Сегодня электронная почта необходима для продуктивной жизни. Они позволяют вам общаться, подписываться на службы, обеспечивать безопасность учетных записей и многое другое. Это также означает, что ваш почтовый ящик может легко переполниться, что является проблемой, когда вы используете электронную почту для работы.
Gmail особенно богат функциями и отвлекающими факторами, но есть способы управлять своей учетной записью и самим собой, чтобы вам больше не приходилось работать в режиме многозадачности. Возможность сосредоточиться на одной работе за раз зависит от организованности и дисциплины. Давайте разберемся, что именно это означает.
1. Организуйте свои электронные письма
Прежде всего, вы можете нажать на кнопку звезда или же этикетка значок рядом с любым электронным письмом, чтобы пометить его как Помечено или же Важный. Это отправит его в соответствующую папку на боковой панели, а также повысит вероятность того, что Gmail автоматически пометит важные электронные письма в будущем.
Вы можете пойти еще дальше,
создание цветных ярлыков в Gmail и заполнять электронные письма в логическом порядке вместо того, чтобы проходить через стену смешанных электронных писем, некоторые из которых интересны, другие являются спамом.Итак, когда приходит новая партия электронных писем, просматривайте их и помечайте соответствующим образом. Затем, например, вы можете сосредоточиться на электронных письмах в Важный папку и оставьте те, которые вы пометили как «Личные», на потом.
2. Используйте функцию повтора для писем, которые могут подождать
Еще один инструмент, который может помочь вам расставить приоритеты, на каких электронных письмах следует сосредоточиться, называется Вздремнуть.
Выберите или наведите указатель мыши на электронное письмо, и вы увидите значок, похожий на часы. Нажмите на него, и вы можете выбрать длину его Вздремнуть.
Что бы вы ни выбрали, электронное письмо исчезнет из вашего почтового ящика и вернется в назначенное время. Однако вы можете получить к нему доступ раньше, просто открыв Отложено папка.
3. Изменить тип почтового ящика
Существует множество способов настроить панель инструментов Gmail, чтобы она не мешала вам работать в режиме многозадачности. Ваш Быстрые настройки предлагают очень простой и удобный метод.
Нажмите на механизм значок в верхней части страницы, чтобы открыть Настройки меню. Найди Тип папки "Входящие" раздел и посмотрите на ваши варианты:
- По умолчанию
- Важное в первую очередь
- Сначала непрочитано
- Помечено первым
- Приоритетные входящие
- Несколько почтовых ящиков
Каждый тип структурирует ваш почтовый ящик по-своему. Вы также найдете эту функцию в Быстрые настройки > Просмотреть все настройки > Входящие.
Чтобы еще больше настроить макет Gmail, объедините наиболее продуктивный макет с фильтры, которые сортируют входящие сообщения Gmail. При тщательном планировании вы можете быть уверены, что ваше внимание всегда будет приковано к электронным письмам, которые важны для вас больше всего.
4. Измените плотность вашего почтового ящика
Сделайте свой почтовый ящик как можно более удобным для глаз, и вам будет проще находить важные электронные письма. Вы также не будете слишком быстро уставать, работая в Gmail.
Еще одна особенность вашего Быстрые настройки может помочь вам достичь этого. Под Плотность, существует три варианта того, насколько близко должны быть ваши электронные письма:
- По умолчанию
- Комфортный
- Компактный
Посмотрите, какой из них позволяет быстро и легко просматривать папку «Входящие».
5. Изменить максимальный размер страницы вашей учетной записи Gmail
Gmail дает вам больше контроля над макетом вашего почтового ящика, в том числе над тем, сколько писем должно отображаться на странице. Чтобы найти эту функцию, перейдите к Быстрые настройки > Просмотреть все настройки > Общие.
В этой вкладке находится ваш Максимальный размер страницы раздел, где вы можете выбрать количество разговоров для отображения на каждой странице. Ваши предустановленные параметры варьируются от 10 до 100, так что вы действительно можете распределить свои электронные письма или объединить их вместе.
Решите, какой макет поможет вам больше сосредоточиться на задачах, в то время как вы будете эффективно использовать свои инструменты фильтрации.
6. Разделите панель чтения
Вы можете отказаться от многозадачности и сосредоточиться на одном письме за раз с помощью еще одной функции Gmail. Над вашими электронными письмами находится Переключить режим разделения панели значок.
