ресурсы, которые помогут вам в этом процессе. По сути, аналогичная оценка использует исторические данные из аналогичных проектов для проведения оценки.
  • Трехточечная оценка: Этот метод включает в себя определение всех возможных сценариев (оптимистического, пессимистического и наиболее вероятного), а также вероятности их реализации, а затем получение окончательной оценки. Обычно он рассчитывается с использованием метода треугольного распределения или бета-оценки PERT.

При использовании метода треугольного распределения вы можете взять среднее значение следующих оценок: оптимистической оценки (О), пессимистической оценки (Р) и наиболее вероятной оценки (М). Итак, треугольное уравнение распределения будет выглядеть так:

Е= (О+П+М)/3

PERT расшифровывается как «Техника оценки и обзора программ». Это модель принятия решений, которая помогает группам расставлять приоритеты в своей работе, определяя, сколько времени им нужно для выполнения различных задач.

Метод бета-распределения PERT больше похож на средневзвешенное значение. Он придает больший вес наиболее вероятному исходу и меньший вес другим исходам. Руководители проектов обычно используют этот метод для оценки сроков завершения проекта, поскольку он более точен.

Бета-уравнение PERT можно оценить следующим образом:

Бета-распределение PERT = (P + O + 4ML) / 6

Следуя нашему примеру выше, предположим, что в случае фрилансера, работающего над задачей A (что происходит с быть кампанией в социальных сетях) самая оптимистичная оценка — две недели, а наихудший сценарий — девять недели. Наиболее вероятная оценка составляет четыре недели.

Применяя бета-уравнение PERT, приблизительная оценка времени составит 4,5 недели. Используя этот метод, мы также можем учитывать стандартное отклонение в этом случае, чтобы предоставить нашим клиентам более широкое время завершения. Для задачи A мы можем выразить это следующим образом:

Стандартное отклонение = (P-O)/6 = (9-2)/6 = 1,75

В нашем примере это составляет 1,75. Следовательно, мы можем указать вероятное окно завершения в 6,25 недели вместо 4,5 недели.

  • Восходящая оценка: Самый простой (и самый точный) метод подсчета часов внештатных проектов — это метод оценки «снизу вверх». Этот подход предполагает, что вы начинаете с самой основы вашей структуры декомпозиции работы, подсчитывая все расходы, а затем добавляя по мере необходимости.

При таком подходе вы можете создавать точные оценки, начиная снизу и продвигаясь вверх по каждой стоимости в рамках вашего проекта. Это поможет вам покрыть все расходы за один раз.

3. Рассчитайте коэффициент помадки

Поскольку все фрилансеры работают по-разному, может быть сложно измерить, сколько времени они тратят на работу над проектом. В таких случаях использование калькулятора коэффициента выдумки может помочь вам рассчитать точные оценки. Это поможет вам увидеть долю времени, которое было переоценено/занижено, чтобы вы могли оптимизировать свои оплачиваемые часы.

Например, если вы оцениваете, что вам потребуется четыре дня, чтобы закончить проект, но это займет у вас всего два дня, то ваш коэффициент выдумки составляет 2:1. Цель коэффициента выдумки — определить, насколько быстро вы можете выполнять задачи в своем проекте и сколько резервов у вас есть в вашем расписании.

4. Учет простоя и перерывов

Вы можете подумать, что можете просто сложить часы, которые вы потратили, но на самом деле это не так. Отпускные дни и время простоя должны быть учтены в общем количестве часов, которые вы планируете отработать.

Если вы не будете делать перерывы, вы в конечном итоге сгорите быстрее, чем предполагалось. Если вы используете инструменты для совместной работы, такие как Slack или Todoist, важно настроить статус отпуска или отсутствия на рабочем месте когда беру отгул.

Если вы берете выходной, то вы должны учитывать его при расчете количества часов, которые вы планируете работать в неделю. Если у вас увеличилось время простоя или перерыв в работе, то это тоже стоит отметить — просто добавляйте час или два к общему количеству отработанных часов каждую неделю.

Скачать: Вершина42 (Доступно в виде файла Excel)

5. Фактор планирования, непредвиденных обстоятельств и пересмотров

Одна из самых распространенных ошибок фрилансеров — не учитывать время планирования. Точно так же оценки непредвиденных обстоятельств необходимы для учета непредвиденных обстоятельств, которые могут возникнуть в ходе проекта, например, нехватки ресурсов.

  • Планирование: Вам понадобится время, чтобы спланировать свою работу и убедиться, что вы получаете всю необходимую информацию от клиентов. Это особенно важно при работе с клиентами, которые плохо знакомы с вашей отраслью или никогда не работали с вами раньше.
  • Администрация: Вам понадобится время для административных задач, таких как отправка счетов или настройка учетных записей в социальных сетях. Вам также может понадобиться время для последующих действий клиента после завершения проектов.
  • Непредвиденные обстоятельства/пересмотры: Если проект занимает больше времени, чем ожидалось, или что-то идет не так с проектом, вам может потребоваться дополнительное время для административных задач или внесения дополнений или изменений.

Отслеживание времени — отличный способ лучше понять, сколько времени вы тратите на каждый проект. Вы можете использовать такие инструменты, как шаблоны временной шкалы проекта или шаблоны расписания а также приложения для отслеживания времени чтобы убедиться, что вы получаете правильные данные о том, сколько времени у вас уходит на выполнение задач.

Вы также обнаружите, что установка системы учета рабочего времени, такой как Техника помидора, поможет вам повысить производительность, следить за своим прогрессом и убедиться, что вы соблюдаете сроки.

7. Просмотрите свои окончательные оценки

Вы закончили свою оценку, и теперь пришло время сделать это окончательное число. Одна из вещей, которую вам нужно сделать здесь, — это просмотреть свою оценку. Проверьте, не были ли какие-либо задачи исключены из сметы. Если это так, добавьте эти дополнительные часы обратно в окончательную смету. Используя различные шаблоны управления проектами может помочь.

Если у вас есть оценка от вашего клиента, просмотрите ее, чтобы убедиться, что цифры находятся в пределах разумного. Если есть несоответствие между вашими двумя оценками, попросите их предоставить более подробную информацию о том, что они хотят и как они хотят это сделать.

Точная оценка оплачиваемых часов и управление ими

Тема проектных часов является спорной для фрилансеров, так как у каждого человека будет своя ставка (исходя из опыта, тематических знаний, требований клиента и т. д.) и методология решения задач.

Если вы планируете подсчитывать количество оплачиваемых часов фриланса, то знание этих советов и приемов будет бесценным. Надеюсь, они сэкономят вам время и деньги на вашем следующем проекте и сделают весь процесс менее напряженным.