Где вы храните свои заметки о клиентах? Они лежат на вашем столе в блокноте или в документе на жестком диске? Это может создать несколько проблем:
- Находить их снова.
- Отправьте их своим коллегам, которым также нужно будет найти их снова.
Кроме того, скрытые заметки становятся особенно актуальными, когда клиент уже разговаривает по телефону. Но так быть не должно. Если вы застряли в поисках идеальной CRM или не совсем готовы инвестировать в ту, которую хотите, почему бы не создать функциональную CRM в Google Sheets? Вот как.
1. Добавление заголовков и закрепление верхней строки вашей CRM в Google Sheets
Начните с добавления названий полей, которые вы хотите включить в верхнюю часть таблицы. Имя, номер телефона, электронная почта, дата обращения, статус и заметки — вот некоторые основные столбцы, которые вы можете использовать.
Вы также захотите рассмотреть некоторые столбцы, уникальные для вашего бизнеса или цикла продаж. Какая информация будет полезна, когда придет время снова продолжить разговор?
Это может быть что угодно — бюджет вашего потенциального клиента, его желаемый продукт или услуга, с кем он ранее говорил, где он работает и т. д. Если у вас есть текущая система, это еще одно место для поиска справки.
После того, как вы определились со своими заголовками и ввели их, вы можете заморозить верхнюю строку Google Sheet. Для этого:
- Выделите всю строку.
- Перейти к Вид в верхнем левом углу.
- Выбирать Заморозить.
- Выбирать 1 ряд.
Теперь при прокрутке заголовки останутся вверху.
2. Добавление раскрывающихся меню и условного цветового кодирования в вашу CRM в Google Sheets
Для повторяющихся ответов вы можете добавить выпадающий список вариантов под любым заголовком, это будет полезно. Вот несколько примеров: названия продуктов, услуг или список ваших продавцов.
Создание раскрывающегося списка также является отличным способом добавить столбец рабочего статуса в ваш Google Sheet. Статусы дадут вам быстрый обзор того, где лид находится в цикле продаж. Сделать это:
- Нажмите на ячейку под вашим заголовком.
- Перейти к Данные в верхнем левом меню.
- Выбирать Проверка данных.
- Из вариантов рядом Критерии, выбирать Список из диапазона.
- В поле рядом введите слова, которые вы хотите включить, через запятую.
- Хит Сохранять как только ваш список будет готов.
Теперь ваш список параметров появится в ячейке, и вы можете добавить условное цветовое кодирование, чтобы упростить навигацию по CRM.
Ты найдешь Условное форматирование под Формат меню вверху. После того, как вы щелкнете по нему, откроется боковая панель, где вы можете настроить диапазон ячеек. Щелкните ячейку, содержащую раскрывающееся меню, и добавьте цвета, выполнив следующие действия.
- Под Правила форматирования, нажмите всплывающее меню под Форматировать ячейки, если… и выберите Текст содержит.
- Появится поле для ввода слова, которое вы хотите раскрасить.
- Под Стиль форматирования, измените цвет фона на нужный — более светлые пастельные тона лучше подходят для черного текста.
- Когда будете готовы, нажмите Сделанный.
- Повторите с оставшимися вариантами.
Когда вы выбираете параметры в меню, ячейка теперь меняет цвет. Чтобы добавить это ко всему столбцу, скопируйте ячейку и выберите столбец, щелкнув его букву вверху. Перед вставкой отмените выбор ячейки заголовка, удерживая CMD или же CTRL и нажав на нее.
3. Другое полезное форматирование для создания CRM в Google Sheets
Чтобы ваши записи каждый раз выглядели одинаково, вы можете добавить дополнительное форматирование к столбцам на листе. Если в вашей CRM есть столбец даты, вы можете сохранить согласованность этих данных, добавив формат. Сделать это:
- Нажмите на букву в верхней части столбца даты, чтобы выбрать все.
- Перейти к Формат в верхнем меню.
- Выбирать Число.
- Выбирать Свидание.
Теперь каждый раз, когда вы вводите дату, ваш лист будет каждый раз форматировать ее одинаково.
Вы также можете сделать это, чтобы сохранить согласованность любой валюты в вашей CRM. Выполните те же шаги, но выберите один из множества доступных вариантов или перейдите к Пользовательская валюта для получения дополнительных опций, включая различные типы.
Еще одним преимуществом согласованности данных является то, что вы можете использовать функцию сортировки в Google Sheets для быстрого поиска информации.
4. Добавление заметок в вашу CRM в Google Sheets
Если вы хотите хранить все в одном месте, вы можете добавлять заметки прямо в свой Google Sheet. Хотя поначалу это может показаться немного неуклюжим, небольшое форматирование может помочь вам сохранить чистоту и организованность.
Вот несколько советов, которые помогут вам делать заметки в CRM:
- Дважды щелкните ячейку, чтобы отредактировать ее.
- Вы можете добавить разрыв строки, нажав Опция + Ввод на Mac или Ctrl + Ввод на ПК.
- Вы можете добавить маркер, нажав Вариант + 8 на Mac или Альт + 0149 на ПК.
- Чтобы каждый раз не использовать ярлыки маркеров, скопируйте и вставьте их.
- Если вы предпочитаете, вы можете использовать тире в качестве точек, чтобы упростить задачу.
- Установите свой Обтекание текстом к Клип чтобы текст был аккуратно спрятан внутри, а не растянут.
- Clip также предотвратит чрезмерное увеличение высоты ячеек.
- После повторного двойного щелчка вы сможете полностью просмотреть его содержимое.
В качестве альтернативы, если вы хотите создать отдельный документ для каждого потенциального клиента, вы можете использовать эту колонку для ссылок на Google Docs.
Храните все свои заметки о взаимоотношениях с клиентами вместе в Google Sheets
Поиск подходящей CRM для вас и вашей команды — это сам по себе проект, особенно если вы небольшая команда или только начинаете. Возможно, вам не нужны все функции, которые поставляются с некоторыми подписками CRM, или вы пока не готовы инвестировать в одну из них.
А пока вы можете отслеживать все свои заметки о продажах в Таблицах. Первый шаг — решить, какую информацию вам нужно собрать, чтобы процесс продаж прошел гладко. Оттуда вы можете выполнить шаги, описанные в этой статье, чтобы сделать именно то, что вам нужно. Таким образом, вы с меньшей вероятностью потеряете крупицы полезной информации в блокнотах или на ненужной бумаге.