Поскольку все больше организаций переходят на удаленную работу, им нужны все ресурсы, которые они могут собрать, для продуктивных виртуальных встреч. Несмотря на то, что на рынке представлено множество программ для виртуальных встреч, некоторым бизнес-командам еще только предстоит найти подходящее.
Microsoft Teams создает равные условия для рабочих команд, чтобы они могли взаимодействовать и сотрудничать практически без ущерба для банка. Читайте вместе, пока мы обсуждаем, как вы можете повысить свою производительность с помощью системы.
1. Точно запланируйте встречу
Планирование — это первый шаг к проведению собрания в Microsoft Teams. Хотя вы можете начать собрание в любое время, если вы хотите, чтобы к вам присоединились другие люди, вы должны сообщить им об этом заранее.
При настройке собрания в Microsoft Teams следует учитывать часовые пояса участников. Если вы являетесь организатором, вы можете запланировать встречу со своим часовым поясом, и она автоматически отобразит часовые пояса участников на их информационных панелях.
Чтобы увеличить посещаемость собрания, запланируйте его на время, которое подходит большинству участников, если не всем. Планирование встречи в неурочное время может помешать членам вашей команды прийти. Даже если они появятся, они могут не принять оптимального участия, если время не совпадает.
2. Выберите модератора
Тот факт, что вы проводите собрание в Microsoft Teams, не означает, что вы должны быть модератором собрания. Один из как успешно провести удаленное совещание команды заключается в назначении модератора, особенно если у вас и так слишком много работы.
Доверьте своему модератору ответственность за продвижение повестки дня собрания и эффективное вовлечение участников. Модератор должен внимательно следить за поведением участников и следить за тем, чтобы никто не мешал во время встречи. Предоставьте модератору адекватный доступ и контроль над настройками собрания, чтобы он мог при необходимости инициировать команды.
3. Оптимизируйте онлайн-опыт
Онлайн-встречи наиболее продуктивны в правильных условиях. Прежде чем начать собрание, найдите подходящее место и посадку. Убедитесь, что камера вашего компьютерного устройства находится в хорошем состоянии для отличного качества изображения. То же самое относится и к аудио. Предусмотрите микрофон с хорошим качеством звука. Проверьте свою камеру и микрофон до начала встречи, чтобы избежать неприятных сюрпризов.
В то время как большинство ведущих предпочитают удобно сидеть и передавать свое сообщение с элегантным изображением, другие предпочитают общаться с участниками на стенде. Microsoft Teams предлагает несколько настраиваемых фонов для украшения вашего онлайн-пространства.
4. Записывать
Ведение заметок является одним из как провести продуктивную виртуальную встречу. Когда вы обрабатываете много информации, есть тенденция упускать некоторые важные детали. Поскольку ваш мозг может удержать лишь ограниченное количество информации, вы рискуете потерять жизненно важную информацию, если не будете делать заметки. Вот почему ведение заметок играет ключевую роль во время совещаний.
Вам не нужны ручка и бумага, чтобы делать заметки во время собрания в Microsoft Teams. Инструмент предлагает блокнот, где вы можете писать и сохранять информацию о встрече. Вы всегда можете вернуться к своим заметкам, чтобы получить ключевую повестку дня вашей встречи.
5. Отключение звука для не говорящих участников
Шум снижает продуктивность на рабочем месте. Если вы не пресекете это в зародыше, это может помешать и вашей виртуальной встрече. Даже если вы пытаетесь провести встречу в тихом месте, другие участники могут поступить иначе. Microsoft Teams помогает избавиться от шума с помощью функции отключения звука.
Как организатор собрания вы можете отключить звук не только для себя, но и для других участников собрания в Microsoft Teams. Правило состоит в том, чтобы всегда отключать звук не говорящих участников. Это создает порядок и приличия. Другие участники поймут сообщение, которое передает говорящий участник.
6. Используйте окно чата для акцента
Виртуальные встречи должны быть увлекательными, чтобы поддерживать интерес участников. Людям быстро надоедают длинные разговоры, поэтому вам также нужно использовать окно чата в Microsoft Teams, чтобы удерживать их внимание.
Как организатор, вы можете создать окно чата, где вы и другие участники можете оставлять соответствующие комментарии о встрече. Это хорошее место для записи ключевой информации, о которой должны знать участники. Модератор также может попросить участников оставить любые вопросы, которые у них могут возникнуть, в окне чата, чтобы каждый мог четко понять вопросы.
7. Запишите встречу
Одна из ошибок, которую допускают организаторы виртуальных собраний, заключается в том, что они не могут отслеживать все действия. Когда им нужно вернуться к теме, они не могут. Microsoft Teams упростила процесс записи, представив функцию записи, позволяющую быстро уловить каждую мельчайшую деталь.
Создание ссылок является частью процесса обучения, и ведение записей о каждой онлайн-встрече очень полезно. Когда вы записываете свое собрание в Microsoft Teams, у вас есть конкретные доказательства деталей собрания.
8. Размыть фон
Точно так же, как шумная обстановка может привести к тому, что кто-то другой пропустит сообщение, которое докладчик передает на онлайн-встрече, шумный фон также может отвлекать внимание. Например, красивый рисунок участника может отвлечь вас от того, что он говорит. Вы можете даже забыть ход своих мыслей.
Microsoft Teams позволяет участникам размыть свой фон, чтобы они могли сосредоточиться на себе и на том, что обсуждают. Благодаря этой функции вам не нужно беспокоиться об идеальном фоне для вашей встречи.
9. Используйте функцию белой доски
Многие пользователи не используют функцию доски в Microsoft Teams по максимуму. Это онлайн-холст для фиксации ваших сообщений и идей в действии.
Доска Microsoft Teams пригодится, когда вам нужно объяснить сложные идеи членам вашей команды во время собрания. Он предлагает различные элементы рисования, которые помогут вам четко выразить свои мысли.
10. Активировать совместное использование экрана
Иногда объяснения идей и концепций командам на виртуальной встрече недостаточно. Вам нужно показать им информацию, как она есть на вашем компьютере. Microsoft Teams делает это возможным благодаря функции совместного использования экрана.
Вы получаете возможность повысить уровень вовлеченности участников в онлайн-собрание с помощью Microsoft Teams, когда активируете общий доступ к экрану. Это позволяет вам показать другим людям, о чем вы говорите, и как именно это происходит в вашей системе.
Сделайте ваши виртуальные встречи полезными с Microsoft Teams
Виртуальные встречи пришли, чтобы остаться. Рабочие группы добиваются больших успехов во взаимодействии друг с другом из своих удаленных мест. Но чтобы это произошло, вы должны намеренно максимально использовать свои собрания, используя множество функций Microsoft Teams.
Если вы собираетесь приглашать людей на встречу, сделайте ее полезной, оптимизировав опыт. Создайте пространство для каждого, чтобы внести свой вклад и поделиться идеями. Когда члены вашей команды увидят ценность ваших собраний, они будут стремиться присоединиться к ним, когда бы вы ни планировали собрание.