Если вы нажмете на нее, когда панель инструментов находится в стандартной неразделенной форме, Вертикальное разделение активируется, что означает, что ваши электронные письма получают панель рядом с ними для отображения содержимого каждого выбранного вами разговора. Это позволяет вам видеть, что находится в ваших электронных письмах, не открывая их полностью. Впоследствии вы сможете быстрее просматривать свой почтовый ящик.
Если щелкнуть стрелку рядом с Переключить режим разделения панели значок, вы найдете Горизонтальное разделение вариант тоже.
Все это также доступно в Быстрые настройки > Просмотреть все настройки > Входящие.
Но вы можете сделать гораздо больше, настроив параметры Gmail, например настройка повторяющегося автоответчика. Узнайте, что еще может принести пользу вашей монозадачности.
7. Начните читать новые электронные письма снизу
Когда дело доходит до личных привычек, которые могут увести вас от многозадачности, один из верных способов — читать электронные письма с определенной целью или в логическом порядке.
Например, в стандартном списке электронных писем самые новые будут вверху, поэтому имеет смысл начинать с нижней части любых непрочитанных разговоров, сначала занимаясь самыми старыми.
У них могут быть сроки или важная информация, которая имеет отношение к более поздним электронным письмам. Хотя бы для того, чтобы быть в безопасности и сохранять концентрацию, работайте над своей электронной почтой.
8. Сначала очистите самые простые электронные письма
С разделенной панелью Gmail вы можете быстро определить электронные письма, которые вас не интересуют или с которыми можно быстро справиться. Просмотрите свой почтовый ящик и сначала решите самые простые задачи, избавившись от них. Затем вы можете расставить приоритеты для более сложных электронных писем.
Это простая стратегия, но она быстро и конструктивно очищает ваш почтовый ящик, не перегружая вас.
В вашу учетную запись Gmail встроены две полезные функции для постановки задач и создания заметок.
Давайте начнем с Гугл Задачи, отмеченный Проверьте значок на боковой панели. Нажмите на него, а затем Добавить задачу, если у вас его еще нет. Вы можете дать каждой задаче название, описание, дату и подзадачу. Украсьте их столько, сколько необходимо, чтобы держать себя в порядке.
Прямо над Задачи является Google Keepлампочка значок, который открывает панель со списком всех существующих записей Keep под Пометь кнопка. Используйте это, чтобы оставлять себе заметки, например, об электронных письмах конкретного клиента, или занимать минуты во время сеансов Google Meet.
Оба этих инструмента могут напомнить вам о важных задачах, которые вам нужно выполнить, а также предложить способы повысить продуктивность каждой задачи, на которой вы сосредоточены.
10. Используйте расширения для браузера
Если вам нравится поддержка удобных инструментов, обратите внимание на надстройки для браузера, которые повышают вашу эффективность, структурируя рабочий процесс или разбивая его на части, с которыми вам будет легче работать.
Узнать как Todoist может повысить вашу продуктивность, например, благодаря исключительной мощи интеллектуального управления задачами. Вы можете синхронизировать его со своей учетной записью Gmail и оптимизировать каждую важную работу.
Тогда у вас есть Сортировка входящих сообщений Gmail, расширение, которое добавляет фильтры к вашим стандартным параметрам Gmail. Вы можете сортировать электронные письма по контактам, компаниям, вложениям и т. д.
Если вы используете Google Sheets для своих электронных писем, рассмотрите Подсветка строк, который делает именно то, что следует из названия: он выделяет строки в электронных таблицах, чтобы вы могли читать их быстрее.
Даже что-то вроде монотаб может иметь неоценимое значение для онлайн-работников. Это расширение, которое сохраняет ссылки на одной вкладке, чтобы у вас не было нескольких открытых и замедляющих работу браузера.
В конечном счете, вам нужны организационные инструменты, а также дисциплина, чтобы ваша концентрация не расщеплялась на несколько направлений и не мешала вашей продуктивности.
Приведенные выше советы и инструменты помогут расположить ваши электронные письма и любую другую работу, которую вы выполняете в Gmail, в логическом и даже приятном порядке. Вы сможете посвятить себя задачам, которые хотите, и перестанете отклоняться.
Как уже упоминалось, ваш самоконтроль играет большую роль в предотвращении многозадачности, но наличие большой цифровой поддержки также имеет большое значение. Итак, посмотрите, что еще Google может предложить на своих платформах, от вашей учетной записи Gmail до браузера Chrome.
